案例 | 审计智能升级：基于RPA、OCR、Chatbot实现员工报销内审自动化

联想集团成功构建了RPA内审机器人，结合OCR、对话机器人等智能技术实现了内审环节中对电子发票的自动化下载、校验、标记等工作，并自动出具内审报告。结合其智能监控平台和IT单据管理系统ITSM，RPA机器人可实现自动巡检和自动报单，最大限度降低系统异常对业务的影响。

企业内部审计：基础数据获取难，手动操作重复性高，审计工作亟待RPA实现流程自动化

伴随全球数字化转型的趋势，许多公司选择采用SaaS（软件即服务）的服务模式来提高办公效率，同时节省在购买、构建和维护基础设施上的成本消耗。然而，企业用户在这种模式下通常无法直接获取服务商的API接口，连接其数据库获取基础数据，由此所导致如内审等需要使用基础数据来完成的工作反而在便捷性上产生制约。作为全球领先的科技企业，联想集团使用Workday作为员工费用报销平台。在对员工的费用报销进行内审环节却因无法连接服务商数据库，导致审计人员需要手工登录Workday来完成费用报告及电子发票的下载，随后进行一致性检查，最终出具内审报告。这一环节的低效操作模式为内审部门带来的痛点包含：

1. 大量费用报告及电子发票需要手工下载，操作乏味且重复性极高，对审计人员的时间和精力消耗极大；

2. 长时间人工操作导致员工疲劳，容易引起操作失误，影响内审报告的数据准确性；

3. 手动操作导致内审周期过长，使企业面临潜在财务风险。

RPA内审自动化应用案例解析：以联想集团搭建全球内审机器人为例

面对企业内审工作所面临的一系列痛点，联想基于内部讨论及与业内的交流，决定采用RPA技术。通过构建机器人来实现内审流程操作的自动化，替代手工重复操作；并在此基础上结合OCR、对话机器人等人工智能技术，进一步拓展机器人应用范围，强化内审效能。

一、核心开发流程

联想集团IT Command Center RPA CoE（RPA卓越中心）通过结合流程实际应用场景，分：流程梳理、定义事务、流程框架、功能模块、流程的输入和输出、异常处理六个步骤进行全球内审机器人的流程开发工作。

1. 流程梳理

基于内审部门的常规操作经验，团队为内审机器人在员工费用报销的流程梳理出主要步骤，并规划业务流程图。

2. 定义事务

为保证机器人在运行审计流程时的稳定性，团队通过事务化处理的思路，将大批量数据处理工作拆分为多个较小的单元进行处理，最终在所有小单元完成任务后，整个审批流程也便成功完成执行。事务的定义工作需要根据业务流程图，在逻辑上反复加以验证，以确保事务之间的独立性，避免出现因前一个事务的失败影响后续事务的执行。由此，对事务定义的准确性直接影响了后续基于开发框架进行流程开发的效果。

在本案例所涉及的内审流程中，步骤3到步骤6可以被定义为该流程的事务。而事务对象则可用员工编号+报销年月+公司代码来表示，具体数据可以事先存储在本地excel文件中，流程初始化阶段从文件中读取。

3. 流程框架图

在完成业务流程图及事务的定义后，团队则基于开发框架进行流程框架图的设计，并进行反复验证，从而保证此核心环节的准确。

4. 功能模块的设计及实现

按照模块化的开发思路，团队可根据内审所涉及的操作设计多种功能模块。根据开发人员的偏好，使用 Java, C#, Python等工具，再结合RPA工具提供的各种组件均可完成功能模块的实现。

5. 流程的输入和输出

流程的运行需要有输入和输出，因此需要设计出适合的输入和输出。在本案例所涉及的内审流程设计2个输入文件，即：配置文件Config.xlsx和事务数据TransactionInput.xlsx。

其中配置文件由开发框架预先定义，联想团队仅需要完成相应的配置。

事务数据TransactionInput.xlsx则可通过格式设计，由用户每次运行前输入。

系统在保存时会自动调用excel宏将年度期间拆分为月度期间，以便于流程运行时按月查询。

流程的输出需要通过邮件发送费用报告和发票的校验结果。此步骤则可在邮件中用excel作为附件的形式进行发送。

6. 异常处理

系统的运行难免会出现异常状态，而开发框架针对此类情况设有预定义的系统异常处理机制。当系统异常出现时，程序会捕获异常并抛出报错信息。诸如因网络闪断或卡顿、数据库宕机、网页弹窗导致点击失败等不可控因素所导致的系统异常，多数情况下通过重试（retry）能够完成自动修复。因此，开发者重点关注的应为业务异常的处理。

业务异常的处理本身具有很大的灵活性，需要开发者对业务场景在深入理解后，反复验证，最终在用户确认后完成定义。由于本案例所涉及的场景复杂度相对较低，团队只定义了1个业务异常。

业务异常1：在完成费用报告查询并跳转到结果页面时，如果此时没有任何结果返回，从业务逻辑来看，说明该员工在对应的月份没有提交过报销记录，可以尝试将这种情况定义为业务异常。需要注意在抛出业务异常后，异常语句后的所有代码都将被忽略，流程会转而跳入下一个事务进行处理。因此，这里需要在抛出异常前让页面跳转到查询首页。

二、构建人工智能应用强化RPA流程运行效能

应用OCR识别电子发票

RPA技术可实现电子发票的自动化下载，但在费用报告和发票的一致性校验的环节才是人工内审模式中最为耗时的步骤。实现电子发票和费用报告的自动验证在整个费用报销内审环节中至关重要。联想团队通过自主研发的OCR（光学字符识别）引擎来实现此步骤的自动化处理。OCR引擎可对电子发票上诸如发票号、服务名称、日期等关键信息实现自动识别，并结合费用报告进行匹配验证；匹配成功则在费用报告的对应行标记：通过验证；匹配失败则标记为：未通过验证，并将对应的费用报告单号和发票号记录下来，进行人工确认。

下面是一张原始电子发票，其中需要被提取的的关键信息包含：发票号（12154609），服务名称（集成电路），含税金额（96050.00），发票日期（20190801）。

OCR引擎可自动识别此类信息，并将其输出至Excel表格，随后进行校验。下表左边蓝色部分为费用报告上的信息，右边黄色部分为OCR提取出的信息，对发票号、金额、日期进行校验，显示结果为通过验证。在系统对所有电子发票均完成OCR识别和校验后，出具内审报告，并通过邮件发送给用户。

通过自助对话机器人实现RPA流程调度

RPA技术与对话机器人结合是当下热门的应用模式。联想本身拥有IT Robbie（助小咖）智能自助对话机器人为员工提供IT自助服务。在此基础上，团队将RPA与IT Robbie技术打通，从而方便业务高效使用RPA机器人。业务方在配置完初始Config文件后，可直接通过IT Robbie完成对RPA机器人的调度。

以本案例的员工报销内审环节为例，其流程名为RPA_Employee_Expense_Internal_Audit。用户只需点击流程对应的“Run”按钮即可完成流程调度。操作界面对用户屏蔽了所有复杂的技术细节，可在全程无人干预的情况下，高效实现用户需求闭环交付。

构建自动监控巡检功能提效系统运维

在机器人的日常运行中，开发者或运维人员需要对系统的异常报错或作业启动时报错等情况进行人工修复。为加速此类运维的工作效能，减少系统异常对业务的影响，联想团队结合其智能监控平台和IT单据管理系统ITSM，开发了RPA机器人的自动巡检和自动报单功能。ITSM可自动抓取RPA流程的运行日志，并在出现报错时自动提单。通过对不同业务流程的优先级设置，ITSM对告警单据可分出不同级别，确保开发或运维人员第一时间收到通知并进行修复。

应用效果

联想集团全球内审部门会不定期随机抽查N个员工N年的费用报销情况，平均涉及N张费用报告和若干张发票。在传统的人工内审模式中，公司需要3名员工每个月花费至少5天时间完成费用报告和发票的手工下载及校验。而在实施RPA后，机器人只需要5个小时便可完成同样的工作量，每年节省人力成本约1500小时。同时，内审报告在机器人协助下，可较以往进度提前4天出具，提速87%，同时做到0错误率，确保内审报告数据准确性，为公司通过内审提前规避财务风险，减少潜在的财务损失发挥了巨大作用。

关于联想

联想（HKSE: 992）（ADR: LNVGY）是一家年收入达3531亿人民币的《财富》世界500强公司，拥有63,000名员工，业务遍及180个市场。为实现“智能，为每一个可能”的公司愿景，持续开发创新技术，建设一个更加包容、值得信赖和可持续发展的数字化社会。联想致力于持续研究、设计与制造全球最完备的端到端智能设备与智能基础架构产品组合，引领和赋能智能化新时代的转型变革，以服务和解决方案为导向推动转型深入，为全球数以亿计的消费者打造更好的体验和机遇，携手成就未来。

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