给高管做PPT汇报时的框架及关键原则

最近给高管领导做了一项平台架构的年度方案汇报，受到了高管及其他相关团队领导的肯定，赢得了领导们对方案的支持。

同时，还被领导作为标杆，要求其它部门按照类似的思维框架来进行汇报。

开心之余，笔者忽然发现，自己已经突破了以往非常头痛的汇报问题。

但是经过这一次高强度的汇报，大约持续的4小时单人SOLO后，对于汇报有了一些更底层、更通用的认知提升。

这些经验是可以开箱即用的。

自己进行复盘的同时，也整理出来，以飨读者。

一 、“汇报”是最佳ROI的工作

但是对于不管具体工作还是个人来说，又是一个投入产生比巨大的工作。

在影响力层面，汇报往往是让领导或者更高层领导，了解并支持你的工作的主要或者唯一手段，同样也是你提升组织影响力的重要途径。

在具体方案层面，优秀的方案能够赢得相关领导的支持，在组织层面认可后，各个层面几乎没有阻力，并且可能获得授权、资源预算。

如果说我们的工作也符合帕累托定律（即著名的二八原则），那么“汇报”肯定属于最终的20%。

所以，不要惧怕汇报，这是一个巨大的机会。

二、提升“汇报"能力千万不要舍本逐末

大家都有想过提升自己的汇报能力。

但是，一定要搞清楚，汇报能力≠PPT画图能力。

网络上流行嘲讽“干活的不如画PPT”的，有一定的道理，我们要吸取经验的是，主要提升自己对手业务领域的思维认知，而不是纯粹的画酷炫的PPT页面。

当然，不要过于关注PPT样式，不是说就忽视了PPT的重要性。

俗话说“人靠衣裳马靠鞍”，汇报的PPT起码不要“丑陋”，起码在平均水平以上。

毕竟人都是感性动物，过于“丑陋”的展示肯定回产生副作用，当你汇报对象强忍着对展示的“审美”批判时，就产生了精力消耗。

为什么不做的稍微好一点呢？

每个人都可以做到！

只要收集一下组织内，属于你要汇报的层次的一些汇报模板，拿过来直接复用就好了。

笔者也曾经非常头痛这个问题，甚至专门花费298元购买了一些PPT培训课程，当然下载了其提供的一些素材模板后，就放在电脑中“吃灰”了。

我们要做的是“汇报”而不是“PPT”，所以要有意识的积累日常工作中的一些素材、模板。

在PPT上，笔者是一个坚定的“拿来主义者”。

尤其是对于程序员来说，在PPT方面如果自由发挥，一般都是“越修改，越丑陋”。

对了，这句话来自许岑的keynote教程，他给老罗做演讲幻灯片，也是笔者当时挣扎着想要提升汇报能力时学习的诸多课程之一。

这句话让笔者发现自己的“审美”以及精力，完全不可能也没必要成长为一个PPT高手后，笔者转换成“拿来主义”。

没想到却曲径通幽。

并且，后来发现最终提升自己“汇报”能力的，反而是李运华的下面的一本书，他讲解的是晋升答辩，但是里面的汇报原则却非常通用，笔者写年终总结或者绩效事项的时候，一直在应用。

三、汇报"三板斧"之逻辑框架

汇报不能舍本逐末，“末”是指上面提到的幻灯片样式。

那么“本”呢？

当然是对领域的认知。

体现在汇报材料上的话，就是整个汇报的逻辑框架。

以笔者在金融科技领域做架构汇报的经验来说，刨除个性化的业务领域，在逻辑架构组织上有下面非常重要的四个大原则。

总分合结构

体现汇报逻辑性的第一个地方，就是PPT的汇报目录。

这是经典的“二分法”的算法的模式，适用于各种工作场景。

在架构方案领域，“总”一般包含业务背景、技术现状两方面。“分”指的是通过背景现状的分析，发现要达到“目标架构”的“关键举措”。

其简要结构往往如下：

1、业务概览

具体来说，第一部分业务概览，是介绍一下业务情况。

我们知道对于企业架构来说，BA业务架构是一切的蓝图基石，我们的AA应用架构是基于BA的，所以一定要先讲述业务背景情况。

同时，高管分管的条线领域非常多，这一部分还能将高管领导的思维限定在这一部分业务领域，避免过多的发散问题。

笔者习惯在PPT一开始页面后，来一个背景综述，讲述一下本次方案汇报的背景原因，以及希望达到什么目的。

引导大家聚焦进入汇报内容，避免大家莫名其妙，在没有背景限定的情况下，产生各种个性化的理解与疑问。

一般来说，这一页的样式一定要简练！

这一页的样式，大约如下：

2、技术概览

这一部分，如果是平台领域级的回报，应该体现的是高层次的应用架构。

要包含当前平台/系统/领域的文字概述，当前应用架构图，以及结合上面的综述，说明通过现状发现的问题。其中A1\A2等标号，是应用架构层面发现的问题。

要标红罗列在应用架构图上，右侧是文字描述。

发现了当前存在的问题，接下来应该提出来对应的关键举措，以及最终的目标架构情况，为了面显的体现变化情况，要上上一个现状分析页保持元素摆布一致。

3、系统模块变化

在进行关键举措以及目标架构的讲述后，接下来应更进一步展示当前的系统模块与目标系统模块的变化情况。

其中红色的标记，也是标准在现状上面，描述具体的变化。

4、举措……

接下来的每一点，都是聚焦关键举措，进行展开详细描述。

逻辑主线层层递进

整体的汇报思路，需要一以贯之的逻辑主线，承上启下的展开。

例如上面的技术概览中，我们先讲了当前现状与问题，自然就引出来要解决问题的关键举措，实施这些举措之后，我们要达成什么样的目标架构。

然后就是具体的每一项关键举措的展开表述。

整体结构要层层递进，在其中每一部分页要按照逻辑递进关系展开。

毕竟，方案的汇报，一定要考虑听众的接受。

KYC

KYC-know your customer。

在做汇报的时候，要看汇报的主要目标人物，他的关切领域是什么？

例如，如果是运维的领导，关心的是日常运维风险与工作量，那么着重体现的就该是系统下线整合，降低运行风险。

如果是业务领导，可能更关注后续投入的减少，以及当前上线的速度与效果。

不同的汇报目标，决定了我们组织材料时候采用不同的论据以及侧重点。

四、汇报"三板斧"之视图呈现

视图呈现方面，还有一些关键点。

上文提到过，笔者是一个坚定的“拿来主义者”，反对自己从头开始搭建每一项PPT的页面元素。

不管是目录还是页面上的线、框、图，都要从组织经常积累的材料中获取。

样式。

每一页的标题建议都用黑体，正文内容用楷体，图例颜色要备注好，体现专业性。

可阅读。

汇报材料，不是互联网式的演讲材料。

一定要在每一页有一段描述，让读者不用听讲就知道这一页想要表达什么。

这一点还有一个好处，有时候就不用准备汇报的脚本，不用怕遗忘了。

这一段话就应该是这一页要体现的主旨。

五、汇报"三板斧"之关键手法

在汇报方案的时候，非常有效果的手法就是分类法、对比法。

分类法。

对于同一样颜色，同样的元素（矩形、虚线框等）要表达在同一层次的内容，也就是所谓的“同一逻辑抽象层次”。

例如实体矩形，都表示模块。

蓝色铺底大块表示平台，虚线表示逻辑上的功能，等等。

对比法。

在应用架构汇报方案中，非常常用的就是对比法，当前的系统模块情况、应用型架构情况，我们的目标架构情况，形成显示的对比。

非常有助于体现方案效果。

六、适用边界

根据上面的逻辑框架组织汇报，有非常明显的几个好处。

首先，这个逻辑框架蕴含着汇报者对整体的领域的认知，在组织汇报材料的时候，可以按照这几个方面进行组合裁剪，汇报的时候也给人一种条理分明、逻辑清晰的感受。

其次，通过符合人逻辑认知主线递进与层层拆解，减少被汇报人的认知负担，减少个性化的思虑疑问。

只有做到了KYC，才能有针对性的准备论据，来佐证方案。

汇报过程，实际上是一个对被汇报者的思维梳理过程，非常重要的一点，不要把对方当做一个“领导”，而是当做一个“合作者”，大家一起来推进完成这件事。

这样转换角度后，心理就会减少非常多的负担与不必要的恐慌。

还是要强调一点，这种汇报框架的适用边界是笔者的应用领域“金融科技”领域的架构方案汇报。

是否符合其它的领域，还需要读者根据个性化情况进行验证。

七、打破自己和别人的思维框架

在整个汇报的准备过程中，有非常多的人进行了审阅与帮助。

每个人的思路都不一致，也有关注点以及局限点。

所以，一个非常关键的经验，却无法量化出来的，是打破各种自我设限、别人建议的框架。

来源 | 架构突围（ID：tech2free）

作者 | 赵白眉；编辑 | Spring

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