PMO如何帮助管理干系人？

干系人分析用于识别干系人，评估干系人在项目管理办公室（PMO）、项目等方面的权力和影响力水平。这包括判断他们是拥护者（支持者）、中立者还是阻碍者（不支持）。

然后，你可以构建一个计划来管理干系人，即将阻碍者转为拥护者。

虽然你可能会遇到一些“阻碍者”，但花时间加强与高影响力、高权力拥护者的关系是值得的。原因如下：
○ 你要确保它们与PMO保持完全一致。如果他们对目标、方向和问题有清晰的理解，就更有可能做到这一点。
○ 他们的位置通常意味着他们可以提供高水平的支持和保护。
○ 在困难的对话中，他们会更有准备地支持PMO/项目。
○ 他们能够帮助其他属于“阻碍者”的干系人
设置例会来更新关键拥护者的信息是个好主意，这样他们就能充分了解当前的状态。这也降低了他们在与同行开会时陷入“猝不及防”窘境的风险。让资深干系人暴露在风险中，会很快失去他们支持的方式。
检查“中立者”
花些时间审查被评估为“中立者”的干系人。有没有高权力、高影响力的人？这有助于将他们转为“拥护者”。
将干系人从“中立者”转为“拥护者”比从“阻碍者”转为“拥护者”更容易。它提供了一条更容易的道路，让更多干系人加入“拥护者”阵营，从而减少“阻碍者”的影响。
将干系人从“中立者”转变为“拥护者”可能很棘手。他们通常被标记为“中立者”，是因为他们没有任何意见或兴趣。因此，他们不在乎结果，因为结果对他们的目标和日程没有直接的好处。
所以，将他们转变为“拥护者”的关键是向他们展示“这对他们有什么好处”。如果你能证明PMO或项目为什么对他们有利，他们就更可能从“中立者”转变。记住，你必须确定与他们的目标相关的好处，所以花时间准备针对他们的材料是值得的（不仅仅是你现有的好处幻灯片）。
然而，很有可能对他们没有直接的好处。这时，你需要寻求拥护者的帮助，利用他们的关系来获得所需的支持。
管理阻碍者
管理“阻碍者”可能需要大量宝贵的时间和精力。因此，确保你真的需要投入时间。关注那些绝对需要他们允许PMO或项目继续进行的“阻碍者”，这包括那些有能力阻止他们的人。
当你确定了需要积极管理的干系人时，花时间理解为什么他们被评估为“阻碍者”，弄清楚：
○ 标记为阻碍者的理由有效吗？
○ 他们是否展示了影响PMO或项目的行为？
○ 他们“阻碍”的原因是什么？ PMO正在做的事是否与他们的目标有直接冲突？
○ 他们能成为“拥护者”吗？一些干系人即使案例准备充分也不会采取行动。
当你有了清晰的理解，制定一个关于如何解决顾虑的策略。然后，花些时间和你的发起人讨论相关发现和选项。他们将能提供洞察力和方向。
可能有些干系人永远不会改变立场。这里的重点应该是如何最小化影响——通常通过拥有大量高权力、高影响力的“拥护者”来实现。
就策略与发起人达成一致意见。这可能包括利用其他拥护者的支持，帮助移除具有挑战性的“阻碍者”。
执行策略
○ 干系人管理是一项持续的任务，确保你不会将其视为一次性事件。
○ 投资时间确实会对你的PMO或项目的成功产生很大的影响。
○ 有些干系人永远不会改变立场，想办法把影响降到最低。
项目的整个生命周期都需要干系人的参与。在开始新项目之前，花点时间确定所有干系人。包括那些受项目影响的人，以及有能力影响项目的群体。
更具指导性的 PMO 软件可以充当项目与其干系人之间的经纪人，并在干系人参与中扮演领导者的角色。
8MSaaS PMO提供清晰的可追溯性和不可擦除的审计跟踪，方便你获得足够的信息和证据，以呈现给干系人。
该工具确保制定组织变革管理和沟通计划，其中包括 PMO 有效性所需的人员、流程和指标。除了可以动态追踪项目结果，8MSaaS 还能实时汇总所有相关的问题与风险，自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员。
对于复杂的项目问题，8MSaaS PMO软件支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理，帮助项目人员等干系人有效地进行迭代需求沟通。
运行任何成功项目的一个关键部分是与受其影响的人发展和保持良好的关系。使用上述提示和工具，你可以将项目干系人转变为有效的项目合作伙伴。