差旅人注意！关于数电票，这几点你一定要知道

落地推行，事不宜迟

“2024年影响中国会计行业的十大信息技术”在上周公布，数电票排名第二。

随着国家深化税收征管改革的推进，民航业的数电票应用近年来也加速渗透。

今年1月，开具端航空运输电子客票行程单的试点单位扩大到39家航司，165家代理，接收端扩大到全部企业及自然人。

机票在差旅业务中的重要性不言而喻，对于企业管理和财务合规管控的流程也不可忽视。

企业可以晚点才采用机票数电票吗？数电票带来了什么新变化？对企业工作流程有着怎样的限制？这些对差旅业务会产生什么影响，差旅人又该如何应对？

6月25日，在环球旅讯、旅讯商旅联合主办的“二季度湾区企业差旅人俱乐部活动”上，旅讯商旅合伙人象姐针对“机票数电票”做了一次前沿分享。

提示：本文内“机票数电票”指的是：电子发票（航空运输电子客票行程单）。

以下为分享实录，内容有删减。

01

机票数电票带来的变化

目前，机票数电票补充增加了发票性质中的税率、税额、购方名称、统一社会信用代码、二维码等内容。

比较重大的变化，有以下几点：

首先是明确了机票所有权人。一般乘机人都是自然人，因公出差企业作为付费主体未体现。

现在企业的购方信息可以完整体现，供需关系一目了然，可以看到购买方名称、统一社会信用代码\纳税人识别号。

其次，纸质行程单可填开的时间是27天，机票数电票是180天，时间上大幅增加。

此外，现在机票数电票上有一个二维码，可以在国家税务总局的链接里面直接验证。

如果企业以前已经做过电子发票系统的话，把这个纳入进来，需要微调。但是如果原先没有相关系统，那么就需一并调整。

截至2024年4月10日，可开具国内电子客票的电子行程单的国内航空公司有国航、南航、海航等37家（春秋、九元除外）。

02

过渡阶段需适应

机票数电票目前处于过渡阶段，面临调整与适应。

第一，仅限客票状态为USED状态的机票才可以开出数电票。

机票使用状态一共有4个最终状态：USED、REFUNDED、OPENFORUSE、EXCHANGE，客票状态为USED才能出具机票数电票。

第二，改签、升舱之后，机票数电票目前无法出具。即使在原出票端出票后再改期，同样无法开出数电票。

这个是目前的现状，随着试运行的进程不断推进，这个限制也许仍会有新的调整变化。

第三，国际机票暂无法出具机票数电票。

虽说仅限USED状态才能开出数电票是一个限制，但同时，它也带来了一些好处。

首先，从财务角度上出发，机票数电票从票据上就能体现三流合一，不需要再额外进行检验。

我们都知道，不同于实物采买一手交钱一手交货的形式，从机票的购买到乘坐，最终交易结果呈现之前，存在一段时间。在购票后未使用时，可能还存在退改等行为与费用的变化。

机票数电票是“USED”状态才开具的方式，更符合我国财务管理对三流合一的要求。。

其次，很好地解决了当月出票隔月退票，需退回原票据的问题。

但是这一好处也带来了新的问题：

机票集采原本按出票作为记账日期的企业，要考虑记账日期与使用后开具票据的时间差的情况，这可能会带来结算时部分票据未能回收或垫资的资金链更长等问题。

如要求代理人或者是其他垫资方，按照起飞结算的话，资金链就变长了，垫资成本一定会增加，那这个增加只能由企业自己来承担。

如果企业有使用第三方支付工具，如UATP类，需与出票方及金融方，提前沟通达成一致的解决方式。

任何一个新的事物出现的时候，都是需要过渡期进行调整的，机票数电票的事情需要差旅管理者与财务提前沟通协作一起解决问题。

纸质行程单和机票数电票为避免重复开票的不合规行为，已设置了互斥限制，只能二选一进行开具。

如果企业的财务要求在这个账期内把所有的票据都给到，才能结账的话。

这种情况下，过渡方案可以采用少数未使用的机票，改期票据，使用纸质行程单、多数为已使用的票据，提供数电票的组合方式。

03

能不能晚点再采用？

目前机票数电票仍在发展过程中，有些企业可能会想着说等更成熟了再使用数电票，但是，现在就开始才是最好的选择。

目前有很多代理人已经得到通知，在申请机票行程单填开领取时，以机票数电票为主。

其次，机票数电票接收的整理要求与流程，也是越早开始越好，避免到年底差旅业务量大时再进行调整，那时会更为焦灼。

由于精细化管理需要，在机票数电票方面，有些企业会要求人名与票据一一对应、依据不同独立核算的费用承担主体进行区分、因抵税要求将雇员与非雇员区分。

但代理人下载下来的机票数电票是OFD文件格式，如果没有经过整理，呈现出来的文件名就是字符串，难以分辨。

这个问题可以通过以下两种方法解决：

比如，一些供机票代理人使用的后台服务系统，可由航信提供统一接口，进行系统功能优化，支持批量开具及票据文件名自定义，可以依据数据分类方式区分费用承担主体与雇员。

另一种方法，是代理人纯人工完成这些操作，显然这种方式人工成本高，错误率高，效率低。

在系统功能尚未完善前，各代理人也需提前与企业沟通，确定过渡期方案，调整自身开票及票务分类管理等流程，确保与企业的顺利对账结算。

通常第四季度为企业差旅高峰，所以还没有跟技术方或代理人沟通过这个问题的，建议要尽早沟通，在年底前，提前做好应对和调整。