版本被覆盖、员工离职删除…盘点关于文档的恩怨情仇

说实话，很多企业可能每天都在反复来回传同一个文件，桌面上也经常存放着 V1、V2、终版3、终版5…

不少企业希望能在企业内部打造统一信息及办公平台平台，统一内部文档入口，确保信息在跨职能、跨团队、跨地区和时区之间快速流动，满足企业对组织升级、组织赋能的业务建设。

企业云盘凭借着精细化的文件管理、高效的协作、以及完善的安全机制，成为新的企业文档解决方案。

今天我们盘点几个大家可能经历过的文档使用问题场景，并献上云盒子企业云盘解决方案。

场景1：版本覆盖

文件反复修改，每次修改都重命名另存本地，主要是担心直接保存覆盖后，再找回就困难了，但这个动作直接导致桌面上铺满一份文件的多个不同的版本，如果文件很大，C盘直接爆红。。。

云盒子解决方案

在云盒子上文件修改后，全终端自动更新生成最新版本，访问的文件永远是最新版，同时支持版本回滚，可以将历史版本另存或者设为最新版。文档版本按照文件更新时间排列在【版本】中，并标明文件修改时间、版本号、修改人等信息。

云盒子版本

场景2：分司文件分享

跨地域分公司分享文件，要各公司同事配合，通过邮件或IM的方式发送，当文件有更新，或者对方找不着了，又得重新发送！另外总部收集获各子公司的材料只能依靠定期邮件收集，效率低下！

云盒子解决方案

可以通过云盒子服务器互联技术，给信息搭建一条高速公路，共同实现完整的文档云服务，各个子公司数据独立管理的同时，又能做到总司和分司之间数据跨地域互通。

甚至可以自由选择互联的目录范围，无需通过邮件或离线文档工具交换信息，快速跟进，降低信息流转周期，同时方便总公司统一管理。

图中东、南校区服务器互联，用户无感知访问

场景3 ：员工离职删文件

员工离职，将企业重要的文件拷贝到硬盘、上传到个人网盘带走，或者直接清空电脑数据，导致企业数据缺失，影响业务整体发展。

云盒子解决方案

离职人员账号监控预警，当其下载大量文件向管理者推送预警消息，另外其删除的文件流转到回收站中，由管理者重新还原。

更值得一提是，云盒子还有离职交接功能，一键交接云盒子账号、权限、文件等，保持岗位经验和资料的可持续性。

云盒子账号交接

场景4 ：截图转发泄密

80%的泄露都是内鬼所致，通过拍照、接图、拷贝、打印的方式，买卖企业核心机密，商业间谍防不胜防。

云盒子解决方案

为了预防这种行为的发生，云盒子采取了多重防御机制：

• 首先是密级设置，企业核心数据设置密级，没有高权限的人连文件名都看不到，杜绝普通员工接触核心数据的机会。

• 其次，对重要文件开启预览和下载动态水印功能，文档上附带有IP号、日期、人名，对拍照、下载进行威慑，便于快速定位嫌疑人。

• 最后，还有防复制、防截屏功能，多重防泄密机制，打造企业数据安全共享的“护城河”。

云盒子安全沙箱

云盒子不仅仅是一套工具，更是工作习惯的优化和升级，统一的文档管理平台，能帮助企业数据集中管理、经验沉淀等，建立专属数字化内容体系。