数字档案馆关键技术大揭秘｜应用场景与技术对策

数字档案馆建设是一项系统工程。它既是一场管理变革，又是一场技术变革，涉及计算机软件、硬件、网络、系统、安全等诸多技术。

《“十四五”全国档案事业发展规划》要求：“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。”

2024年《档案法实施条例》明确指出：国家鼓励和支持企业事业单位、社会组织和个人等社会力量通过开展科学研究、技术创新和科技成果推广等形式，参与和支持档案事业的发展。

当前，数字档案馆的建设重点已转向高新技术。那么，应如何充分发挥技术的赋能作用，建设具有数智时代特征、有效提升档案“收管存用”信息化水平的数字档案馆？要解答这个问题，还需对相关技术进行深入了解与实践。

■ 电子文件接收

数字档案馆建设“以资源为王”。为确保有价值的数字档案资源能够接收进馆，从数字档案馆建设开始，就应确定电子文件的接收范围、标准和方法，配备必要的技术手段，从源头上抓好电子文件管理。

在范围上，除了参照纸质档案接收要求，还应针对电子文件多样性的特点，接收反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录；在种类上，除了文本文件，还包括数码照片、图形图像、多媒体、数据库、网页等各种形式的电子文件；在移交方式上，可以是在线也可以是离线自动或半自动接收。此外，还要通过质量检查、开展技术服务等，加强对电子文件形成、整理、归档、移交的监督。当电子文件同时符合质量要求和归档程序要求，就可以转化为电子档案。

在电子文件接收的过程中，需要具备的关键技术是：文本挖掘技术、多媒体技术、数据预处理技术、资源组织及关联技术等。

■ 档案数字化

档案数字化是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

它包含档案数字化采集、档案数字化管理、档案数字化查阅，可实现档案资源内容自动化识别、规模化分析、可视化呈现。档案数字化的优点在于：提高档案采集、管理和利用的效率和准确度。

实现档案数字化的关键技术包括：扫描技术、OCR识别技术、视音频捕捉技术、多媒体信息压缩技术、海量数据存储与组织技术、多媒体信息标引技术、数据集成技术、超大规模数据库技术等。

■ 电子档案管理系统

《电子档案管理系统基本功能规定》指出，“电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。”这明确了系统必备的功能。

通过电子档案管理系统，档案业务人员可以对电子档案进行科学、高效管理。此外，基于电子签名、数字加密、权限控制、备份与恢复、定期数据迁移等技术手段，系统还能保障档案信息的安全性和可靠性。

电子档案管理系统的关键技术有：档案信息管理平台技术、基于内容的信息检索技术、数据挖掘技术、OCR识别技术、用户界面生成器、批量挂接技术、多文件浏览器技术、通用数据转换技术、通用报表生成器、数据储存与管理技术、数据备份与恢复技术、安全与隐私保护技术等。

■ 档案信息共享与流转

档案信息作为新生产要素，在信息技术的驱动下，可以发挥更大的价值。通过数字化技术，档案信息不再受限于时间和空间，可以实现远程访问和共享。这样不仅方便利用者获取所需的档案信息，还能加快工作流程，提高工作效率。

但在档案信息的共享利用与流转中，可能会存在涉密、涉敏等问题，导致档案信息泄露或滥用。这些问题都需要我们建立数据安全管理制度，运用信息技术去解决，比如：制定数据交换标准和数据接口。

档案信息共享与流转的关键技术包括：多媒体数据压缩和传输技术、分布式资源与运行管理技术、信息检索技术、数据交换技术等。

■ 档案保密与权限管理

数字化技术在档案管理中的另一个重要应用是实现档案的权限管理与安全控制。在数字化技术的作用下，管理员可以对档案信息做出加密、权限管理等操作，确保档案信息的保密性和安全性，防止档案信息泄密或被非法篡改。此外，还需定期开展安全漏洞检测和风险评估，主动防范因异质备份损坏、人工误删、病毒等突发情况而造成的数据丢失及泄露问题。

档案保密与权限管理的主要技术有：防火墙、数据加密、身份认证、数字签名、数字水印、交换控制、数据备份与恢复等技术。

■ 档案管理流程优化

档案管理包含八大流程，分别是：收集与接收、登记与整理、保存与保管、检索与利用、鉴定与评价、销毁与保全、借阅与归还、监督与评估。

在档案管理工作中应用数字化技术，可以实现全流程电子化，还能通过分析流程，发现并解决存在的问题，确保档案的完整性、可靠性和可持续性。此外，数字化技术还能为流程的改进提供数据支持。

档案管理流程优化的主要技术有：流程协同、数据挖掘和主动推送、数据可视化等技术。

随着科技的不断发展，数字档案馆所依赖的技术也将不断演进，在档案“收管存用”等方面不断取得进步与突破。