工程部应对产品物料，如何制定物料编码规则

本文提要：产品工程部或其他主管部门应对产品物料，应该如何制定物料编码规则？

开发一个全新产品或者改造一个旧产品，通常都会涉及到新物料应用的问题。物料管理在一个公司是非常重要的，不管公司是生产型企业还是销售型企业，都离不开物料管理问题。要管理好物料，不是那么一件容易的事情，物料少还可以应付，如果物料多了起来，要管理好就最好要有一套规则系统来对物料进行编码管理。

物料编码看是繁琐，但只要仔细地研究下去，物料编码是有据可依的。在编制公司物料编码规则时，有几个原则是要遵守的。

1）一物一码原则

这是最为核心的原则，一个物品只有一个编码，物料存放在仓库里，有且只有一个编码就相当于该物品的“身份证”，可以对物料进行追溯跟踪。

2）物料编码要统一长度

物料编码统一长度是有好处的，方便我们在浏览和检查物料编码时更容易注意到编码是否漏输或是否多输入。并不是要求所有的物料编码都统一成一个长度，要根据公司物料情况，如果物料编码实在不便做到统一长度时，至少在同类物料中保证物料编码长度统一，例如成品的物料编码长度可以为8位，而半成品的物料编码长度则为10位。

3）物料编码不一定要全部赋予含义

以前物料编码曾经流行过在制定物料编码时尽可能地让每一位编码都反映某种意义，以便使用者记忆和辨别，这在手工为主的物料编码中尤为突出。一般情况下，使用物料英文单词或中文拼音的首字母或简写字母表示某类物料，还把物料的尺寸、规格、颜色等属性在物料编码中反映出来。以前流行是有一定应用逻辑的，在物料信息不大的情况下，具有含义的物料编码在使用时是比较符合人们的习惯，也比较容易辨识出物料信息，但是在考虑公司日后发展需要，以及物料信息会越来越大的背景下，整个物料编码系统要容纳的反映含义的信息会越来越臃肿，人们记忆就会变得混乱起来，从而失去了易记忆、易识别的好处。当新增和编辑物料时，通常还要组织很多部门讨论如何在物料编码中赋予特定的意义，势必耗费大量的人力、物力和时间。很多时候，物料编码中体现的含义总是有一个范围的，随着物料升级和扩容，后续新增物料可能会遇到很多不便，造成物料编码困难。实际上，如今随着计算机技术的快速发展，物料管理软件的完善，物料编码更多地通过计算机系统、相应的软件系统来管理，对于计算机系统和相应的软件系统而言，物料编码仅仅是一个代码而已，它可以不具备任何意义，它只作为一串标识码。比较好的方式是照顾人和机器，物料编码只简单地逐层分类就好，再加上一些流水码就可以了。

4）物料编码应尽可能地避免变动

物料编码尽可能地保持稳定。在制定物料编码规则时，如果物料的某项属性在未来可能会发生变动，那么就不应该将此项属性纳入到物料编码规则中，以免未来修改充满各种不确定性和困扰。对于存在变动的属性项，可以在系统的附加栏目中进行属性记录。

5）物料编码尽量简短

在兼顾公司现状和未来发展需要的前提下，物料编码尽量简短，物料编码的长度越短，则录入效率高，出错率减少，也方便记忆。但不是越短越好，如果太短，那么物料编码的编制和升级同样会存在问题。从一般公司的物料编码情况来看，将物料编码设定为8位~12位是比较合理的，也是比较佳的。

6）物料编码采用易于输入的字符

在物料编码中，尽量不要使用特殊符号、字符，从而影响录入效率。建议物料编码中尽量采用纯数字编码，因为英文和英文字母会涉及到输入切换的问题（在手机端比较突出）、个别字母和数字相似的问题（如字母“I”和数字“1”，字母“O”和数字“0”）。如果必须要用英文或英文字母，那么尽量在规定位数上使用，而且最好规定字母“I”和“O”慎用。确实要使用其它特殊字符，也要规定在特别的段位上使用（尽量不用或少用）。

7）在制定物料编码时务必注意编码的可扩展性

在制定物料编码时不能仅将眼光盯在现阶段的物料上，必须要考虑到编码的可扩展性。例如在物料编码的每个分类段中适当预留一些空段号，目的是便于将来新增物料时游刃有余。

8）物料编码必须服务于公司实际

物料编码主要是为公司或机构服务的，在制定物料编码时必须要结合公司实际情况来进行以及展开。物料编码会应用到公司的许多部门，物料编码起到一个纽带作用，便于各部门对物料进行比较、汇总和统计相关数据。

比较流行的物料编码一般是按照“大类-中类-小类-流水号”的形式进行编码，举例如下。

图中的大类为1位，表示物料的大类，例如：成品类、半成品类、原材料类、辅助料类、客供件、办公用品和其他类。

图中的中类为2位，可以采用2位数字以流水号的形式表示物料大类下的再一级分类。

图中的小类为5位，也可以为4位或6位或其他位数，主要用于表示细分类别及规格。

图中的流水号为3位。

这样，一套简单的完整的物料编码系统便完成了。在编制物料编码时，一定要注意编码的唯一性，避免编码变化等。虽然物料编码编制是一件十分繁琐的事情，但是只要我们掌握了物料编码的基本方法和规则，经过简单的培训，应该都能够在较短的时间内完成物料编码。