零售企业财务部为何应用RPA？来自亚马逊财务部门的案例

零售业的财务部门在企业经济活动中扮演着尤为关键的角色，高质量的财务工作将会为企业赢得更多竞争的砝码。

然而，随着公司业务量增大，零售企业财务部门需要涉及大量的数据传输和审核的工作。这些工作重复性高，而且还需要保证工作的质量和数据的准确性。财务部门疲于应付，一定程度上也会影响企业的经营活动。

机器人流程自动化应用于财务部门，可以节省员工的时间、减少处理时长并提供可观的投资回报率。

零售贸易公司财务部门5大痛点

1、公司间系统不同步

总部订单系统与分部系统之间存在断点，导致总公司和分公司间的系统无法实现同步，每天需要靠人工将总公司的订单信息逐条输入至国内分公司的系统中，并生成PDF提货单。公司的订单数及订单信息量大，有时一个订单有50-60条不同的商品品名信息。

2、订单转换开票工作量大

分公司在完成订单到收款单的转换后，需要将数据输入开票系统。零售业在开具发票时必须开具详细的商品品名信息，大量的订单信息，给财务人员带来的是同等数量开票工作。

3、开票结果正确率无法保证

财务部门从订单输入到开票岗位安排多人处理，开票结果正确率无法保证。整个财务流程从订单信息输入、订单信息转换成费用清单、最后上传开票系统，整个过程需要两名财务人员共同完成。其中，为规避差错，需在流程中设置审核岗位。

4、税率折算差异需依赖手工调整

零售门店的折扣率在开票系统中的税率折算差异需要手工调整等问题。

5、人力成本问题

雇佣成本逐年递增、员工稳定性、新员工的培训成本等。

亚马逊财务部门的自动化之路

亚马逊过去五年里在财务部门自动化中取得的巨大成效便是最佳案例。

自2016年以来，亚马逊一直在提升财务部门自动化方面的能力。亚马逊坚持在每个关键时刻优先考虑员工的个人需求，使得员工不仅能参与自动化，还能在一定程度上主导企业的数字化转型。

亚马逊的转型之路始于在加拿大安大略省的一名劳工赔偿分析师。该员工的主要工作是处理大量文书和输入数据，这份单调、耗时的工作非常适合进行自动化处理。所以在解决了手动查找数据和频繁复制粘贴的痛点之后，自动化技术每周成功为那位劳工赔偿分析师节省了20小时的工作时间。经过这一成功实践，亚马逊积极扩大了企业自动化范围，为更多的员工节省了接近一半的工作时间。

为了让更多员工享受到自动化成果，普华永道和亚马逊采取多管齐下的方法。他们引入软件开发工程师、商业智能（BI）工程师和产品管理部门来为自动化技术的推广提供帮助。

保证员工在自动化实施中的参与性，这一点很重要。亚马逊高效利用全体员工大会、在线课程、办公时间、午餐和学习时间来提高对员工该项目的认识和参与积极性，希望员工能在企业转型中发挥出相应的重要作用。

尽管亚马逊的自动化之路初始规模较小，但企业整体的自动化进展却十分迅速。在财务部门转型的最初一年半里，亚马逊成功将超过30,000小时的人工任务转为自动化。事实证明，大量的人工任务都可以由机器人完成。在过去五年中，亚马逊实现了75%的离岸交易任务自动化，同时还将“现金到合同”（cash-to-contract）周期时间缩短了75%。

由于节省了重复性任务的时间，员工现在可以更专注于进行有意义的、可推动业务发展的深度分析。员工在深度分析上所用的时间占比从2016年的23%上升到2020年的57%，交易处理时间从56%减少到19%。与此同时，亚马逊还将财务成本占公司收入的百分比从0.78%降低到了0.62%。

目前，亚马逊已有45名平民开发者接受了自动化培训，他们计划快速将这个数字翻一番，以加速企业的数字化转型进程。

RPA自动化成功的4大关键要素

1. 员工主导

从小范围入手，尽可能多的尝试让员工来主导转型。例如亚马逊，就是从一名员工开始，逐步制定了他们的自动化战略，最终发展到领先于业内其他的竞争对手。

2. 明确目标

确保领导层在实施自动化方面意见一致，以及确保具有足够的战略性思维。如果您没有统一的技术战略，那么再充足的自动化也无法使财务部门成功转型。

注意：虽然自动化从一开始就应该成为您技术战略的一部分，但自动化本身并不是一种战略。它只是您工具箱中的一个重要工具。

3. 全员参与

亚马逊的主旨是：“为每位想拥有机器人的人提供机器人”，因此，企业不仅需要确保每个人都可以使用自动化技术，并且还应该积极培养他们参与自动化所需的技能。

4. 全面考虑

并非所有用例都能出现在技术路线图上，但所有的用例都同样重要。事实上，亚马逊的成功主要也归功于他们尝试保障每名员工的独特需求。

即便拥有成千上万员工，但他们的每一份工作、每一次经历都是独一无二的。所以，企业应当尽量全面地照顾到每名员工的需求，以实现更加全面的企业数字化转型。

结语：加速财务自动化

每一个成功的财务部门，最终都会实施自动化，唯一的区别是实施自动化的速度。

在亚马逊这一成功案例中，我们不难发现，亚马逊不仅成功提升了其财务部门的能力，证明了以员工为中心的自动化方法切实可行。他们采用多样化的学习方式并让每名员工主导自己的能力提升体验，从而为快速且彻底地自动化实施创造了完美条件。