电子发票如何原件归档

前段时间，国家档案局办公室 财政部办公厅 商务部办公厅 国家税务总局办公厅四部委联合发文《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》(档办发〔2021〕1号)。

这是今年第一篇关于电子发票报销归档规定的重要文件。

纵观2020年，年初发布了《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)文件。

年底发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(国家税务总局公告2020年第22号)

这三个文件的出台，说明电子发票全面取代纸质发票的真的不远了！

而且从这三个文件里面，无一不提到一个电子发票报销流程中一个非常重要的步骤，那就是：

电子会计凭证(电子发票)原件的归档工作!

什么是原件归档?

根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)文件)中的要求：

四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

这里所说的保存纸质文件的电子会计凭证就是我们所说的电子发票原件归档。

通俗地说，在处理电子发票报销的时候，财务人员不仅要收集报销人员打印出来的纸质发票文件，还要要求他们将电子发票原件上传！财务人员再按照《会计档案管理办法》等相关管理文件对打印发票的原件进行收集和归档！

什么是原件?

电子发票原件是指由开票系统开出的，具有多重电子防伪技术的pdf或者ofd格式文件。电子发票原件进行复制，邮箱传输，通讯软件传输都不影响发票原件的内容；但将发票通过转换成图片、拍照、截图或打印后扫描等方式形成的图片、文档、PDF等格式的文件都不是有效的电子发票原件，不能代替电子发票原件进行保存。

所以：

一、图片格式

电子发票的格式目前是只有PDF和OFD 格式的！

像是拍照啊、截图啊、直接转换为图片、或者直接将打印出来的扫描为图片，文件后缀名是.jpg、.png这些都不是电子发票原件，不能作为原件进行保存的。

二、将图片格式转换为PDF、OFD 格式的

可能很多人会想，电子发票必须是pdf格式或者ofd格式的话，那我把上面这些不符合要求的图片转成pdf文件不就可以了吗？是不是就算保存电子发票原件。

答案是不行的！！！

电子发票原件是指从开票系统开出来的ofd或者PDF格式的原件，就是你把它转换了，他也不是原件，是不符合国家要求的！

以上这些都不是电子发票原件！！！

原件归档我们应该怎么做?

最直接的方法就是员工报销的时候，把原件发给会计，会计自己一张张收集，建立Excel表，把纸质的和电子的一一对应，关联起来。

这种方法相当于把所有工作量全部压在会计身上，如果电子发票一多，会计就做不了其它的工作了！而且现在很多人都不知道什么是真正的原件，发给会计的所谓五花八门。

那么有没有什么办法在基本零增加工作量的情况下即可完成发票的归档工作呢？

可以的!

《电子发票查重工具》开启员工预填功能，员工自己可以随时上传发票原件，自动识别，可以初步查重，一键提交对发票进行归集，建立发票夹。（注意：原件识别是只支持上传原件，如果不是与原件，是无法上传的！）这个功能就能保证会计那里收到的就是发票原件！