应用技巧十六：繁简转换和人民币大写转换

在日常使用Excel工作表过程中，在一些特定需求下，经常需要将输入的内容作出相应的转换以满足需求，如将简体字转换为繁体字，将货币金额转化为相对应的大写金额，而且使用的频率比较高。倘若通过手工逐字逐句进行转换，不仅转换繁琐，效率低下，而且容易犯错。通过对其进行特定设置和输入公式，当使用时能够自动转换，保证其转换效率和正确性。本文将重点介绍繁简转换和人民币大写转换，在工作中能够降低工作量和保证工作质量。

一、繁简转换不求人

使用Excel内置的繁简转换功能，可以快速实现简体中文和繁体中文之间的转换。使用该功能不仅可以对单元格区域进行繁简转换，也可以实现整个工作表甚至整个工作簿的转换。

1.加载“繁简转换”命令组

一般情况下，“繁简转换”命令组是默认加载的。单击【审阅】选项卡，如未看到“繁简转换”命令组，可以对其进行加载，方法如下。

依次单击【开发工具】选项卡、【COM加载项】，打开【COM加载】对话框。勾选【Microsoft Chinese Conversion Addin】复选框，单击【确定】按钮完成加载，如图1所示。

2.转换单元格区域

步骤1选择需要转换的单元格区域，如A3:A12，在【审阅】选项卡中单击【简转翻】按钮；

步骤2如果文件尚未保存，将弹出是否继续转换的询问框，单击【是】按钮完成转换，如图2所示。

注意：【繁转简】或【简转繁】命令执行后不可撤销。因此建议使用此功能前进行文件备份。

3.转换整张工作表

切换到转换的工作表，单击工作表中任意一个单元格，然后在【阅读】选项卡中单击【简转繁】按钮，完成转换。

4.转换整个工作簿

先单击工作簿中的第一个工作表标签（如Sheet1），按Shift键不放，再单击工作簿中最后一张工作表标签，选中所有工作表，然后单击【审阅】选项卡中的【简转繁】按钮。

“繁转简”的操作可以按照相同的方法，只需在【审阅】选项卡中单击【繁转简】按钮即可。

注意：工作表中的名称和批注、工作簿中的宏代码，均不在转换范围之内。

5.自定义词典

单击【审阅】选项卡中的【简繁转换】按钮，在弹出的【中文简繁转换】对话框中单击【自定义词典】按钮，弹出【简体繁体自定义词典】对话框，如图3所示。用户可以在这个对话框中对词典进行维护。

二、人民币金额大写公式

财务人员进场需要将计算所得的金额转换为中文大写的人民币金额，Excel中虽然没有可以直接用于转换人民币大写金额的函数，但通过一些函数组合，还是可以会很好地解决以上问题。

假定需要转换的数值存放于A2单元格中，要求在转换中进行四舍五入保留两位小数。可以使用以下公式：

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(ROUND(A2,2),TEXT(A2,”;负”)TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbunum2]G/通用格式圆;;”)TEXT(RIGHT(TEXT(A2,”.00”),2),”[dbnum2]0角0分;;整”),),”零角”,IF（A2^21,,”零” )),”零分”,”整”）

思路解析：

公式分为以下几个主要部分：

1.TEXT(A2,”;负”)

判断数值是否小于0，如果小于零，需要在中文字符前添加“负”字。

2.TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbnum2]G/通用格式圆;;”)

这部分公式对四舍五入保留两位小数以后的整数部分进行中文大写转换，其中INT(ABS(A2)+0.5%部分比较巧妙，既排除了数值正负符号的干扰，又用十分简洁的方式提取到舍入以后的整数部分。如果用一般思路解读这部分内容，则与下面的公式等价：

=TEXT(INT(ROUND(ABS(A2),2)),”[dbnum2]G/通用圆;;”)

3. TEXT(RIGHT(TEXT(A2,”.00”),2),”[dbnum2]0角0分;;整”)

这部分公式对四舍五入保留两位小数以后的小数部分进行了中文大写转换。

这三部分主要公式构成了一组大写中文圆角分字符串，其中在某些特殊情况下可能会出现多余的字符，因此需要使用SUBSTIITUTE函数等进行进一步修正。

公式转换的效果如图4所示。

对于这个公式中使用到的保留两位小数的四舍五入运算，中文版Excel中还有一个RMB函数可以适用此类运算。

RMB函数可以按数值的绝对值进行四舍五入，进位后生成一个以符号“￥”为首的字符串。与ROUND函数有所区别的是，RMB可以在舍入进位后保留指定的有效数字个数，而ROUND函数则不再保留末尾无意义的数字0。

因此，如果这个公式中使用RMB函数，可以将公式简化为如下内容：

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(A2,2),TEXT(A2,”;负”)TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbunum2]G/通用格式圆;;”)TEXT(RIGHT(RMB(A2,2),2),”[dbnum2]0角0分;;整”),),”零角”,IF（A2^21,,”零” )),”零分”,”整”）

注意：RMB函数通常只适用于中文版Excel中。