办会太复杂，会务流程与细节怎么做？

办会太复杂，会务流程与细节怎么做？

一场会议的举办可不是件轻松的事，各个环节马虎不得，稍有不慎就有可能宾主不欢。渝诚会展根据以往举办会议的经验整理了一套完整的的办会流程以及需要注意的细节，希望能够让您“会·更轻松”。

1.会议确认

会议名称

会议名称要用确切、规范文字表达。会议名称应与会议的主题、类型相符公司例会名称确保每次能统一规范。

会议时间地点

根据会议内容确认会议会期，考虑会议资料能否按时准备会议开始时间是否恰当(不能太早或太晚)，考虑领导及其他参会人员工作安排。

地点上应考虑参会人员是否方便到达考虑交通、时间成本考虑该地是否便利，各方条件是否支持会议的召开。

参会人员与议程

提前确定参会人员列出名单，需要考虑到新员工与新晋级人员是否参与。同时与会议发起方确定会议议程，确立每项会议的用时，主讲人以及需要用到的材料。

会议场地确认

根据会议形式及人数确定会议场地，要考虑到用房和用餐的问题，摆放方式分为U型桌形摆放、圆形或椭圆形、回字形、剧院式、鱼骨式、岛屿式等，根据实际需求选择摆放方式就行。

2.会议准备

3.会议期间

会议开始前

人员报到：安排人员接待，引导完成签到流程，发放资料。

检查会场设备，现场摆放情况。

会议地点指引，和酒店沟通好注意事项。

会议开始

播放资料：根据主讲人的进度，适时播放资料。

会议记录：会议相关环节按部就班进行，安排人员做好相关记录，必要时可以准备录音笔等辅助工具。

会场服务：茶水供应到位，及时通知补齐。

摄影：会议重要环节进行摄影。

会议结束

整理会场：资料整理，检查是否有物品遗漏。

用餐：就餐地点指引，桌餐可提前放置桌牌。

会后活动安排：联系车辆到位，组织人员上车，前往活动地点，活动中根据人员需求做好服务，活动结束后召集人员上车，确保安全送达酒店。

退房、费用结算：提前告知退房时间，会期结束后，与酒店结算各类费用，开具发票。

4.会议后期

会议结束并不意味着整个会议工作结束，组织者应该做好收尾工作，包括以下内容：

1.宣传资料准备及发布:及时撰写通讯稿、整理照片，将稿件及照片在公司网站、内刊、微信平台等平台宣传报道。

2.会议纪要整理及发布:会议后尽早整理会议纪要，经领导审 阅后发各相关人员。

3.费用结算：会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销。(实际花费整理清单)

4. 会务工作总结:组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处。

5.会议布置工作跟进:针对会上确定的各项工作进行跟进。

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