员工离职环节的法律风险与防范对策｜劳动法江湖

文 │ 谢炳城

原载《中国人力资源社会保障》2024年3月刊

在企业劳动关系管理中，如何处理员工离职，建立有效的员工离职法律风险防范机制，既是企业人力资源部门的职责所在，也是企业HR人员的必备工作能力之一。纵观我国成千上万的企业，能够完全做到杜绝员工离职法律风险的，几乎没有，即便是大型企业、上市公司，也只能做到相对健全和完善，无法完全杜绝。而对于小微企业而言，由于没有更多的人力、财力的投入，企业老板不重视，HR不专业，在员工离职法律风险管控方面，尚有欠缺。因此，如何建立有效的员工离职管理体系，做到“好散”“善终”，降低员工离职法律风险，是企业必须要攻破的一道课题。

一、员工离职法律风险成因分析

在员工离职环节中，导致法律风险发生的原因有很多，归纳起来主要有以下几个方面：

1.企业管理层法律意识薄弱

在白热化的市场竞争中，企业迫于生存和发展需要，往往把时间精力和各种优质资源放在技术研发、产品销售、精益化生产等方面。至于后勤管理，由于其“不赚钱”，通常不愿意投入更多的资源。在劳动法律法规方面，企业管理层往往意识不强，了解甚少，长期不重视劳动法知识的学习，企业内部缺少从员工入职到离职的用工风险管控体系，导致劳动用工风险居高不下。

2.企业HR劳动法知识欠缺

HR是企业劳动关系管理的责任部门，直接负责员工从入职到离职各个环节的用工制度建设和风险管理。然而，由于HR的从业门槛低，不需像医师、律师等职业需要通过严格的考试并取得相关执业证书才能从业。在庞大的HR队伍中，大多数的HR并非科班出身，既缺少前期系统的理论知识学习，又缺少后期的实战经验积累，缺少劳动用工管理的体系思维，无法准确地识别企业劳动用工过程中各个环节的风险点并加以防范。

3.企业劳动用工管理制度不健全

一是缺少必要的用工管理制度。劳动规章制度是企业规范用工的根基，是员工行为的指南，也是企业对员工进行奖惩的依据。用工管理制度不健全，则使得企业用工无章可循，无据可依，随意性大，容易发生违法行为。

二是缺少严谨的作业流程。作业流程是HR用于处理日常劳动关系事务的指导手册，如果作业流程不完善，则HR在进行用工管理作业时缺乏可依据的准则，全任其主观意识处理，对于新手或者劳动法知识不扎实的HR，往往容易遗漏某些关键步骤，从而导致用工风险的发生。

二、员工离职法律风险的主要表现

案例：蔡某于2014年2月入职甲幕墙装饰有限公司，蔡某在职期间，将其所持的一级建造师证、注册安全工程师证、高工证等证书证件交给了甲公司，甲公司出具了收条。2015年4月28日，蔡某因个人原因向公司提出辞职并离职，离职时，甲公司未向其退还暂押的证件，也未向其出具离职证明，致使蔡某无法顺利就业。双方因此成讼，蔡某主张甲公司归还其证书证件，出具离职证明，并赔偿其无法就业的损失82500元。（蔡某诉南京某幕墙装饰有限公司劳动合同纠纷案，最高人民法院公报2020年第4期）

法院认为，用人单位应依据劳动合同法的规定，在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明，在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续，并在合理期限内为劳动者办理专业证件转移手续，用人单位不及时办理上述事项，致使劳动者在再次就业时无法办理相关入职手续，或者无法出示相关证件，严重影响新用人单位对劳动者工作态度和职业能力的判断，从而导致劳动者不能顺利就业，损害劳动者再就业权益的，应对劳动者的未就业损失进行赔偿。本案中，蔡某于2015年4月28日离职，甲公司至2015年11月30日才将相关证件退还给蔡某，超出了合理期限。法院最终判决甲公司向蔡某支付未办理离职手续而造成的损失55900元，并判令甲公司出具离职证明。

从上述案例可以看出，部分企业在处理员工离职的环节中，仍存在诸多问题，带来不少用工风险。本文作者谢炳城认为，实务中主要表现在以下几个方面：

1.不注重员工离职的“仪式感”

根据劳动法规定，无论是哪一方解除或者终止劳动合同，均需向对方作出解除或者终止的意思表示，员工离职需要有“仪式感”。具体而言，员工因个人原因辞职的，企业应以其提交书面辞职通知为准，企业单方面解雇员工的，也应出具书面解雇通知，双方协商一致解除劳动合同的，应当签订解除劳动合同协议，等等。实务中，有部分企业并不注重员工离职的“仪式感”，发生劳动争议纠纷时互相扯皮，往往最后以企业败诉告终。

2.没有及时开具离职证明

根据劳动法规定，员工离职时，企业应当向其出具离职证明，可见，为离职员工出具离职证明，是企业的法定义务。实务中，很多HR认为离职证明不重要，因此不给离职员工开具，甚至还有一些HR并不知道开具离职证明这一法定义务，或者担心开具后企业会承担责任，不但不主动开具，即便是员工向企业提出，仍找各种借口推脱不予开具。发生劳动争议时，企业往往要承担未履行法定义务的不利后果。

3.未明确告知是否启动竞业限制协议

竞业限制协议是企业为了保护商业秘密不被泄露而与高级管理人员、高级技术人员以及其他负有保密义务的人员所签订的限制其离职后就业选择权的协议。实务中，竞业限制协议一般在员工入职时签订，至员工离职时，往往已经过去了多年，双方都不记得曾经签订过该协议，员工离职时企业也没有明确告知其是否启动竞业限制协议，致使员工离职后自由择业，给企业商业秘密保护带来被泄露的风险。

4.没有进行离岗职业健康体检

根据职业病防治法的规定，对从事接触职业病危害作业的员工，企业应当按照法律规定组织上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查，并将检查结果书面告知员工。也就是说，企业既要防止员工带“病”入职，也要防止员工带“病”离职。如果企业未对从事接触职业病危害作业的员工在其离职时进行离岗职业健康检查，其离职后在其他企业工作时被诊断为职业病的，前企业可能要承担工伤赔偿的连带责任。

5.没有及时停缴“五险一金”

员工离职，双方劳动关系终止，企业不再承担缴纳社会保险和住房公积金的义务。然而，有些HR却往往由于疏忽大意，忘记及时停缴离职员工的“五险一金”，导致企业继续被扣缴费用花了“冤枉钱”不说，还可能因未及时停缴社保而产生违法风险。正如合肥市中级人民法院（2018）皖01民终5870号案例所载，王某离职后，企业忘记为某停缴社会保险长达三年多，产生了42000余元的社保费，该企业向法院起诉主张王某返还该社保费，法院最终判决王某无需返还。

三、员工离职法律风险的防范对策

通过上述分析我们可知，员工离职环节中的大部分法律风险是可以预测的，本文作者谢炳城认为企业可以通过制定和完善以下对策加以防范：

1.规范员工离职作业流程，从源头上进行“防呆设计”

制定标准作业流程并要求HR严格按照流程进行作业，可以使得不同水平、不同经验的HR采用相同的“方法”进行标准作业，通过“防呆设计”来规范HR对员工离职环节的作业方法，是企业用工风险防范最有效的措施之一。具体为：

第一，完善作业流程。就员工离职环节而言，可以制定作业步骤，每一步该干什么、怎么干、什么时候干等，均用文字或者图表的形式明确且清晰地表述出来。同时，还应制定作业清单，将员工离职时所要做的工作列举出清单，HR在处理员工离职时，对照清单逐项落实，可以有效防止遗漏。

第二，对作业流程进行合法性审查。光有标准作业流程还不够，还应对流程进行合法性审查，对不符合法律规定之处予以修改或者剔除。在形式上，企业HR可以自行审查，也委托劳动法专业律师进行审查。

第三，严格按照作业流程进行作业。企业制定了标准作业流程，还应要求办理员工离职的HR严格按照该流程进行作业，不得增加或者减少规定的步骤，也不得主观改变某些步骤。

2.拟定离职证明范本，及时向离职员工出具离职证明

劳动合同法第50条及其实施条例第24条对企业开具离职证明以及离职证明所应当载明的内容作出了规定，企业应当严格遵守法律规定，给离职员工开具离职证明。具体为：

第一，拟定离职证明范本。离职证明的内容分为法定内容和非法定内容两部分，前者是指劳动法规定必须要载明的内容，即劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限，后者是指劳动法没有规定必须要载明的内容，比如离职原因、是否签订保密和竞业限制协议、员工在职期间的工作表现等，企业可以根据实际情况酌情增加非法定的内容，但通常以不对员工进行贬低性评价为原则。

第二，及时向员工离职开具离职证明。出具离职证明是企业的法定义务，只要是员工离职，企业就应当为其开具离职证明，员工是自行辞职还是被企业单方面解雇或者是双方协商一致离职，则在所不问。通常情况下，企业应在员工办理完工作交接时出具，不可拖延。

3.及时停缴“五险一金”

入职参保、离职停保，既是企业HR的工作职责，也是HR应掌握的常识，员工离职时，HR应及时为其停缴社会保险和住房公积金。我国多数地区均已开通网上业务，企业可以轻松地在网上完成“五险一金”的停缴操作，员工离职时，企业应及时在网上办理停缴操作。没有开通网上业务的地区，可以在每个月固定日子到社保和公积金柜台去办理停缴业务，比如每月的1日和16日分别办理过去半个月的停缴业务等。

4.建立检查监督机制，防止“漏网之鱼”

企业HR在操作完成员工离职环节的所有工作后，还应建立检查监督机制，进行“二次确认”，防止由于负责作业的HR的不专业或者疏忽大意而出现遗漏某些行为动作，如忘记停缴社保、未开具离职证明等。有效的检查监督则可以“弥补”类似的疏漏，防止“漏网之鱼”。通常而言，检查监督应由HR部门负责人或者指定人员完成，定期或者不定期进行，可以“抽检”，也可以“全检”，主要是按照员工离职作业流程一一比对，确认每一个步骤均已严格按规定操作且符合合格要求。

四、结语

企业在劳动用工管理过程中，就员工离职环节而言，大分部的风险都是可以预见的，企业只有通过认真分析该环节中可能发生的各种法律风险，了解其成因、性质、特点，进而制定相应的防范对策、建立风险管控机制并严格执行，大多数的风险是可以得到有效防范的。也只有这样，才能提升企业合法合规用工能力，保障企业健康稳定发展。

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