人事档案管理信息建设应与时俱进

　　作者张春生中共云南省委宣传部译制中心

　　当前新时代背景下，企业应与时俱进，充分发挥先进技术的管理优势，优化创新人事档案管理制度，促进人事档案管理模式科学发展。

　　夯实信息化建设基础设施。打造人事档案信息化管理模式，离不开良好的硬件设施。同时，良好的硬件设施，也是使人事档案信息实现共享与传输的物质基础。企业要想实现现代化、科学化管理，首先应加大资金投入力度，结合企业自身情况，购置先进的信息化建设设施。其次，应打造相对完善的信息化人事档案管理系统，并做到对管理系统进行定期的更新与维护，确保信息化管理系统能够有序运转。另外，企业还应在建设信息化人事档案管理系统时，开设人事档案共享功能，以此提高人力资源管理效率。

　　打造自动化档案管理模式。建设信息化人事档案管理，是当前新时代背景下的必然趋势。人事档案管理人员应将信息化技术密切融入日常工作当中，充分发挥计算机的管理功能，从而提高人事档案管理工作质量。在使用信息化系统时，管理人员还应严格按照计算机使用标准开展相关工作，避免因错误操作而导致人事档案信息数据出现偏差。在录入人事信息时，管理人员应始终抱以认真、细致的工作态度，充分发挥自动化管理优势，强化人事档案管理工作效率。

　　建设数据化人事档案信息。企业在建设人事档案信息化管理模式时，还应同步建设信息化数据库。首先，管理人员应以我国行业标准为基础前提，结合企业的人力资源实际情况，将原始档案录入到计算机档案资料内，并对入库的档案信息进行细致的处理，细致地划分人事档案科目，避免人事档案信息出现混杂的现象，确保录入数据库中的档案信息充满条理性，使调阅人事档案过程中，对人事档案分类一目了然。其次，定期维护人事档案管理信息化系统，以便于及时更新数据库信息。最后，管理人员在生成信息化档案过程中，应严格审核各项工作环节，对录入信息进行反复校对，以此生成真实性与准确性的人事信息数据库。

　　加强人事档案信息化安全。企业在开展人事档案管理信息化建设工作时，应保证人事信息安全与人事信息共享之间，处于相互协调的状态，避免因人事档案信息的共享功能，而对信息安全造成威胁。因此，管理人员在对人事档案进行信息化管理时，应加强人事信息的安全性，避免发生信息泄露问题。其次，企业在确保人事信息真实性的基础上，建设相应的网络权限，通过各种安全保护措施，抵御违法泄露等现象的发生。另外，企业在处理人事信息泄露问题时，应提高处理层面，做到严格执法，以此提高人事档案的网络安全性。最后，档案管理人员应以信息化制度为工作准则，不与无关人员谈论企业人事信息，并且在获得企业领导的许可下，方可引导相关人员通过网络平台，调阅人事档案。

　　提高信息化服务意识能力。首先，企业应通过各种渠道，加大建设信息化人事档案管理宣传力度，引导企业各部门人员积极配合人事档案管理人员开展的相关工作，以便于更好地收集、整理企业人事信息，确保信息化建设工作顺利开展。其次，应对人事档案管理人员采取定期教育培训的管理办法，企业可邀请信息化建设领域中的专家，走入企业当中，以先进的管理技术为主要培训内容，提高管理人员的综合素养，并帮助管理人员能够灵活应用信息化管理系统，从而充分发挥信息化人事档案管理系统的应用效率。最后，企业应针对信息化人事档案管理模式，制定相应的管理制度与考核机制，要求管理人员严格按照信息化制度开展相关工作，并引导管理人员明确自身的岗位职责，以便于在发生档案管理信息化问题时，做到责任到人。

　　建立健全管理制度体系。随着企业人事档案管理信息化建设的不断深入，人事档案管理部门应紧随企业发展进程，针对信息化建设的实际情况，积极建立相对健全的人事档案信息化管理制度体系。对于企业人事档案管理部门而言，信息化建设虽然从本质上改变了保管人事档案的方法，但是从目的与任务上却没有改变。因此，建立健全的人事档案信息化管理制度体系，是人事管理部门的必然态势。首先，人事档案管理部门应针对各项信息化工作环节，制定相应的管理制度，如信息录入规范、信息调阅规范、整合信息规范等，以此约束档案管理人员的信息化操作行为。其次，人事档案管理部门领导干部应充分发挥自身的管理力量，将信息化管理制度贯彻落实，对管理人员加强监督，促进信息化人事档案管理工作的顺利开展。

　　（责任编辑沈艳）

2021年第9期《社会主义论坛》"工作研究"