如果公文是指党政机关公文，那么在2012年编订的《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）中，规定了公文正文“一般用3号仿宋体字”，公文标题“一般用2号小标宋体字”，此外还规定公文结构层次分为四层“一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。由此可见在《党政机关公文格式》中，涉及到的公文中的中文字体，不仅有仿宋字体，还有小标宋、黑体、楷体等3种，并没有硬性规定必须使用仿宋字体，更没有规定只能使用“仿宋GB2312”字体。
如果指的是企业公文，企业在公文中参考《党政机关公文格式》的规定，使用有关格式及字体，我想更多的是体现出一种正式感，企业想在公文正文用楷体、黑体也没有什么不可以。
2．问：现在都用着WIN7/8，自带的仿宋和 仿宋GB2312 有什么区别嘛？
答：“仿宋”包含的汉字数量要比“仿宋GB2312”包含的汉字数量多得多，所以使用“仿宋”字体可以显示很多生僻的字，比如犇、犇、猋、骉、麤等，使用“仿宋GB2312”只能显示为宋体、黑体等其他字体。一般情况下“仿宋GB2312”已经能够满足公文所需，但是遇到公文中出现一些生僻人名，使用“仿宋GB2312”后公文中字体会存在前后不一致的问题，比如公文中需要出现“拟推荐XX珺同志担任XX办公室主任”的表述，因为“仿宋GB2312”中没有收录“珺”字，“珺”字显示的其实是宋体字，就会造成“珺”字与前后的字体不一致的问题，在严肃的公文之中，显然会给人一种不正式的感觉。如图
“仿宋”字体因为出现的较晚，字体形态经过优化，比“仿宋GB2312-1980”字体更纤细、字迹更清晰，特别是在标点符号、字母数字上，“仿宋”字体都更纤细、更清晰。如图
所以，“仿宋”字体跟“仿宋GB2312”字体的主要区别在于两点，一是收录的汉字更多，二是字体经过优化，更纤细、更清晰。
3．问：为什么大公司都规定必须用这个字体？
答：大公司想要自己的公文看起来更正式，更严肃一些，所以在制发公文时，会参考《党政机关公文格式》规定的格式。
题外话，虽然《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）发布于2012年，对于规范党政机关公文发挥了积极作用，但是在实际运用中也还存在一些问题需要在今后的标准中予以改进解决。
一是《党政机关公文格式》对于公文格式进行了规范，但是没有制作公文的详细步骤，一般印制公文都是使用word或者wps等软件，在word、wps中制作公文，往往因为电脑不同、版本不同，而出现打印出的公文格式不一致的情况。
二是《党政机关公文格式》对公文中的汉字、数字、标点符号等的字体格式进行了明确规定与规范，但是对于公文中出现外国文字并没有具体的规定，那么在实际印制公文中，往往容易出现文中前后外文字体不一样，不同部门、不同机构印制的公文字体不一样的问题（word和wps中默认的英文字体是Times New Roman）。
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