行政管理专科段《秘书学》课程复习资料(4)——简答题

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专科段《秘书学》课程复习资料(4)——简答题

四、简答题：

1.秘书职业具有哪些基本属性？
答：（1）事务性。设置秘书职业岗位，目的在于协助领导进行事务管理。
（2）智能性。秘书常被人称为领导的“智囊”、“高参”，他们为领导出谋划策、协助领导协调各方矛盾，为上司决策把关。
（3）中介性。秘书与秘书部门处于承上启下的中枢位置，是沟通组织内外、联系领导与部门、领导与群众的桥梁。
（4）综合性。与职能部门单一的管理职能比较，其工作内容多种多样。

2.秘书应该如何培养良好的职业道德品质？
答：（1）倡导自制、“慎独”，完善自我操守。
（2）学习先进典型，提升职业精神。
（3）重视课堂教学，夯实职业道德思想基础。
（4）积极组织、积极参与社会实践，认知职业道德内容，养成良好职业道德风尚。
（5）利用“三自”活动平台，培养其完善职业品格的自觉性。

3.职业秘书气质类型分为哪些？分别适合从事哪些类型的秘书工作？
答：气质划分为四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质。

秘书的不同气质特点影响秘书活动的效率——秘书工作形成了许多分工，不同气质的人适合从事不同的工作：

胆汁质类型：适合于从事鼓动性与组织类型的工作，能够制造比较热烈的工作气氛，造成一种情绪感染。这种类型的秘书办事果断，不拖泥带水，适合于处理办公室的日常事务，以及进行具有开创性、挑战性的组织工作。

多血质类型的秘书：灵活敏捷、活泼好动的特点，决定了他们善于与各种熟悉的和不熟的人打交道，因此，他们适合于从事对外联系、交际、公关方面的工作，还适合于处理各种包括人际关系在内的协调工作。

粘液质类型的秘书：此类气质的职业秘书表现得比较沉着冷静，注意力稳定而且工作踏实，适合于从事材料综合及文书处理方面较细心的工作，能够做到工作有条理性。

抑郁质类型的秘书：感受性比较强，思维周密深入，直觉性强，分析问题较深刻，有一定的预见性，适合从事文件起草和提供咨询工作。他们往往能够深化领导思想，使工作经验得以系统化。
4.职业秘书应该具有哪些专业能力？
答：职业秘书的专业能力具体包括语言文字应用能力、活动组织策划能力、办文能力、档案收管用能力、利用现代办公手段能力、日常事务处理能力。同时，也包括决策能力、创造能力、社交能力、实际操作能力、组织管理能力和自我发展的终身学习能力、心理调适能力、随机应变能力等。
5.试列表比较封闭式、开放式办公室布局的优缺点。
答：封闭式布局模式优点：

1、安全、保密；2、工作不受干扰，适合专业性工作；3、保证员工隐私。

封闭式布局模式缺点：

1、空间利用成本高；2、工作流程不通畅，难于交流；3、难于监督员工的活动。

开放式布局模式优点：

1、打破地位、级别障碍，增加平等感；2、工作单元灵活机动，随需要而变；3、既独立又便于联系，工作流程通畅；4、易于监督员工的工作活动；5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积。

开放式布局模式缺点：

1、不适合机密性工作；2、易受干扰，很难集中注意力；3、工作中噪音太大易影响他人；4、难于做到保障公共空间和私人空间的独立。

6.秘书的感觉可以分成哪些类型？具体指什么？
答：秘书的感觉可以分成两大类，外部感觉：视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉；内部感觉：运动觉、平衡觉、机体觉。
7.试陈述秘书知识结构的基本内容。
答：秘书知识结构呈现出两横两纵的”Ⅱ”型特点，见下图：

图中，下方的横线代表基础知识，上方的横线代表相关知识，两条纵线分别代表秘书专业知识和秘书所在行业的业务知识。
8.试陈述秘书情商结构的基本组成部分。
答：秘书情商结构包括以下组成部分：一是认识自身的情绪；二是能妥善管理自己的情绪；三是自我激励；四是认知他人的情绪；五是人际关系的管理，即领导和管理能力。
9.按《党政机关公文处理条例》规定，收文办理的主要程序是怎样的？
答：《党政机关公文处理条例》第24条规定了收文办理的主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
10.领导要求你设计一份公司电话记录表，请完成。
答：