临近年末，会计人员除了进行日常的费用报销、成本核算以外，还有一项很重要的工作——清理备用金。特别是对于那些挂账金额大、时间长的备用金，更要引起重视，彻底进行清理。本期说说清理备用金那些事。
备用金是物流企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。物流企业拨付的备用金,根据管理需要,可以采用一次性备用金或定额备用金制度,在"其他应收款一一备用金"明细账户中进行核算。
备用金(petty cash)是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。
备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。
最近和一个会计同行聊天，他讲述了他所在公司发生的一件奇葩的事，他在清理个人备用金的时候，竟然发现有一笔员工个人借款两万元，挂账近三年的时间，一直没有核销和处理，深入核实原因时，才发现这名员工在一年前已离职，但离职时对其名下的借款并没有清理，要不是他这次清理备用金，不知这笔借款还要挂账到何年何月呢。这件事一方面暴露了其公司在人员离职管理方面存在的漏洞，另一方面也反映了会计人员对备用金疏于管理。
按照常规，备用金，至少每年要清理一次，特别是临近年末，通常的做法是能核销的则尽快核销（进行费用报销清理备用金），的确无法在当年核销的，则要求借款人在当年年底前归还，在次年元月份重新办理借支手续。人事管理比较规范的公司，在办理员工离职手续时，都会要求财务部门配合人事部门核实离职员工是否还有尚未核销的备用金（借款），如有，则要求处理后方可办理离职手续。
但在实际工作中，有一些会计人员对备用金不够重视，没有主动去清理和提醒相关经办人员，就有可能出现备用金长期挂账久未核销的情况，潜藏呆账坏账的风险。
备用金，一般是指企业借给员工备作差旅费、零星采购或零星开支等的款项，通俗地讲，就是为了不让员工自己垫钱为公司办事，允许员工以借款形式提前支取一定金额钱款的行为，通常金额不会太大，时间也不会太长。
但在一些管理较为松懈的公司，借支备用金成了老板（股东）变相占用公司资金的一种手段，有的员工，特别是销售人员，以借支备用金的名义，长期无偿占用公司的大额资金。小编就曾在一家民营企业账面上看到老板以借备用金的形式占用公司数十万元资金的情况。
对于备用金的管理，建议从以下三个方面着手：
一是要建立健全备用金管理制度，明确备用金的借支范围、金额和核销等相关事项，规范备用金的使用，会计人员也要养成定期清理备用金的习惯，特别是对于大额的、长期的备用金，需要重点关注。
二是老板（股东）借支备用金一定要慎重，按照《财政部 国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知》（财税[2003]158号文）规定“纳税年度内个人投资者从其投资企业（个人独资企业、合伙企业除外）借款，在该纳税年度终了后既不归还，又未用于企业生产经营的，其未归还的借款可视为企业对个人投资者的红利分配，依照“利息、股息、红利所得”项目计征个人所得税。”原则上，老板（股东）向公司借款（备用金），如未用于生产经营，则必须在年度终了后归还，否则存在个税风险。
三是对于离职人员必须核实其名下是否有备用金借款，如有则需处理完毕方可办理离职手续，另外，对于重复借支备用金的情况，需遵循“前款不清，后款不借”的原则，防止备用金累积“滞销”。
备用金，看似小事情，实则影响重大，不仅关系到出借的资金是否安全能否收回，发生后如果不及时核销也会影响到公司损益的真实性，需引起咱们会计人员的重视。
临近年末，会计人员，行动起来，赶紧清理一下你所在公司的备用金！
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原文来源：http://www.wenmingtu.com/ask/1393.html
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