职业经理人，应该如何管理时间？

来源：来源于《高分经理人：如何成为专业的管理者》，人民邮电出版社授权发布

诗人马克西姆·高尔基 (Maxim Gorky)这样形容时间:“世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最易被忽视而又最令人后悔的就是时间。”

时间，不仅对于个人而言很珍贵，对于企业而言，也异常地重要。企业作为现代社会组成的一部分，无可避免地受到时间的制约。面对纷繁复杂的市场状况，企业和经理人的挑战，正是被要求在有限的时间里，完成既定的目标和过程，同时要做得比别人或自己上一次好。

经理人的时间该花在什么地方

可以说，经理人手中最有限和珍贵的资源就是时间，因为每个时间窗口对于企业的发展都不可复制。

那么经理人应该怎样利用有限的时间去产出最佳的业务结果?IBM前副总裁张烈生在《高分经理人 成为专业的管理者》提出了一个简单的公式方法，帮助读者更好地分析时间管理问题(见下图)。

授权：强大生产力的来源

授权(Delegation)是一个看起来很简单，但做起来很难得事情。尤其是新手经理人，常常会在授权上犯下错误，比如轻率授权经常“所托非人”(用错人或任人唯亲)， 表面授权但实际上“从未放手”，无论是过度还是不及，都会让执行失效。

张烈生认为，经理人授权员工获得相应的权力(通过制度或一次性授权)去完成任务，前提条件是合理分 工，这样才能匹配上能力最合适的人。这不但要先从组织资源、厘清流程和工作计划入手，更要求经理人清楚了解员工的能力、知人善任，再辅以合适的赋能，这样授权才会起到应有的作用。

授权的意识和能力缺一不可，经理人只有做好授权，才能将时间合理分配，产生强大的杠杆作用， 使团队获得更大的生产力！

时间管理的“三分之一原则”

为了更好地进行时间管理，张烈生在自己三十多年的职业经理人生涯中，总结出了一个通用的管理“三分之一原则”，即将时间大致平均分配到策略、执行和团队3个方面，落实到日常工作计划之中，并且在每周、每月和每季进行复盘，确保时间均衡使用在同样重要的地方。

经理人对业务能投入多少有效时间，跟他的所有工作时间、懈怠时间，以及业务目标允许的 时间息息相关(见下图)。

有些事情需要较长时间处理，但是受业务目标制约必须限时完成，这时候经理人需要以事情 的轻重缓急(紧急性 / 重要性)决定优先级，还要判断事情的最低用时(不一定追求完美)，尽量将可用时间合理地用于各种目标的实现上，最大程度影响业务结果的输出。

工作时间越长、中间懈怠(休息、放空、浪费)时间越短，可用在处理业务上的有效时间自然就越多。如何按照自己的作息习惯将有效工作时间的“供应”增加，也是经理人在时间管理过程中需要重点考虑。

时间管理的常见问题与建议

对于新手经理人而言，在时间管理上，极其容易犯下的三类问题，分别为“目标感不足”“计划性和时间观念不足”，以及“执行纪律不足”。针对这三大类问题，张烈生又将其再次细分，给出了他作为“过来人”的执行和建议。

（一）目标感不足

1） 不重视目标的确立

面对此类问题，经理人应当给予足够重视，在确立目标时反复“拷问”是否有的放矢，尽量将目标具体化(尽可能量化)，尤其是内容、时 间和负责人。一旦目标定下来，就需要贯彻执行，时刻复盘，确认是否如期如效，提醒自己不要被其他事情干扰而偏离。

2）老板的任务永远优先

有此类困惑的经理人，需要时刻提醒自己做一个独立自主的人，确立目标后要跟老板确认。一旦定下来以后，要以大局为重，除非老板主动要求你更改目标，否则不要轻易改变，因为，最后老板是以你的目标作为衡量你的标准。

3）过分追求完美

在确立了目标和计划之后，经理人一定要对执行情况保持客观的审视，确保时间和质量能实现平衡，遇到完成质量可能会影响到完成时间的情况，需要迅速寻找解决方法，调整目标和计划，确保如期完成。

（二）计划性和时间观念不足

1）没有计划，不注重细节

经理人从小事开始，养成制订计划的习惯，哪怕是再小的事情，都要写下任务清单，简单扼要地列明时间和内容。经过反复的锻炼，经理人会养成系统化分解任务的能力，这一能力能在大事上发挥更大作用。

2）不会区分轻重缓急

经理人要摆脱应付眼前事情的“惯性”，以先重要、后紧急作为优先级分类的条件。在确立优先级的过程中，对业务价值和所需时间做出客观评估，能帮助经理 人做出更好的选择。

3）不会利用碎片时间和同时处理多任务

要同时解决以上两个问题，最好的办法是将大任务分解拆细至能在短时间内结束的子任务，这样子任务便可以被从容地安排在碎片时间中处理，减少事情拖延的情况出现，让经理人可以在同一时间里处理更多事情。久而久之，这样做间接也会提升经理人对自己处理能力的信心。

4）对时间限期不尊重

经理人要检讨自己是否有这种坏习惯，一旦发现应当立刻改变，并且在做出任何时间的计划和承诺之前，客观评估其是否合理。

（三）执行纪律不足

1）应变能力不足

经理人要通过工作培养自己的应变能力，充分考虑手上的工作和外来变化，评估哪个更重要，还是紧急但不重要，是否有折中的办法等。有时候经理人又要以不变应万变，纵有再多干扰，也要时刻专注于手里的目标，努力集中精力，控制和保持自己的节奏，不半途而废。

2）懒惰

经理人应养成制订每日任务清单和每日复盘的习惯，并且竭力不让事情“隔夜”。

3）缺乏任务跟进

经理人可以将“需要跟进别人的任务”加入每日工作清单之中，确保不会遗忘，养成定期任务跟进的良好习惯。

4）无效沟通

经理人要重视并加强沟通能力的培养，利用好每一次沟通的机会，包括事前计划、事中控制和事后跟进。有关沟通的讨论，将会在后面展开。

5）优柔寡断

经理人的最重要的价值之一就是做决定，患上“选择困难症”或“分析瘫痪症”，需要提醒甚至强迫自己做决定，或者主动邀请信得过的人(如上级)推动自己在合适的时候做决定，然后通过事后复盘证明决策正确，逐步增强信心。

6）逃避困难

很难确定有什么好的建议能够帮助这类经理人改变逃避困难的习惯，最根本的解决方法是经理人需要从提升个人能力和信心开始，然后才能改变心态，将自己的个人利益放到业务和团队之后。

以上时间管理中存在的常见问题，并非囊括了所有问题，而至于问题的分类，也是因人而异。身为职业经理人，必须有能力，及时反思和发现自身存在的问题和不良的工作习惯。

不管引起这些时间管理的原因是什么，只要能够改变任何一项，都会帮助经理人提升自己的时间管理的能力，并且，也可以利用自己的时间管理能力来帮助整个团队进步。

无论最终，想成为一名什么样的经理人，良好的时间管理意识和能力都是一个非常必要的条件。即使一个职业经理人的个人能力十分强大，但时间管理得不足，就会导致问题，它不单会造成决策和执行时机的延误，而且会“牵一发而动全身”，影响整个团队的工作效率。在业务如此繁重、市场环境越发复杂的今时今日，时间管理能力，也成为了决定经理人是否称职的一个重要标准。

正如诗人高尔基所说:“时间是最公开合理的，它从不多给谁一份，勤劳者能叫时间留给串串的果实，懒惰者时间给予他们一头白发，两手空空。”

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