虚拟财务共享中心的优势和挑战

当企业建设财务共享中心时，其组织形态是无法回避的一个问题。

就组织形态而言，财务共享中心可以划分为实体财务共享中心和虚拟财务共享中心两种。市场上常见组织形式为实体财务共享中心，虚拟财务共享中心与之差异在哪里？在运营过程中有什么优势，又面临怎样的挑战、如何应对？

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虚拟财务共享中心的定义

张庆龙教授在《财务共享服务中心建设都有哪些模式？应如何选择？》一文中给过一个定义：虚拟财务共享中心是采取虚拟组织的形式，通过标准的业务财务流程、统一的财务核算标准、高效的财务共享平台以及先进的网络技术、通讯技术（如视频会议技术）等，将不同地理位置的员工联结起来，实现财务共享服务，是实体财务共享中心的虚拟化。

从物理位置上看，实体共享服务中心出于人才招募、运营成本和组织沟通的考虑，选址主要在一、二线城市或总部所在地，而虚拟财务共享服务由于不需要集中在某一个地点，员工可以通过网络和移动终端在任何地方完成工作，实现异地办公。

从工作流程上看，实体共享服务是工业化时代的产物，它是通过对企业流程的再造，把价值链中相同的工作进行集中来实现的。而虚拟共享可以视为数字化思维的产物，它不仅将工作流程进行标准化和拆解，而且还将部分对专业技能要求不高的环节通过网络平台分发出去，让网络平台中的员工通过抢单的方式进行作业并结算。若网络平台连接到企业外部，还可以实现“众包”作业，让所有网络用户都成为虚拟财务共享的虚拟员工。

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虚拟财务共享中心建设的优势

1、工作模式多样，运营成本低

虚拟财务共享中心中的人员不受地理位置的约束，可在人工成本相对低的城市办公，也可以采取居家办公、作业外包的形式开展业务，人员招聘、使用更加灵活。特别对于一些国企、行政事业单位等人员不好集中的组织，虚拟共享是解决人员集中的更好方案。

2、 人员转型安置更灵活

虚拟财务共享中心是基于高效的财务共享平台、先进的网络和通讯技术进行作业，随着技术更迭应用，财务共享中心自动化、智能化水平逐步提高，财务共享中心人员释放后面临转型，可就地选择相关部门进行人员安置。

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虚拟财务共享中心面临的挑战

1、沟通效率和质量低

在作业过程中，虚拟财务共享中心通过各种通讯技术（视频会议、电话会议、聊天软件）完成交流，基于线上沟通方式，共享人员之间存在信息不对称、沟通不充分、沟通不及时等问题，导致合作困难、决策延迟和错误，直接影响财务共享中心作业质量和效率。

2、 人员稳定性低

财务共享中心作业模式下，工作内容本身存在重复性高、内容枯燥的特点，虚拟财务共享中心下该特点更加明显。因地域产生的沟通频率和效率问题，导致员工的问题与诉求不易察觉，员工归属感不强，人员流动性大。

3、 管理难度大

虚拟财务共享中心的人员管理通常涉及多个区域、多个业务单位，如何远程调配各方资源，并确保执行的有效性，对管理者提出较高要求。例如，如何在月结、年结时，统一安排人员加班？如何监控员工工作饱和度？如何确保共享作业质量和效率？

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如何应对挑战？

虚拟财务共享中心建设面临的挑战，更多是“人”的挑战，对此，笔者建议如下。

1、 关注业务执行有效性

虚拟共享只是人员不集中，作业模式依然要统一系统、统一派工、业务分组处理。所以在业务的执行上要更加注重执行有效性，例如标准化规则和流程是否能坚决执行、共享对于作业时效质量的要求是否能坚决落地。

虚拟共享模式下，需要更完整、及时、准确的运营分析数据及监控，更密切关注时效、质量、客户满意度指标。实体共享模式下，可能每个月一次运营分析报告，虚拟共享下，可能要每周监控一次，甚至例如时效、人均工作量等指标需要日监控。

虚拟共享模式下，需要更全面的业务质量、风险监控机制，以及客户满意度监控机制。审核记账、资金支付质量共享内部需要有独立团队做日常和专项质量稽核，甚至要做到日业务质量监控。要有更频繁的风险监控机制，以屏蔽分散业务团队的执行风险。同时，子公司、业务方的反馈也会更直接反应共享业务情况，客户满意度调研、共享客服机制需要更完善。

虚拟共享模式下，需要更精准的绩效考核机制监督运营指标落地。没有奖惩的机制和方法是无法落地的，共享需要明确每类业务、每个岗位的日、周、月度的绩效指标，有针对性的进行奖惩考核。只有实际落地的绩效考核机制，才有可能保证运营指标能够达成。

2、 强化沟通机制

根据虚拟财务共享中心沟通的特点，可建立多维度沟通机制。

从共享运营角度自上而下的组织更频繁的培训、信息共享，关注标准化制度落地。针对业务变化引起的流程和标准变化，财务共享中心应组织员工及时拉通，确保各区域员工信息对称，财务执行结果统一有效。除了常规线上培训，共享运营层面可能需要更频繁的出差进行现场培训。此外，对培训的效果考试、评估也需要更细化，在培训完成的当下就要考核培训效果。

同时，要加强共享运营、财务整体职能变化、公司经营变化、战略宣导等方面的信息传递。虚拟共享模式下，虚拟作业组织日常接受的是平级单位的信息，有可能与共享架构所在的总部、集团有信息误差，要尽量避免这样的信息误解。

从虚拟组织角度自下而上更多元的沟通机制。适当组织定期交流，倾听虚拟组织内员工的诉求和问题。对于工作中频繁出现的问题，财务共享中心应及时总结并制定FAQ，对员工进行专项培训，减少沟通成本；关注员工需求，重视企业文化、主人翁精神建设，增加员工归属感，降低人员流动性。

3、推进智能化应用，释放人力

虚拟财务共享中心是信息化和智能化的产物。随着人工智能相关技术的发展，智能化是未来财务共享中心的必然趋势，而智能化工具的应用，在虚拟财务共享中心“人”的问题处理上，效果更加明显。通过OCR、大模型、智能审核等技术应用，可释放财务共享中心人力，在提高作业效率和质量的同时，降低因为“人”产生的沟通和运营管理成本，推动虚拟财务共享中心在服务职能中更高效、灵活、稳定和智能。

资料来源：令才汇

组稿制作：谢朝喜

责任编辑：李前

内容审核：李鸿

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