节假日通知的结构化实现（1）：设想

大家好！

今天和大家分享我自己突发奇想的一个灵感，也就是在日常的工作场景下，我们能否通过一个更为简单的自动化方式来拟写节假日通知呢？

围绕这一问题，我将目光转向了协作软件，如果我们能在协作软件上增加类似的功能，相信会给节假日通知工作带来一定程度的赋能，提升节假日通知的写作效率，或者说是“生成”效率。

关于节假日通知

在传统企业中，节假日通知是企业运营中不可或缺的通知类文档之一，其目的是向全体员工告知节假日的相关事宜，便于大家能够提前做出相应的安排。

对节假日通知而言，最为关键的信息莫过于节假日的时间范围，这是最为重要的信息，也是所有人最为关心的信息，说它是节假日通知的灵魂也不为过。

除此之外，还会有一些节假日值班人员的联系方式或是相关的友情提示，这些信息面向的会是特定人群，因此可以看作是该文档的补充信息。

很多企业为了体现节假日通知的正式性，会增加相应的“红头”或是电子印章，并通过正式邮件或全员群进行发布。

此外，对于追求高效的负责人而言，他们也会对过往的节假日通知版本进行管理，便于后续的复用，写作媒介也是最简单的word文档。

节假日通知这一工作本身没有什么难度，任何人都可以在短期的培训之后胜任这一工作，不过虽然简单，我们在这上面花费的时间和精力也是非常可观的。

从企业运营的角度来看，如果能够将这些时间和精力节省下来的话，那么我们就完全可以将关注的焦点放在更为重要或者更有价值的工作上。

在这篇文章中，我将对此话题进行探索，并提出相应的解决方案。

该解决方案主要会基于目前常用的协作软件来实现，当然，如何实现尚处在我自己的思考中，并在此进行演绎。

如果未来我的设想真的能够实现的话，相信必将能节省更多的时间和精力。最为关键的是，能够将人为差错出现的概率降到最低。

节假日通知的结构化呈现

对节假日通知工作而言，传统的做法是由专人进行撰写，并将以往撰写的内容以格式化模板的形式沉淀下来，便于撰写人进行修改。

但这样的手动方式其实并不轻松，而且也非常低效。

在节假日通知中，有一些内容是固定的，一般不需要进行修改，而有些内容则是始终处在变化之中的，需要在每一次发布之前进行确认并修改，比如节假日的时间范围、节假日期间的值班人员等。

撰写人需要针对这些内容进行确认和修改，比如，针对节假日的时间范围，需要到官方网站上去确认，然后将时间范围数据“手动迁移”到通知上，而针对值班人员，则需要与相关的负责人确定后，以同样的手动形式进行修改。

这个过程会花费一定的时间和精力，同时也有可能会出现一些遗漏和错误，因为对于一篇中规中矩的通知文档而言，这些信息是散落在段落中的，稍不留神，就会忽略掉一些变化信息的确认。

这个时候，我们便可以将目光转向文档的结构化上。

从文档写作的角度而言，结构化的精髓在于将一篇文档拆分成各类关键信息的集合，当我们完成了对这些关键信息的定义之后，通过一些可复用的标准化自然语言进行串接，这个时候就能够形成一篇完整的文档。

这样做的好处是，一旦文档需要进行更新的话，一般只需修改这些关键信息即可，内容的串接和最后的生成都是自动完成的，省时省力，不再需要花费大量精力到文档中去一一寻找。

目前，结构化的理念已经得到不少行业的广泛认可，并已经在技术传播和医疗领域中实现落地。

在我们身边，医生日常撰写的病历其实就是以结构化方式呈现的，医生并不需要关注病历的语法或是最终呈现形式，而只需要关注一些关键信息即可，比如病人的既往史、过敏史等，以及最终的检查和诊断结果，最后将一份完整的病历自动呈现。

这样，医生的注意力也可以从病历的呈现中解放出来，聚焦更为关键的诊疗工作上。

而对于技术传播领域而言，这样的应用几乎无处不在。

比如，在一份针对于软件系统的用户手册中，软件界面菜单一定是重要的基础信息之一，这也是用户手册中最为高频的信息，当我们在表达某一目标任务时，我们就会做这样的描述，如用户进入某某菜单，完成某某操作。

一旦某某菜单出现了更新，那么只需修改这一个菜单即可，修改的结果可以应用到所有相关文档，如用户手册、应用指南或是培训教程等，实现高效的同步更新。

设想一下，如果没有结构化机制的话，一旦出现了菜单的更新，我们需要将一个个文档打开，定位到所有该菜单出现的地方，并对其进行批量替换，这其中所花费的时间和精力是相当可怕的。

结构化理念也完全适用于节假日通知。在结构化机制的加持下，撰写人同样只需关注一些关键信息，如节假日时间信息、值班人员信息等。

当然，如果这些信息能够与“现成的”信息源打通的话，那么能够进一步提升效率。比如，如果能够将节假日时间信息与电子日历打通的话，那么就可实现时间信息的自动输入，无需进行人工确认和修改。

在下一篇文章中，我将就此进行展开，和大家聊一聊实现上的进一步畅想。