没有堆叠如山的卷宗，没有来回传递的流程，没有繁复的目录校对，纸张“瘦身”了，办案“升级”了。自2018年起，一场关于电子卷宗“单套制”归档的改革在上海法院试点开展。
2020年9月，上海市嘉定区人民法院（以下简称上海嘉定法院）被确定为全市第二批试点法院，同时也是年案件量达万件级以上的基层法院中的试点单位。
“改革来了，要怎么办？”
什么是电子卷宗“单套制”归档？
如何实现电子卷宗“单套制”归档？
怎么在短时间内落实和推进改革工作？
为此，上海嘉定法院第一时间召开党组会议，成立院内专项试点工作领导小组，研究制定实施方案。对外，组织相关干警前往第二中级人民法院、上海铁路运输法院等第一批试点单位进行交流学习；对内，选取本院业务庭的特定审判、执行团队以及特定类型的案件进行先行试点，并就操作流程、归档标准和技术保障问题召开工作推进会、干警座谈会10余场。
改革势在必行，一切在有条不紊地推进。
“归档效率提高啦！”
电子卷宗“单套制”归档改革，即形成以电子档案为唯一归档方式，将确有必要的纸质原件以电子档案附件形式归档的诉讼卷宗归档和管理模式。
在法院，归档工作主要由书记员负责。与传统的纸质归档模式不同，“单套制”模式下，当事人现场提交的申请立案材料完成扫描后，书记员要就审理过程中产生的相关材料，按照原告、被告、法院、第三方等来源进行分类送扫。碰上非纸质材料，例如音频资料等，则需要书记员自行上传至电子卷宗中。
张文瑾
“有些案子比较复杂，审理过程中会出现来回交换四五轮证据的情况。纸质归档时，这些证据材料整理起来耗时长、手续繁琐。改革后，新证据可以随时送扫，实时上传，书记员利用碎片化的时间就可以进行归档，也不用随身携带很厚的纸质卷宗。”
谈及实行电子卷宗“单套制”归档后的实践体会，来自商事审判庭速裁组的张文瑾做了这样的比较。自2020年年底，她所在的小组被作为院内的试点之一。
魏濛濛
“除了可以实时上传，每份档案材料在系统里还有自己的专属IP呢。”
据审判监督庭的魏濛濛透露，档案材料送扫完毕后，归档系统会根据材料内容自动识别目录和文件名，并生成相应的归档卷。这其中的档案材料，书记员可以手动调整顺序、一键修改，减轻了工作量的同时，也降低了归档的差错率。
归档流程
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归档卷整理后，书记员根据上海高院的相关规定，勾选需要移送归档的纸质原件材料。
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勾选完毕后再进行基本信息填写，即可提交承办法官审核。
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经过档案部门一系列的初验、复验以及归档确认后，归档最终完成。
李文苑
“熟悉了归档流程和方法后，简单执行完毕的案卷，除去前期的材料扫描，我个人大概10分钟可以完成归档。”
2021年7月14日，来自执行局速执组的书记员李文苑在一次座谈会上进行电子卷宗“单套制”归档的经验分享。
一年前，作为新进人员，刚被分派到执行局速执组的李文苑就碰上了改革，执行局速执组与公证组作为电子卷宗“单套制”首发试点部门团队之一，以终结执行、执行完毕的案件为试点样本，开始进行电子卷宗“单套制”归档的探索和实践。
▼ 扫描
▲ 登记
与其他庭室相比，执行局需要归档的材料种类更多，比如失信惩戒材料、财产查控材料、执行制裁材料等。此时的执行归档系统是在审判归档系统的的基础上慢慢建立的，系统不断更新的过程中，碰到了不少问题，这些问题在办公室技术保障人员的帮助下不断得到解决。
“档案库房减压了！”
改革伊始，原本在信息管理科的钱正银被调至办公室档案部门，具体负责电子卷宗“单套制”归档的管理事宜。
钱正银
“我们同书记员一样，也是第一次接触‘单套制’的‘新人’。一切都是新的，试点中的技术、设施、规则、人员等配套保障等问题都亟待解决，要想办法给干警做好服务。”
钱正银说。
一张可视图，促进流程优化
为了明确试点工作分工，优化试点工作流程，办公室档案部门的老师们精心制作了“试点流程图”，以简易的图表形式概括电子卷宗归档的具体流程，对重要的工作内容予以提示。目前，流程图已经更新到第五版。
嘉定法院“混合单套制”电子卷宗归档改革
试点流程（第五版）
一个百人群+N张汇总表
助力问题化解
为汇总和反馈问题，办公室档案部门和试点部门团队联合构建了“反馈—处理—上报”的试点工作协调机制。
钱正银
“我们有一个近百人的微信群，群里书记员、档案部门以及档案管理中心的相关人员可以随时沟通。一方面，干警在群里针对归档操作提出疑问，我们及时答疑；另一方面，根据市高院最新要求，我们会实时更新注意事项，对电子归档中的难点和困惑点进行解释，比如电子档案的目录顺序，面临补充归档、上诉归档时的操作问题等。”
钱正银还介绍：
钱正银
“这是线上解答的部分，针对试点工作中的系统问题，需要类型化处理的难题，我们会统一制作‘问题汇总表’，做好信息汇总和传达，向市高院反馈，以提高试点工作效率。”
一个专属团队
让扫描“立等可取”
档案材料的扫描速度和成像质量，直接关系到书记员后期的电子卷宗整理与归档进度，因而扫描工作也至关重要。办公室专门组建了电子卷宗采集中心和电子档案整理中心，整合原有社会化扫描人员，通过《外包人员档案安全管理工作规定》及《档案数字化加工流程》等制度规定，进一步明确相关工作要求和管理职责。
此外，办公室还为南翔法庭、安亭法庭、嘉北法庭、嘉中法庭等派出机构各至少配备了1名诉中电子材料采集人员，对卷宗扫描“立规矩、定时限”，确保扫描基本做到“立等可取”。
陈永中
“高效、智能、便捷和环保一直是我们工作的目标。通过努力，过去需要耗费大量纸张的归档工作，现在依靠区块链、元数据、云计算等现代科技来完成，电子档案利用周期大大压缩，档案库房的压力也显著缓解，原来的纸质图书馆变成了移动的‘电子图书馆’。”
办公室主任陈永中进一步表示：
陈永中
“电子档案是时代发展的方向，是全流程网上办案的基础和核心，也为拓展诉讼便民服务提供了更大的空间。”
能在“云”世界打官司吗？
能！
自2020年9月至2021年第一季度，经过近半年的改革实践，上海嘉定法院从“初步试点阶段”“扩大试运行阶段”，已进入电子档案“单套制”归档“全覆盖运行阶段”。
（截至2021年8月底）
全院累计完成单套制归档2万2千余件，位居上海法院前列。
虽然改革试点取得初步成效，电子档案对软硬件较强的依赖性以及归档系统使用过程中面临的技术、人力上的压力，都是需要继续攻坚的难题。
韩 坤
“我们在对电子卷宗归档试点工作的进展情况、举措成果进行通报宣传的同时，还进一步深入庭室，开展问题调研，对电子档案中在线送达等原生性电子文件的占比不高等问题进行数据统计、调研分析，并做了一些总结和前瞻性思考，希望能对今后的改革工作有所助益。”
来自审判监督庭的韩坤负责本院改革试点工作专刊的编制工作，他曾撰写多篇理论文章，探讨电子卷宗“单套制”归档改革工作的意义以及对于全流程网上办案的未来设想，并在《上海审判实践》等刊物上发表。
电子卷宗“单套制”归档改革是深化在线诉讼的基础性、前提性工作，也是倒逼电子卷宗随案同步生成，实现全流程网上办案流程衔接和闭环管理的“最后一公里”，这既是方便法官办案的一项改革，也是方便群众诉讼的一件实事。
随着现代科技与司法的深度融合与深入应用，当事人和律师不仅可以直接通过诉讼服务平台进行网上立案、在线诉讼，还能实现电子卷宗的一键查阅，这使得足不出户的“云”立案、“云”庭审和“云”阅卷成为了可能。在此过程中，审执工作同样实现了全程留痕、全程公开与全程监管，法院的办案质效和司法公信力也进一步得到提升。
下一步，上海嘉定法院将继续把电子卷宗“单套制”归档改革工作与正在推进中的网上立案、互联网办案、庭审记录改革、电子送达工作结合起来，实现多头并进，形成多节点、跨时空的现代化审判新模式，同时进一步落实“智慧法院”“数据法院”建设目标，借助科技的力量，不断优化司法服务，提高办案效率，切实满足人民群众的多元司法需求，力争形成更多可复制、可推广的经验，为区域建设和城市发展提供更加优质的司法服务保障。
文字：王慧君
照片：孟 飞、蒋凯雯
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