为什么单位档案不改成电子档案？

凡是一个单位，就一定有大量的纸质档案，而且每年的档案都要更新，都要浪费大量的油墨和打印纸，同时浪费打印机，浪费电费，浪费人力资源。为什么不改成电子档案？

电子档案不占空间，不会浪费很多打印纸、油墨、打印机和人力资源，而是会节省很多资源，节省办公经费。为什么不启用电子档案呢？因为纸质档案一直沿用下来，不能中断。有了纸质档案，才算是有了档案，算是办公人员做了一些事，用档案记录在册，算是一种工作记录。倘若没有纸质档案，似乎就不能证明办公人员干了实事。可是，很多单位的档案都是在检查前的一两个星期才开始整理，能把一年的档案整理出来，甚至能把好几年的档案都整理出来。按照上级的要求，逐条落实。上级要什么档案，下级就能整理出什么档案，丝毫不乱。上级根据档案打分评估，下级要按质量整理好档案，供上级审查。一唱一和，相得益彰。倘若没有纸质档案，只是准备了电子档案，就会打破规矩，让上级检查的时候费点事。毕竟，自古以来就有纸质档案存在，要是用了电子档案，岂不是胡乱整理？起码上级是这样认为的，要用纸质档案记录工作，好翻阅，也好评估。

电子档案容易被复制，被抄袭。相同性质的单位可以互相抄袭电子档案，只要改了姓名、地点、日期就行了，内容不用改。要是都用了电子档案，岂不是弄得一片混乱？可是，上级不知道的是，下级整理档案的时候早已经胡乱抄袭了，抄袭之后，打印出来，弄很多纸质档案，上级检查的时候居然查不出雷同的内容，也就正常评估打分了。纸质档案只不过是电子档案的打印版，早就抄袭了很多内容，甚至兄弟单位之间的档案一模一样，只是人名、地名、时间不同而已。如此来看，还不如直接用电子档案比较省事，节省资源。可是，为什么不用电子档案呢？

纸质档案有一定的好处，就是在非常时期，没电、没网，人们仍然可以查阅纸质档案，可以整理纸质档案，要是用了电子档案，遭遇没电、没网的时候，就不能查阅和整理了。电子档案有一定的局限性，但省时省力省资源，而纸质档案也有一定的局限性，除了费时费力费资源之外，就是容易丢失，容易遭遇火灾，容易人为损坏等等。不过，有的单位要求纸质档案和电子档案同步进行整理，丢失纸质档案，还有电子档案做备份，可以随时查阅。如此一来，就会让档案资源丰富起来，但还是有些浪费纸张和油墨、打印机之嫌。

从经济方面来说，纸质档案要完全被电子档案代替，不然就会成为浪费资源的大户，成了花费办公经费的主要项目。可是，上级有要求，领导要执行，一般员工根本不能扭转这种局面，而领导也不能扭转这种局面，就会任由其发展。只要时间长了，人们就会习惯成自然，认为再正当不过了，不会提出什么反对意见。很多档案其实根本没什么用，用电子档就行，没必要打印出来，装在精美的档案盒子里，供人审查、评估、打分、参观，没必要非得整理。只要日常工作正常进行就行。可是，领导要求工作留痕，不留痕就等于没有工作。于是，很多工作不但要整理计划、集体实施过程文本、总结，而且还要拍照片，拍视频，和文本文档一起归类，放到一个档案盒子里，算是一种图文并茂的档案。以至于有的领导为了整理档案而去摆拍，事实上根本没有做那些事。如此一来，那些图文并茂的档案就成了假档案，但审核评估档案的人员并不会到民间走走，就和整理档案的人不会到民间走走一样。整理档案的人摆拍，审核评估档案的人走过场，只要有规定的档案内容就顺利过关，并不会调查档案的真假，也不会考察工作是不是落到了实处。

有文字档案，有图片和视频资料，还能有假吗？其实，大多数都是假的。既然是假的，谁也不说破，就是正当的，需要持续下去。于是，很多单位的领导都要下大力气整理档案，还要摆拍，争取评估的时候获得高分。当然，整理档案是一项大的财政支出，需要领导拨款，把办公经费拨出一部分，用于整理档案。除了要购买打印机、油墨、打印纸之外，还要购买档案柜、档案夹、档案袋、活页夹等东西，能把一个空屋子弄成档案满满的档案室，打印的档案以万来计数，算是“做”了工作。而整理档案过程中的花费不透明，领导会吃一定的回扣。这种回扣不公开，不透明，只要不说，别人就不知道。如此一来，领导就很喜欢整理档案，不但关系到单位的综合评分，而且还能让职工们都动起来，不至于闲来无事。还有一个重要的原因就是档案开支，领导吃了回扣，当然不可能把这个项目废掉了。至于没电、没网的时候可以看到纸质档案，只是一种说法，现在没电、没网的时候很少了，甚至不可能出现了。试想，谁会在没电、没网的时候查阅档案呢？

看来，纸质档案还是要存在下去，浪费也是要持续下去的，而电子档案只是作为备份出现的，却不可能完全取代纸质档案。