虚假发票如何防？采购付款三向匹配帮你把关！

关于虚假发票，大家可能都略有所闻。前几年，就有人利用虚假发票，从Facebook和谷歌共计骗走了1亿多美元！
实际上，虚假发票骗局在全球范围内相当严重，每年给企业造成数十亿美元的损失。
也许，如果Facebook和谷歌在付款前有某种系统对发票进行审查，可能一开始就不会成为受害者。同样，除非企业采用足够的保护措施来防范虚假发票，否则将会损失多少，甚至已经损失了多少就不得而知了。
在本文中，我们将探讨三向匹配，这是一种可以用来管理应付账款的验证技术，以确保只为企业合法交付的货物和提供的服务付款。

什么是三向匹配？
三向匹配是将采购订单（PO）、货物收据和供应商发票进行核对的过程，旨在杜绝欺诈、节省开支，并为审计跟踪保留记录。三向匹配通常在向供应商付款之前进行。
三向匹配的重点是通过查看相关文件来验证发票，这些文件可以证明：
● 企业要求开具发票的货物/服务，以及
● 企业收到了开具发票的货物/服务。
通过核实企业是否要求并收到发票上付款的货物/服务，可以很容易地确定发票是合法的还是虚假的。
三向匹配的组成部分
三向匹配涉及交叉验证相关文件，以便在付款前验证发票的真实性。这些相关文件包括：
● 供应商的发票
在发票中，供应商清楚地列出所提供的货物或服务、供应数量（或时间长度）、每种供应产品的单价以及任何其他适用细节。供应商的发票实质上是向供应商支付欠款的请求。
● 采购订单
个人或部门在工作中需要任何物品时，都会提交一份申请，详细说明需要的物品、数量和原因。采购部门收到申请后，会将其扩展为给供应商的采购订单，概述他们需要的产品或服务、数量和质量，以及他们同意支付的金额。
● 货物收货单
收货通知单说明收货人员已接受供应商交付的货物，并记录数量、交货条件和任何其他适用的注意事项。收货部门完成尽职调查和记录后，该单据就会转交给会计部门。
有了这三份文件，应付账款人员就可以在付款前进行核对，以确定供应商的发票是否合法。这有助于避免无根据和伪造发票而产生的欺诈行为。
三向匹配如何让企业受益？
三向匹配可帮助企业追踪发票来源并确认其合法性。下面详细介绍了三向匹配如何使企业业务受益。
● 杜绝欺诈
将采购订单和收货报告并排放在一起，应付账款人员可以查看发票，并立即确定它是否准确地代表了已提供给企业的货物和服务。杜绝欺诈的一个好办法就是实现采购流程自动化。
● 对供应品及其相关支出核实记录
三向匹配使企业与卖方和供应商的关系透明化，因此很容易查看他们向企业提供的供应品以及他们收到的付款。这对于跟踪支付给特定供应商的款项以及诉讼（如果出现这种情况）都很有用。
● 增加利润
三向匹配有助于保护企业避免不必要的开支，从长远来看，这将增加企业的利润。如果不因欺诈性索赔而亏损，盈利总是更容易。
● 保持足够的审计记录
每当面临审计时，跟踪企业现金进出的良好审计线索是必不可少的。无论是来自政府、投资者还是其他既得利益方的审计，三向匹配都能创建可靠的书面记录，帮助核实企业的合法支出。
如何提高三向匹配流程的效率？
三向匹配的本质是杜绝欺诈，确保在付款前对所有收到的发票进行适当审核。虽然这是理想的做法，但企业的应付账款团队可能会遇到一些阻碍，使他们无法确保每个供应商都能按时收到付款。
为了避免虚假发票，应付账款团队必须格外小心。这意味着企业最终要花费更多的时间来履行发票。
而8Manage SRM自动三向匹配解决方案可以帮助企业：
● 创建采购订单后立即存储、
● 收集团队的收货报告，以及
● 收到发票后自动审核所有这些发票。
除了三向匹配外，8Manage SRM采购管理软件还提供简单而强大的自动化功能，使企业采购工作更便捷高效。
● 一站式的电子采购
● 供应商全生命周期管理
● 实时记录订单执行
● 采购合同电子化管理
● 实时主动的支出分析
将这一切结合在一起，企业就能得到一个更智能的采购自动化解决方案，以极少的时间和更低的成本，简化整个采购流程的同时，更快、更安全地处理发票。