人事档案丢失纠纷的三个诉讼要点

一、分辨是真“丢失”还是用人单位“故意扣押”？

有时劳动者与用人单位发生争议，用人单位会故意扣押其档案，谎称丢失。用人单位不得故意扣押档案，否则根据劳动合同法的规定，将按每名员工五百元以上二千元以下的标准处以罚款，给劳动者造成损害的，还应当承担赔偿责任。所以，谎称丢失的用人单位，有可能出于害怕法律责任，而后声称重新找到（当然也可能真的丢失后重新找到），用人单位如果通知员工取回档案的，虽然个人不得保管自己的档案，但如果员工疏于回应，致使档案又丢失的，则有被认定对档案丢失负一定责任的风险。

二、“档案丢失纠纷”和“档案转移纠纷”处理的法律程序有可能不同

《中华人民共和国劳动合同法》第五十条规定，用人单位在劳动关系终止时的负有协助转移劳动者档案的义务。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）第一条第（四）的规定：“劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后，请求用人单位返还其收取的劳动合同定金、保证金、抵押金、抵押物发生的纠纷，或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续发生的纠纷”属于劳动争议。也就是说，如果是要求用人单位转移档案，并要求承担因未及时转移档案，支付因此产生的社保或劳动待遇损失的，则应按劳动争议处理，由劳动仲裁委员会先行仲裁处理。

而如果是档案丢失纠纷的，根据《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》（〔2004〕民立他字第47号）的规定，“保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。”如果因档案丢失起诉要求补办或赔偿损失的，通行观点认为，可以直接作为民事诉讼起诉。

三、应注意档案丢失纠纷的诉请事项是否涉及劳动争议

如前所述，档案丢失起诉一般可以作为普通民事诉讼直接起诉，但这不宜作一刀切的简单理解。如果档案丢失，诉请的不是“补办档案”或“赔偿损失”，而是要求补缴社保、承担保险待遇或其他劳动福利、待遇的，在性质上也应该不属于普通的民事争议，属于劳动争议，应由劳动者仲裁先行处理。也有的起诉要求对退休待遇进行核定，这则属于社保机构的法定职责，法院有可能不予受理。如果起诉要求补办档案、赔偿损失的同时还有其他涉及劳动争议请求的话，则法院有可能仅对前述请求进行处理，对于劳动争议部分的请求，则在判决中释明其另寻法律途径解决。

最后说一下诉讼请求的难题：

档案丢失虽然可以起诉补办，但是现实中丢失的档案有可能是永久性的丢失，而且大部分丢失的档案，都是流动人事档案实行人才市场托管以前的早期档案，可以用于补办的佐证材料很少。法院有可能基于“事实不能”而判决驳回（也有学者认为法院可以直接判补办，至于补办后档案的真实性则由用人单位自行负责），因此，档案丢失诉讼请求主要侧重于损失赔偿请求。

损失赔偿的请求计算没有可以参考的统一标准和范围，以下是各个案例中总结的请求范围供参考：

1、养老保险待遇或退休金损失，往往由于档案丢失导致在办理退休时，发现部分早期工作年限无法认定或无法认定为视同缴纳。可以计算保险待遇差额并主张赔偿，有的判例直接支持按月支付差额直到原告死亡为止，有的判例则是参考公布的平均寿命，损失计算到平均寿命后，一次性判赔。

2、无法或迟于办理社保登记或转移的损失，例如各个保险待遇损失，即使在事后找到了丢失的档案，有的法院也判决支持该损失，损失多由法院根据案情酌定。

3、精神损失赔偿。有的法院支持，有的法院不支持。

关于人事档案纠纷缺乏法律层面的应有规定，各个地方的劳动仲裁委员会和法院处理起来也不同，本文仅供各位参考。