深度解析！采购审批流程步骤详解

采购对于许多重要的业务是非常必要的，例如雇用承包商、购买软件和设备以及向供应商付款。即便如此，许多企业仍然在采购方面遇到困难，原因之一是他们缺乏有效的采购审批工作流程。
如何创建审批流程
一般来说，你可以按照以下步骤来创建审批流程：
1、制定书面审批政策
如果没有制定好政策规则，就无法执行。成功的企业都会仔细记录所有政策，包括审批流程。在采购审批方面，应该详细说明谁可以审批订单、需要提供哪些信息，以及如果订单和收据不一致后果会如何。这样做可确保所有发票都能迅速得到核实，不会出现错误或延误。
2、考虑审批层级
动态审批为采购流程带来恰到好处的控制。在概述你的审批工作流程时，请考虑以下几点：
● 哪些用户有采购权限？
● 哪些支出阈值应触发额外审查或签批？
● 某些产品类别是否需要更多监督、安全审查等？
● 针对特定部门的指导方针是否适用于审批流程？
● 是否应对新供应商或产品类别进行额外审查？
通过这些问题，可以更清晰地了解你的流程，以及它将如何在企业内部为采购服务。

3、建立审批人员名单
指定审批人可确保每个请求都由正确的人按照正确的顺序进行审核。这些明确的审批行动有助于防止工作流程中出现任何不必要的延误或瓶颈。
对于每个审批流程，应确定哪些审批人应参与决策，例如：
● 直接经理
● 部门领导
● 财务
● 高管
根据采购或合同的金额价值，审批流程可能有所不同。例如，高额合同可能需要高管签批和潜在的安全审查。小额的日常采购可以通过部门级审批来进行，以保持流程的高效性。
4、建立审批工作流程
首先为每个请求定义初始提交操作。建立一个接收表单或使用采购管理平台，使用户能够记录他们的需求，概述可能的解决方案，并通过适当的渠道引导他们的请求。
电子采购平台——8Manage SRM，允许用户从预先设计的供应商或物品清单中选择所需物品，从而实现这些工作流程的自动化。它可以建立并执行支出限额、审批路径和权限规则，以减少请求管理中常见的耗时的人工审批流程。
5、创建文档保留系统
你的审批流程应包括一个文档保留系统，以便检索和审查当前和过去的发票。集中发票开具和相关合同可带来许多好处，例如更易于合同研究、谈判、供应商选择和准入以及采购管理。
采购审批工作分步流程
采购审批流程通常涉及几个步骤。虽然具体步骤可能因组织而异，但大致步骤可以总结如下：
第 1 步：确定需求
该流程的第一步是确定采购需求。这可以由部门或个人来完成。必须确定是否有必要采购，如果有必要，需要什么特定的产品或服务。
第 2 步：索取报价
当确定了需求，就可以向潜在供应商发送报价请求。这样做是为了确定所需产品或服务的价格、数量和交货日期。在报价请求中必须提供所有必要的详细信息，以确保供应商能够提供准确的报价。
第 3 步：获取报价
发出报价请求后，潜在供应商将提供报价。必须根据价格、质量和交货时间等因素评估这些报价。评估应客观进行，建议多方参与，以确保评估彻底、公正。
第 4 步：获得批准
评估报价后，采购必须得到指定机构的批准。该人员可以是经理或采购官员，具体取决于组织的政策。
第 5 步：采购
采购获得批准后，最后一步是进行采购。这涉及创建包含所有相关详细信息的采购订单，例如商品描述、数量、交货日期和价格。采购订单中的所有详细信息都必须准确且完整，以避免采购出现任何问题。
自动化采购审批流程
电子采购解决方案在采购审批系统的设计/创建/实施中发挥着非常重要的作用。事实上，好的电子采购系统在设计时就考虑到了采购审批自动化功能。
8Manage SRM是市面上备受称赞的电子采购管理系统，支持多种方式的采购合同审批流程，从需求、订单合同到付款和发票都能一站式管理：
-简化的申请管理：可以轻松创建和管理采购订单。用户只需点击几下即可创建采购订单并提交审批，从而使流程更快、更高效。
-自动审批工作流程：系统包括自动审批工作流程，可将采购订单发送给适当的审批人。这可确保采购得到适当审批人批准并符合企业的政策。
-提高可见性和透明度：提供采购审批流程的实时可见性，允许用户随时跟踪订单状态。这增强了透明度和问责制，并确保参与采购流程的每个人都达成共识。
-集中的供应商管理：该系统还包括集中的供应商管理功能，允许用户管理其供应商信息，例如联系方式、付款条件和绩效指标。这样可以更轻松地为每次采购选择合适的供应商，并确保所有供应商信息都是最新的。
采购审批流程是采购周期中至关重要的一步。通过制定标准化流程，企业可以进行必要的、经过审批的且符合其政策的采购。此外，简化的采购流程更是有助于减少错误，确保采购准确高效。