李雪辉：医院智慧财务票据全流程管理系统建设与应用

【摘 要】运用新一代信息技术建设票据全流程管理系统，实现智慧财务。以流程再造和数据治理为抓手，结合机器人流程自动化（RPA）、光学字符识别（OCR）等先进技术，根据票据流转的各环节，分类建立包括医疗收费电子票据、智能报销、电子会计档案3个子系统的票据全流程管理系统。系统的构建与应用提升了患者满意度，有效控制了虚假票据、对账易出错等财务风险，实现了报销业务全流程的信息化、规范化、高速化，提高了工作效率，显著降低了传统纸质会计档案生成、装订、存档、追溯和借阅等多环节的管理成本。

【结 论】智慧财务票据全流程管理系统在医院财务及运营管理中效果明显、提质增效，促进了公立医院高质量发展。

国家高度重视公立医院高质量发展，2021年《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》发布，强调新一代信息技术在建设“三位一体”（电子病历、智慧服务、智慧管理）智慧医院过程中的支撑作用，同时提出公立医院要从加强运营管理、防范财务风险等方面，提升公立医院高质量发展新效能，二者结合即构成信息化支撑下的智慧运营、智慧财务管理，推动医院管理规范化、数字化、精细化。在众多医疗数据资源中，财务票据具有类型多、数量大、流转周期长、管理成本高等特点，对医院资金流管理、内部控制、运营管理至关重要，其管理优化对于医院高质量发展具有非常重要的防风险保障和业务支持作用。上海交通大学医学院附属瑞金医院（以下简称“本院”） 以智慧财务体系建设为出发点，建设架构明确的财务票据全流程管理系统 （以下简称“票据系统”），充分利用新一代信息技术，优化业务流程，在提升管理效率和规范性的同时，促进医院高质量发展。

一、智慧运营与智慧财务的内涵

1、智慧运营的定义

目前，公立医院智慧运营尚无明确的定义。广义上，运营是与生产和服务相关的各项管理工作的总称，包括计划、组织、实施和控制等。进入智慧化时代后，医院管理与运营的结合，使公立医院焕发新的生命力。结合公立医院管理工作的实践，本研究认为公立医院的智慧运营可定义为利用新一代的信息技术整合、重构资源配置，提升医院管理效率和服务质量，满足患者、员工、管理者的多样化需求，促进医院可持续、高质量发展。

2、智慧财务的范围与作用

智慧财务是指依托于光学字符识别（OCR）、机器人流程自动化（RPA）、财务共享、数据中台、人工智能（AI）等技术，以提升财务工作效率、改善会计信息质量、发挥财务前瞻性经营决策支持作用为目标，推动实现传统财务向数据共享和信息传输自动化、财务职能边界扩展，以及智慧化财务变革，最大程度发挥财务数据价值。财政部在2014年发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中指出，管理会计主要服务于单位内部管理需要，是通过利用相关信息，有机融合财务与业务活动，在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动。在信息技术和业财融合的催化下，智慧财务不再局限于事后记录经营结果，而是逐步拓展传统财务职能边界，注重决策前瞻性，不断提升财务工作效率、改善会计信息质量、发挥管理控制和运营决策支持作用，与智慧运营互为补充，促进医院的良好、稳定运营。

二、需求分析

财务票据是医院经济收支的重要凭证和依据，也是风险防控中不可或缺的重要载体之一，贯穿了财务收支的全过程。 相应的财务票据管理流程是否科学合理，将直接影响医院的运营效率和风险控制。因此，医院财务票据管理流程再造在公立医院高质量发展背景下显得尤为重要和突出。

1、提升财务票据管理能级

一方面，伴随着移动互联网的发展和医疗收费电子票据及增值税电子化发票改革的深入推进，票据全闭环电子化管理流程的打通在推动公立医院高质量发展的进程中扮演着举足轻重的角色。另一方面，对公立医院，尤其是超大体量门急诊人次和出院人次的三级甲等医院来说，提升患者就医体验和医院运营的整体效率是医院管理的核心目标，而财务票据的管理效率则直接影响到医院运营效率，因此，财务票据管理的能级提升迫在眉睫。

2、加强医院财务风险防控

传统的财务纸质票据主要依靠人工开具，存在易丢失、易伪造、运输保管有风险等问题，无法充分保证会计信息质量，容易出现财务管理风险漏洞。从以往的统计数据看，票据风险的发生概率尽管不高，然而一旦遇到，会因票面金额大、追索难度大而耗时耗力，造成不可估量的损失和影响。

3、降低财务票据管理成本

原来的财务票据管理流程会耗费大量时间精力和管理成本，其票据流转周期长、票据审核效率低、票据查阅费时费力（患者和医保查阅收费票据、审计工作查阅报销票据等）、票据存储管理成本高，除占用医院有限的物理空间外，还需要专人管理和定期搬运，而通过票据管理信息化则可以显著降低票据管理成本。

4、推动员工规范便捷报销

在员工报销过程中，财务票据审核一直是员工报销流程中的短板。财务审核、出纳人员对政策文件、执行标准的理解很难高度统一，员工对报销制度的理解更是千差万别，导致整个报销周期长，占用员工和审核人员大量时间，且财务部门无法完全掌控线下单据报销的流转进度，间接增加了员工报销的复杂程度。借助智慧财务票据管理系统建设，员工报销过程中复杂的填报手续和耗时长久的审批流程可以得到简化，提升了员工报销过程中的体验度和感受度，以及报销的规范性和便捷性。

5、推动财务人员转型发展

财务票据管理具有高度重复性及高度可替代性，财务人员整日忙于票据的申领、保存、交接和存根归档等，无法从繁杂的基础工作中脱离出来，更无法实现财务转型发展。财务票据管理的流程再造可以有效释放财务人员的工作时间，使其能在管理会计工作中投入更多精力，有利于促进业财融合时代财务人员的转型发展。

三、系统设计

1、框架模型设计

根据需求分析，财务票据系统建设要解决好票据从生成到收集、传输、入账、归档、查询的全流程闭环管理；运用框架模型，以系统结构为主线索对财务票据管理活动进行分类，确定活动之间的关系、需要接收哪些信息、产生哪些数据，并确定数据传输路线。见图1。

图 1 以票据全流程闭环管理结构为主线索的框架模型

2、整体架构设计

通过“分解需求+提炼业务”形成一个体系完整、内容清晰、流程完备的业务框架，进一步构建医院运营管理适宜的智慧财务票据全流程管理系统。同时,财务票据系统开发着重解决流程统一、数据统一、入口统一的问题，实现本院票据管理走向“信息化”“智慧化”。其整体架构分为技术层、数据层、应用层，见图2。

图 2 财务票据全流程管理系统整体架构

2.1 技术层

最底层为“AI+IT”技术保障层，聚焦流程再造、技术应用。首先，业务流程再造聚焦票据管理中转手多、成本高、效率低的活动并对其进行优化，贯通“业业—业财—财务”端到端的流程，建立标准化的业务流程。其次，将技术标准、流程标准内置于票据系统，并根据业务场景进行细分，保证管理目标的实现，为票据全流程信息化管理提供基础。最后，应用OCR、RPA等信息技术，让平台对接平台[外部财务、税务、内部医院信息系统（HIS）等]、数据对接数据（业务、财务数据），减少手工录入，降低错误率并提升效能。

2.2 数据层

中间层为数据标准化治理层，核心建设目标是打破数据壁垒，让数据在系统中流动起来。第一步，建标准，制定项目数据规范、标准和定义，形成数据字典，统一数据口径；第二步，搭建数据平台，实现数据和系统互联互通；第三步，实施数据治理，组织业务、财务和运营等多条线、多系统开展数据治理工作，将碎片化数据转化为标准化数据，最大化发挥数据价值。以数据为支撑，提供科学、客观及专业的管理支持。

2.3 应用层

最上层是基于“电子票据＋智能报销+电子会计档案”3个业务的中台架构，依托技术层、数据层的技术保障、标准规范，开发电子票据、智能报销和电子会计档案存储等功能，打造功能实用、数据共享和管理智能的票据管理系统，实现票据在系统内的流转与共享，最终达到管控财务风险、助力高效运营的建设目标。

四、主要功能与实现

在原有的财务管理体系基础上，结合AI、RPA、OCR及大数据等技术，提出票据系统功能架构。主要包括电子票据管理、智能报销管理和电子会计档案管理3个子系统。见图3。

图 3 票据全流程管理系统功能架构

1、医疗收费电子票据管理

主要包括医疗收费电子票据的申领与开具、查验与入账、汇聚与传输等功能。见图4。

图 4 电子票据管理流程示意

1.1 申领与开具

医疗收费电子票据子系统内连HIS（门急诊、住院），外接财政部门票据管理中心。首先由该子系统向财政部门票据管理中心发出票据申请信息，经批准后获取相应电子票据号段，收费人员或自助结算终端调用该子系统获取票号；患者缴费结算后，子系统即可收到HIS自动发出的开票指令并自我核验，再向患者开具电子票据。电子票据信息在各系统间的相互核验，确保了电子票据的真实性、唯一性和准确性，为医疗收费电子票据入账及归档奠定了基础。

1.2 查验与入账

在开具医疗收费电子票据时，医疗收费电子票据系统可自动加盖医院和财政部门的电子签名，防伪能力强，可靠性高，患者可通过财政部查验网站识别票据真伪。HIS日结后将当天收费明细汇总发送至该子系统，同时发起开票数据核对请求，并逐笔核对收费及开票明细数据，对技术差错导致的差异进行补开票处理，生成数据核对日报；同时将开票明细上报至财政部门票据管理中心，进行相互查验，确保子系统与HIS数据一致，核对无误后子系统导出收费日报汇总表（门急诊+住院）并传输到会计核算系统进行入账处理。

1.3 汇聚与传输

医疗收费电子票据版式文件属于非结构化数据，同时具有单日数据量大和并发访问量高的特点，为解决海量数据的存储访问与共享需求，子系统采用分布式文件存储方式归集电子票据信息，该方式可实现快速查询与存储；当财政票据管理中心、HIS收费端口及电子会计档案子系统的用户同时访问时，可通过多台存储服务器分担存储负荷，并借助位置服务器定位存储信息，提高了子系统的可靠性、可用性和存取效率。

2、智能报销票据管理

主要是基于医院资源规划系统（HRP），结合RPA、OCR技术实现票据的智能报销、入账以及票据的电子化存档，包括纸质发票电子转换、关键信息提取整合、智能验证智能审核、自动生成记账凭证以及票据凭证归集传输等。

2.1 纸质发票电子转换

纸质发票、合同及其他附件材料通过手机、高拍仪或者扫描仪等设备进行影像化处理后，快速精准地转化成电子化形式并上传报销附件库，实现所有财务票据和附件的电子化。

2.2 关键信息提取整合

智能报销票据管理系统通过内嵌的OCR技术对影像化处理后的票据提取关键信息，并对接国家税务局发票查验平台和财政电子票据公共服务平台，自动完成票据的验真、验重。经办人填报报销事由和预算信息后，子系统一键生成报销单据，并自动发起报销审核流程，同时为后续的内控验证提供数据储备。

2.3 智能验证及智能审核

通过内置管控规则，自动验证费用的预算控制，提升了单据审核的标准化程度，解决了审核标准参差不齐的问题，确保不同人员审核标准和口径一致。智能报销票据管理系统还可自定义审批流，支持加签、转交等多种审批方式，并对超标、不合规的报销单据进行提醒或退回说明，助力高效审批。

2.4 自动生成记账凭证

报销审核并支付完成后，系统发出记账指令，会计核算系统按照相应规则自动生成记账凭证，并建立记账凭证与审批完成后的报销单、电子发票、银行回单、银行流水，以及其他报销附件电子版的对应关系，降低差错率的同时提高会计凭证的处理效率。

2.5 票据凭证归集传输

对所有流入、生成的电子票据，自动进行分类、标记、排序和建立对应关系，存储到电子会计档案子系统中进行统一管理。

3、电子会计档案管理

可自动完成票据及凭证的归档工作，主要包括电子存储、智能归档、追溯管理、借阅检索等功能。

3.1 电子存储+智能归档

电子票据在完成开具、报销和入账后，所有单据会自动归集至电子会计档案管理系统，按照报销单编号，整理打包签名后形成一套独立的电子版式文件，文件包含记账凭证、电子审批单、电子发票、报销佐证材料电子文档，以及银行支付回单等所有单据。电子存储和智能归档大大提高了经办人员的报销效率，也有效提高了电子发票纸质归档的规范性，使单位会计档案归档更为规范、统一，满足业务完整性和便利性的管理要求。

3.2 追溯管理+借阅检索

通过内置档案阅读器，实现本地离线查阅明细账和会计凭证，并支持原始凭证及附件的追溯查询。为保证数据安全，在系统中设置电子签名、日志管理、用户监控等安全机制，防止电子会计档案被篡改。同时，借助数据文件加密存储及独有的数据加密格式阅读器，安全地实现了会计档案离线借阅和移交。

五、建设成效

1、实现医疗收费电子票据全覆盖

2020年4月26日,本院成功开出上海市第一张电子收费票据（住院收费票据），并于2020年7月30日和31日分别上线门急诊医疗收费电子票据和互联网医疗收费电子票据系统，实现了医疗收费电子票据全覆盖，患者缴费后无须排队，线上即可领取医疗收费电子票据。从患者角度，有效解决了取票流程复杂、取票效率低、票据易丢失，以及补遗失票据费时费力等问题，大大提升了患者就医体验，同时助力互联网医院的实施和推广；从内部控制和财务管理角度，医疗收费电子票据解决了票面信息易损坏、虚假票据防范难、纸质票据对账难及易出错等问题，有利于本院的财务风险防范；从运营管理角度，医疗收费电子票据降低了传统纸质票据申购、开具、传递、装订和存档等多环节的采购、存储和管理成本，高效且低碳环保。通过医疗收费电子票据全流程打通，本院的票据购买、打印年成本降低了81.12%，见表1。同时，节约了大量的票据储存空间，管理成本得到有效控制。

2、实现票据报销业务流程全贯通

本院已实现专项经费与行政经费报销业务全流程电子化管理，即从线上提单、电脑及移动端审批到自动推送生成凭证并入账，再到电子会计档案系统归档的一站式、端到端管理，见图5。医院采购人员、报销人员、财务人员只需完成纸质票据影像件或电子发票的线上提交、原件交接，系统可自动、规范地完成发票验证、验重，报销审批、资金管理、安排付款和生成凭证等操作步骤，且流程节点可查，避免报销人员为报销签字而多次往返于审核部门和财务部门，减轻了报销业务工作量和管理成本，实现报销速度和效率的双提升，用时较原线下流程缩短85%，员工满意度、流程效率、资金流动速度和管理能级均显著提升。

图 5 智能报销子系统界面

3、实现电子会计档案资源全共享

2021年4月，本院电子会计档案管理子系统上线，是上海市首家启用电子会计档案管理系统的公立医院。该系统与各业务系统、会计系统互联互通，衔接电子票据与电子会计凭证，实现了对票据全口径、全流程的电子化归集、接收、入账和归档，并可随时检索调阅，提高其在审计、纪检、风控及内控工作中的利用率，在档案管理的有效性和规范性上显著提质增效。系统上线1年来，累计存储开具的医疗收费电子票据13256485张，报销入账的纸质票据影像件和电子发票153976份，节约大量纸质票据打印、传递、整理和存储成本。同时，打通医院电子票据管理系统、智能报销管理系统，以及会计核算系统之间的数据连接，实现电子会计档案资料的高效查询和利用。在课题经费审计工作中，会计档案资料的查询、获取及提供时间较之前缩短了85%以上，成效显著。

六、结语

智慧财务票据全流程管理系统实现了医院票据的全流程电子化管理，是本院智慧运营、智慧财务体系建设的重要组成部分。 在票据系统建设过程中，本院紧扣“流程”和“数据”两条主线，以财务风险控制和工作效率提升为切入点，运用新一代信息技术打通票据系统“任督二脉”，让票据在系统间流动起来，助力工作提效、加速业务流转，为公立医院实现智慧运营、智慧财务管理提供了新思路及新途径。

作者：李雪辉 上海交通大学医学院附属瑞金医院财务处处长兼党支部书记，正高级会计师等

来源：中国卫生信息管理杂志