高效管理者，怎样玩转“时间管理”？

2022年已经到来了，回顾过去一年的努力，相信很多管理者都有一个想法：如果我有更多时间该多好？

时间是世界上最公平的东西，每个人每天都是24小时。

时间又是世界上最不公平的东西，每个人每天过的都不是24小时。

对于绝大多数管理者来说，时间是个有多少都不够用的东西，因为管理过程中永远有数不清的意外，永远有收拾不完的烂摊子，而对于很多真正重要的决策却没有足够的时间去思考。

今天我们就来聊聊，管理者应该怎样看待时间？

管理者，那个“统一时间”的人

管理统筹过程中，最大的困难是什么？

是每个人的时间安排不统一。

不同员工的工作效率、工作态度、工作习惯差异，团队内外交流的低效，跨部门协作和公司里的大小会议，每个细节都在吃掉管理者的时间，每个流程都在增加沟通成本。

那么怎样才能统一大家的时间？

第一次工业革命时期有个说法：统一全欧洲钟表的不是国王，而是火车。

因为工业革命之前的欧洲小国林立，每个国家的习俗、税收、货币、道路宽度和商品规格都不一样，不同国家之间的商旅往来非常困难。

随着工业革命带来的铁路运输的发展，欧洲的跨国交通开始发达，人口和货物的流动量指数级增长。

然后大家就发现了一个要命的问题：我们的时钟是一样的，但时间却是不一样的。

可能在A国还没到发车时间，按照B国的时间火车已经晚点了。

为了解决这个致命问题，各国一起制定出“标准时”，然后全欧洲都按照这个时间调整钟表，才能保证铁路系统正常运行。

管理者只有在团队内部和协同部门之间制定一个大家共同遵守的“标准时”，然后才能做出工作安排的“时刻表”。

想要制定“标准时”，基础是你能不能给大家一个难以拒绝的条件。

如果你是老板，你说的话就是难以拒绝的条件。

如果管理者试图在平级中间建立“标准时”，最有效的方法就是诱之以利，说清楚制定“标准时”对大家的好处。

什么是跨部门的“标准时”？

就是建立明确的沟通机制，在部门协作的时候责权利分明，尤其是把利润和责任拆分得明明白白，不让任何人吃亏，也不让任何人推诿责任、搭便车。

什么是部门内的“标准时”？

就是给出清晰的工作目标和工作流程，给出明确的责任分配和奖罚制度，让所有下属在统一的标准下，向同一个目标冲刺。

什么是管理者自己的“标准时”？

就是三个原则：用时间换时间，用培养人换时间，用时间管理工具换时间。

用时间换时间，简单地说就是思考前置，做任何事之前都要先思考：这件事值不值得做，值得用多少人力和时间的成本做，怎样才能更高效地去做。

当管理者多花30分钟思考，可能会帮助你节省3天甚至30天的工作量。

用培养人换时间，就是教会下属解决问题的方法，而不是不厌其烦地帮他们解决问题。

你的时间颗粒度有多细？

前面解释了什么是用时间换时间、用培养人换时间，接下来我们聊聊怎样用时间管理工具换时间。

有人说，我尝试过很多最新的时间管理工具，但就是坚持不下来。

也有人说，公司里换了很多款工具，但员工要么不愿意用，要么只是敷衍。

其实，时间管理工具不在于设计得多厉害，重点在于你能不能用这种工具，细化自己的时间颗粒度。

什么是时间颗粒度呢？

今天已经没人看表了，因为我们掏出手机就能看时间。所以今天我们的时间规划有着极大的自由度，但同时也失去了很多可以参照的标准。

20年前电视上有报时画面提醒你对表，更早之前大家是听收音机广播的报时来对表。

而没有大规模通讯手段的年代，人们怎样确定自己的表是否准确？

1859年，英国伦敦的大本钟建成，当时这座大钟每15分钟一次小报时，每小时一次大报时。

钟声除了提醒人们“该对表了”，也告诉大家“注意时间”。

今天很多地方还保留着90/180分钟轮班、45分钟上课，或者15分钟茶歇的习惯，这些都和工业革命时代15分钟的报时规律有关。

也可以说，工业革命时代的最小时间颗粒度是15分钟，那么无论是休息还是工作，最细致的划分就是以15分钟为基准。

当我们进入信息革命的时代，细化自己的时间颗粒度，标准就不能局限于时间单位的切分，而是取决于你能不能把自己的工作任务细分下去。

可以说，我们怎样理解工作的本质，就怎样理解时间的划分。

举个例子，很多管理者写TDL时提到自己要跟某位员工做绩效面谈，但没有写清楚绩效面谈多长时间、事前准备多长时间、要谈几个方面的问题、自己想跟员工达成哪些方面的共识。

这样安排绩效面谈很难有好效果，实际上就是在浪费管理者和员工双方的时间。

任何管理工具的核心意义，都是帮我们复盘今天的问题、思考明天的策略。如果管理者对自己工作的本质缺乏思考，对工作事项的颗粒度拆分得不够细，所有管理工具都是无效的。

管理者时间颗粒度的大小，取决于我们对工作要点思考得够不够深入，也取决于我们对工作事项拆分得够不够精确。

只有拆分出足够细致的工作事项，才是用管理工具换时间的真谛。

而一个人能拿到多大的成就，取决于你能为自己和其他人节省多少时间。

怎样规划你的时间策略？

规划时间策略有三个原则：要事优先，眼光长远，不要用时间换痛苦。

前文已经说过，要事优先就是把最多的时间分配在最重要的事情上，通过思考前置来提高工作和协同的效率。

怎样理解眼光长远？

我们每个人都不断经历着大大小小的失败。世界顶尖扑克牌手、认知心理学专家安妮·杜克说，打扑克的时候你会输掉很多手牌，就像人生中我们会有很多次碰壁和失落。

但我们不要把一时的输赢与最终的成败联系在一起，最重要的是我一路走来所做的决策是否合理。

选择从长远来看能帮我们达成目标的明智策略，让每一次输赢都成为我们反思和调整策略的机会，这样我们就能不断学习和成长。

当我们锻炼自己的心态，要记得输赢成败不只是我们自己的情感体验，更是一种促使我们成长的动力。

规划时间策略的最后一个要点，也是很多人的盲点，叫做“不要用时间换痛苦”。

在承受压力和焦虑的时候，多数人都会下意识选择逃避，比如在做困难的工作时，忍不住刷手机打游戏放松一下。

但逃避有一个危险的副作用，就是越逃避越会产生愧疚感，越愧疚越会想要逃避。

有时候我们为了逃避核心问题，甚至会产生一种自我催眠的想法：只要我足够痛苦，就能心安理得的逃避问题。

酵母的一位老学员身上就出现了这个状态。

她是一个很成功的创业者，但疫情期间公司业务增长缓慢，投资人的态度也给了她不少压力。这个时候，她缓解焦虑的方式却是浪费时间且无效的——疯狂学习各种乱七八糟的课程，还考了几个与管理无关的证书。

她说自己的确学得很辛苦，但她不敢停下来，一旦停下来她就不得不面对现实，不得不体验那种无法解决公司业务问题的无力感，随之而来的就是铺天盖地的自我谴责。

用时间换痛苦，困境不会自动消失，反而让你更深地陷入自责和焦虑之中，最要命的是问题依然存在，只要你没有干掉问题，迟早会被问题干掉。

结语

时间是什么？

对于多数人来说，时间是爱丽丝故事里的那只白兔，你越是追逐它就离它越远。

而真正优秀的人，永远不会盲目的追逐时间，更不会让时间驱赶着自己。他们会让时间变成撬动目标杠杆，变成一条让人生成就指数级增长的公式。

为了更快成长，我们要牢记时间策略的三个原则：要事优先，眼光长远，不要用时间换痛苦。

为了更好地管理，我们要充分思考并认识到自己工作的要点，然后拆分成最小的颗粒度。

新的一年到来了，千里之行始于足下，祝大家在2022年里成为自己时间的主宰。

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