餐饮门店人事管理系统如何精细化管理100多家食堂，1000多名员工

梅味轩餐饮创立于2005年，是宁波一家大型团膳餐饮管理企业，主要服务党政机关、企事业单位，是宁波市餐饮服务龙头企业、中国团膳优秀企业、中国餐饮著名商标、中国百强优秀企业、国家级餐饮行业优秀企业。

梅味轩旗下共有120余家食堂，共有员工1300余人，代表客户有梅山管委会、宁波保税区管委会、大榭管委会、宁波市财政局、宁波电信、宁波环球航运广场等。

面临痛点：
信息不准确，工作效率低，管理不规范

梅味轩管理着100多家食堂，1000多名员工，每天会产生大量的信息，通过传统的管理手段，信息的处理、传递难以准确而高效，这不仅会造成管理上的混乱，也会增加薪资发放等重要工作的难度。

1. 信息管理混乱
梅味轩使用Execl表格存储公司内部的各项信息与数据，因此会带来这几个问题：一，随着表格增多，信息查找极不方便。二，表格的内容经常会被修改，经过多次修改后，信息会发生错误，并很难恢复到正确状态。不准确的信息则会造成工作失误。比如，很容易错过续签到期的合同，增加用工不规范风险，漏发、错发员工生日补贴，降低员工体验。

2. 薪资核算效率低

信息混乱是一方面，梅味轩最大的痛点与难点，则是薪资核算难度大、工作量大。餐饮排班多样化，考勤规则也不相同；入离职人数多，岗位调动频繁，员工补贴项目多等，通过公式计算的个税与实际扣税不一致等等，导致无法再用传统的Execl核算薪资。

梅味轩面临的问题，也是从基层发展起来的连锁餐饮企业普遍的问题，缺乏规章制度与管理规范，也没有相应的餐饮门店人事管理系统支撑，因此管理相对混乱、乏力。

解决之道：
通过数字化建立流程，提升效率

2021年4月，梅味轩引入i人事，通过企业组织结构和业务现状进行梳理和评估，体系化整合组织、岗位、人员、考勤、绩效等项目，实现了对员工劳动力管理的效率的显著提升。在i人事项目团队帮助他们梳理人力资源管理流程及系统培训之后，他们的人力资源管理工作也获得了极大改善。

完善的员工花名册，即时传递信息，加强员工管理

i人事的花名册模块能完整记录与员工相关的所有信息，除个人基本资料外，员工从入职到离职的全生命周期，比如调岗、升职等所有信息，都记录在系统中。信息修改后，也能即时同步，过程数据还可以回溯。

在i人事系统中，查询信息也相当便捷，选择相关字段即可。梅味轩的HR要了解某部门或某些员工的社保缴纳、合同到期情况，只需勾选相应字段，并不需要像此前那样，在繁琐的电子表格中查询。如果需要了解某位员工的成长履历、升迁时间，也可以方便地查询，而不是依靠人工记忆。

即时、规范的信息管理不仅解决了梅味轩基本的信息混乱，同时也为梅味轩进一步提升管理效率打下基础。

及时的系统预警与提醒功能，避免用工风险，提升员工体验

现代餐饮企业非常注重用工规范，及时与员工签署合同就是体现之一。梅味轩有1300多名员工，每个月都有大量员工的合同即将过期，需要续签。在应用i人事之前，梅味轩通过Execl统计合同即将到期的员工名单，工作量大，很容易出现差错。而i人事系统则有合同预警功能，梅味轩的HR可以设置合同到期前一定时间内，系统进行提醒，届时，系统则会准时预警，因此能极大规避员工合同到期而未重新签订的风险。

梅味轩不仅注重用工规范，也很重视员工体验，会给员工发放生日福利，之前通过Execl表格统计当月过生日的员工名单，同样易出错。而通过i人事的生日提醒功能，梅味轩的HR只需一键导出相应员工名单，再根据不同福利制度，发放生日福利即可。入职周年、生日祝福等信息也可以通过i人事App直达员工本人，不仅降低HR工作量，也提升了员工体验，使员工对梅味轩有更高认同度。

薪资与员工信息、审批等功能关联，提升薪资核算效率

在应用i人事系统之前，梅味轩通过Execl计算薪资，因为员工人数多、岗位多、出勤规则不同，补贴多样化、入离职人数多、薪资调整多，薪资核算成为梅味轩人力资源管理最大的痛点。i人事则实实在在改善了梅味轩的薪资核算。

首先是薪资核算。

梅味轩的薪资分为三大部分，一，某运营大区自负盈亏，薪资核算由该大区负责人进行。二，总部核心管理层薪资由人力资源总监核算。三，普通员工薪资由薪资HR核算。此前的工作流程是，某个人核算完薪资，再将表格发给另一个人核算，而基于i人事系统，则能实现多人同时分工核算，极大提升效率。

而此前在核算薪资时，需要在上月工资单的基础上，结合该月考勤表进行，既要将员工出勤数据录入薪资表，还要核对员工信息是否准确，是否有入离职员工等，延长了薪资核算周期。

i人事系统详细记录了入离职员工信息，薪资核算之前，各大区员工信息很容易就能核算清楚，薪资计算时，只需要根据该员工名单，录入出勤数据即可，能提前节省大量前期工作。如果应用了i人事的考勤功能，员工出勤天数还会自动成为薪资计算的基础数据。而员工的各类补贴和通过审批后的薪资调整，也会通过系统自动加入薪资计算。

在梅味轩，HR核算薪资后，需要将薪资表提交给用工部门审批，并经由总经理审批。之前HR需要根据大区将薪资表拆分成不同表格，分别提交给各大区负责人审批。应用i人事系统后，大区负责人只需要在系统上审核，而HR也可以设置大区负责人的审批范围，既能多人同时审批，提高内部协同工作效率，做到日清日结，同时也能避免某区负责人了解其他大区薪资情况。

薪资审批后，梅味轩财务人员则可以根据i人事的“薪税通”功能，一键报税，减轻财务工作。

价值产出：
数字化智数报表，使餐饮企业迈向精细化管理

餐饮行业通常都是草根企业，创始人、高管、员工成长自基层，企业管理缺乏流程及制度，通过i人事，内部信息能准确实时传递，为企业规范化、精细化管理提供保障。

连锁餐饮岗位多，用工多元，连锁餐饮店24小时排班复杂，i人事灵活多变的排班与考勤功能则可以解决这一问题，而高效的审批功能也能极大提升审批效率。

更重要的是，i人事将员工信息、考勤、审批、薪资等功能进行有机结合，调整后的数据都能即时反映在薪资核算中，大大简化薪资核算的难度、工作量，有效解放HR。对这些功能的有效应用，梅味轩解决了信息混乱的问题，并使人力资源管理迈向新的台阶。

但实际上，针对连锁餐饮，i人事还能提供更多价值，举例来说，连锁餐饮行业人员流动性强，对招聘需求大，i人事的招聘功能则可以帮助HR管理招聘渠道、招聘流程，储备备用人才，提升招聘效能。连锁餐饮需要经常培训员工，基于i人事培训功能，企业则可以建立线上学习、考试中心，使培训更方便快捷。

然而，餐饮企业要想有效扩大规模，管理就必须从草根时期的粗放式迈向现代的精细化，人力资源数字化则能有力地推动这个进程，为组织和业务赋能。

i人事智能HR系统为餐饮企业提供了及时、统一、准确的考勤数据采集和统计，将HR人员从过往经常要统计复核数据的繁琐工作中解放出来，降低了管理和沟通成本，为餐饮企业劳动力决策收集了强有力的数据支撑，通过贯通数据信息共享，构建人事业务闭环流畅，全面提升公司人力资源管理效率，为企业科学决策，员工劳动力分析和人才管理发展提供数据支持！