留学生如何给老师发邮件？

由于国内和国外的文化、教育制度生活方式的不同，刚到英国的留学生或多或少有会各种不适应，这些不适应往往体现在生活、学习、饮食、文化、社交等方面。

作为学生感触比较大的就是社交方式上，国外与国内的社交方式不太一样，学生通常是要通过发邮件的方式与老师、学校沟通。这就让很多刚开学的留学生很不习惯。

首先和大家科普一下，在国外读书，包括学校有什么活动，考试信息，课表，课程内容，学期考核等等，这些都是靠邮箱来传递的，也就是老师或学校不当面告诉你一些信息，但会通过邮件形式通知，所以，发邮件是学校和老师的责任，而主动查看邮件是你自己的责任。

首先为大家介绍一下邮件的基本结构：

1. 一定要写邮件主题
2. 介绍自己（名字+学号+课程编号）
3. 邮件正文内容
4. 用礼貌和正式的表达
5. Double check(邮件是不能撤回哦）
6. Thank you note

Part 1

邮件主题：

确保主题线条清晰并切入要点：Question about current assignment or Final essay questions

邮件开头：

称谓（注意：一定要有对方的合适称呼，千万不能写错了）

Dear Professor/Dr./+老师姓氏（Last name)(头衔可以在学校官网查）

“Dear+姓氏”的表达开头，显得得体。不知道姓名的时候可以使用Dear Sir/Madam

问候用语：

一般的英语邮件的首句总是客套话，我平时用的最多的

“hope this email finds you well”

“Hope you enjoy your weekends.”

“ I hope everything is well with you.”

“I hope you are well and staying safe(特殊时期问侯）

Part 2

介绍自己

提醒教授你是谁？很多学生可能会给教授发邮件，教授不可能每个都能记得住，因此你需要提醒他们，说出你的名字以及与教授一起上哪门课。

例如：

My name is XXX(姓名要写全）+学号+课程编号

I'm Lili from PM600 class

Part 3

邮件正文内容：

唯一的原则就是-单刀直入,表达清晰,紧扣主题。教授一般都很忙，如果不想你的邮件被忽视或很晚被回复。第一句话就表达清楚你的诉求和疑惑，让你的读者可以迅速明白你这封邮件的目的是什么。

例如：

I was wondering if...

Here I would like to inquire about...

I have a question about the assignment you gave us last Monday.

Do you want us to work in groups or alone?

Part 4

礼貌和正式的表达/Double check

• 完整的句子

这封电子邮件是一个正式的邮件，不是一个微博，也不是一个微信，这意味着你在写给教授时需要使用完整的句子，这样看起来更专业。

• 注意语气

初次联系教授时，请保持语调和语言的专业性。这意味着没有表情符号。

• 使用正确的表达符号

给朋友的电子邮件中，可能没有句号和逗号是没什么问题的，但当你给教授写邮件时，确保在应有的位置使用正确的标点符号。

• 单词拼写

尽管一些新生代的词语在互联网上流行，但在专业的电子邮件里应该尽量避免这些。也就是说，不要用“u“代替”you”,用“asap”代替”as soon as possible”等等，请务必使用正确的拼写。

• 适当的大写单词

句子开头单词应该大写，专业名词应该大写，确保始终需要大写的单词大写。

• 再次检查邮件的语法

阅读你的电子邮件检查是否有语法错误。

Part 5

Thank you note

Thank you

Thank you for your time.

Have a nice weekend/holiday

I’d really appreciate it if...

Thanks for your reading

如果有附件的话，可以用“please refer to the attached document.”

建议使用：

Best wishes， / Best regards， / All the bestwith you，

Yours +名字

• 期待教授的回复

Thank you in advance and hope to...

I am really looking forward to hearing form you.

Please let me know if you have any questions

• 如果你的问题没有通过电子邮件得到解决，可与预约一个正式的或非正式的meeting，就要提出来让他们知道。

May I make an appointment with you for a meeting

Thank you for answering my question. I'll see you in class.

I would like to schedule an appointment to talk about XXX.

I appreciate your thoughts on this issue. Would you mind if we met in person to discuss it in more detail?

• 回复老师邮件

Many thanks for your feedback.

Thanks for your quick reply.

• 节假日之后

I hope you’ve had a great weekend

I hope you had a good holiday/break

I hope you’ve had an excellent Christmas

• 回复晚了

Apologize for late response/reply

I am ready sorry to be so late to get back toyou.

• 补充上一封邮件

Following my previous email,...

Part 6

模板

Dear Professor XXX

My name is XXX, and I am a student from your course 111.

I am writing this email because I have some difficulties structuring myresearch paper. I was wondering if you would be kind enough to havea quick look at the outline. Any suggestion would be appreciated.

Thank you and I am looking forward to your kind reply.

Best Wishes,

XXX

Part 7

其他

• 约会议

Would it be possible to have a meeting with you?

Can we have a supervisory meeting this week?

Is it possible to have a meeting at XXX?

Please let me know what time would work best for you.

• 申请病假/作业延期

I have missed/will miss a number of your classes due toillness.

I’m requesting an extension because...

• 问问题？

For the assignment XXX, I have the following questions.

Your reply helps me a lot. Many thanks.

Thank you so much for telling/helping me again I reallyappreciate for your time and support.

• 表达请求：

可以多多使用虚拟语态，也就是多用Would和Could

比如：

I would like to know if…

Could you let me know if…

Do you know if…

Could you please…

Would it be possible to…

I was wondering if you could provide more information about…

Part 8

Tips：

• 留下良好的第一印象

如果你的问题已经在课堂开始时得到了回答，你还要求老师在回复你一次，这种情况会使你看起来像一个没有认真听课的学生，让老师感到非常沮丧，因为这会浪费他们的时间。

• 不做伸手党

比如大部分电子版的文献你可以在大学图书馆查找，却一定要给教授发邮件问PDF，或者自己不好阅读VLE上面的assignment details，一定要问老师，我们的考试形式等等。

• 使用你的学校邮箱

老师每天会收到大量的电子邮件，通过使用学校邮箱，你将更可能避免发的邮件被推送到垃圾邮件中，你学校的邮箱看起来更专业。

• 缺少动作需求

你的邮件篇幅过长，老师根本不知道你表达的什么。建议发邮件的时候，要添加动作需求，你要明确你需要老师为你做什么？比如：你希望老师把你的论文时间延长、你希望老师在几点之前能回复你等等。你要明确表达出来，不要让老师猜你的需求。