会计失误大乌龙：员工体检费错入‘福利黑洞’，报销变错账！

公司员工体检，会计核算做对了吗？工作中经常会遇到一些个人抬头的发票，发票抬头是个人而不是公司的到底能不能报销？能不能税前扣除？

赶紧跟着会计菌一起来看看吧！

公司报销员工体检费

属于“职工福利费”吗？

不一定。

职工体检费，要区分为两种情况：福利性质和非福利性质。

一、福利性质的体检费

福利性质的体检，就是企业员工人人均可享受，完全就是一种福利待遇，跟具体的工作岗位等没有直接的关系。

1、根据税务局的回复，具体分录如下：

计提：

借：管理费用-职工福利费用

贷：应付职工薪酬-职工福利费用

付款：

借：应付职工薪酬-职工福利费用

贷：银行存款/现金。

2、企税税前扣除：

在工资薪金支出总额的14%以内限额扣除。

3、个税缴纳问题：

计入“工资薪金”总额，由单位负责代扣代缴个税。

二、非福利性质的体检费

包括职业病防治体检、职业健康体检（办理健康证）等，因为特殊的工作岗位或工作环境等，法律法规要求对这些职工必须定期或不定期进行的体检。

这类体检的费用支出，属于劳动保护费或企业证照办理费用等。

1、账务处理：

借：管理费用—劳动保护费

应交税费—应交增值税（进项税额）（如有的话）

贷：银行存款

2、企税税前扣除：

根据《企业所得税法实施条例》第四十八条规定，企业发生的合理的劳动保护支出，准予全额扣除。

3、个税缴纳问题：

员工体检费属于劳动保护费的，一般不计缴个税。

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个人抬头的体检费

可以税前扣除吗？

政策依据：《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

因此，员工到医疗机构体检费票据抬头是个人名字的，可以税前扣除。

还有这6种个人抬头发票

也可税前扣除

会计菌列举以下几种比较常见的个人抬头发票可税前抵扣的情况：

1、医药费票据

个人抬头的医药费要想在所得税前扣除，必须满足三个条件：

（1）必须是公司的职工

（2）必须是企业实际发生的支出

（3）单位没有实行医疗统筹

2、员工入职前到医疗机构体检费票据

如果公司承担员工的入职体检费用，应按福利费入账并获得企业经营有关的其他材料去充分证明。具体分录如下：

计提：

借：管理费用-员工体检

贷：应付职工薪酬-福利费用

付款：

借：应付职工薪酬-福利费用

贷：银行存款/现金

3、为因公出差的员工报销，个人抬头的财政收据的签证费、机票和火车票、出差途中的人身意外保险费

这一类个人抬头发票是由于客观原因造成的，是实名制的票据。员工在税前扣除时还需要提供能证明差旅费真实发生的相关材料，如出差人员姓名、时间、地点、出差目的、支付凭证等。

4、属于职工教育经费范围的职业资格认证费用

职工教育经费范围包括：

（1）上岗和转岗培训；

（2）各类岗位适应性培训；

（3）岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训；

（4）专业技术人员继续教育；

（5）特种作业人员培训；

（6）企业组织的职工外送培训的经费支出；

（7）职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出；

（8）购置教学设备与设施；

（9）职工岗位自学成材奖励费用；

（10）职工教育培训管理费用；

（11）有关职工教育的其他开支。

5、允许税前扣除的外籍个人的住房补贴，员工凭发票实报实销，但由员工个人与业主签订租赁合同，为个人抬头发票

只有外籍个人实报实销的形式才允许税前抵扣，需要注意的是非外籍员工的报销是不允许的。

6、水电费

大部分企业是无法取得发票的，针对这种特殊情况，根据（税务总局公告2018年第28号）第十九条规定，企业租用（包括企业作为单一承租方租用）办公、生产用房等资产发生的水、电、燃气、冷气、暖气、通讯线路、有线电视、网络等费用，出租方采取分摊方式的，企业以出租方开具的其他外部凭证作为税前扣除凭证。

其中，其他凭证包括但不限于出租方支付水电费取得发票复印件、出租方出具水电费分割单或确认单、出租方支付水电费的凭证及房租协议等。

会计菌提醒：建筑企业使用甲方水电，没有取得发票不可以使用分割单！

注意：其实不限于上述六类，具体问题相结合的具体分析。

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注意！这7种个人抬头发票

不可以税前扣除

一、个人付款，实际是公司租房办公取得的租金

建议：

应把发票退回，重新开具公司抬头的发票，不能重新开具发票的，作纳税调增处理。

二、非外籍员工报销的租金

建议：

企业以多发工资的形式补贴，可以税前扣除，不需要发票；或者直接以该公司名义租房，提供集体宿舍。

三、餐费

提示：

（1）只能开具公司抬头才可以税前扣除，注意开具时索取普通发票，即使取得专用发票，进项税也不允许抵扣。

（2）企业要正确区分是员工餐费（计入职工福利费，税前扣除标准不能超过工资总额的14%），还是招待客户餐费（计入业务招待费，税前扣除受双限制（60%、5‰））。

四、住宿费

提示：

只能开具公司抬头才可以税前扣除，注意开具时索取增值税专用发票，可以抵扣进项税。

五、电话费

建议：

（1）公司可以统一办理电话卡，开具公司抬头的发票，可以税前扣除。

（2）公司也可以将电话费以通讯费补贴的形式并入工资计缴个税（部分省份有公务话费的免税额度，具体咨询当地税务局），不需要提供发票，也可以税前扣除。

六、加油票

建议：

签订私车公用的租赁合同，并在合同中约定加油费等由公司承担，可以税前扣除，允许扣除的前提是加油费必须开具公司抬头。

七、车辆保险费

提示：

车辆保险费只能开具个人抬头，属于应由个人负担的费用，即使合同约定可以由企业承担，也不能税前扣除，汇算清缴时做纳税调增。

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发票抬头8大热门问题

问题1：发票抬头少写一个字可以后加上吗?

答：如果发票抬头写错或少写了，不得涂改或再次添加文字。

问题2：增值税发票抬头可以是空白吗？

答：发票填写不全，是不能作为企业所得税前扣除的合法凭证。

问题3：发票抬头可以用简称吗？

答：发票抬头必须如实填写购买方的完整名称，不可以写任何形式的简称，只有发票抬头的信息完整正确才可以税前扣除。

问题4：普通发票，抬头是个人的但是税号那栏填写的是公司税号，可以用吗？

答：不能用来公司报销，用以公司报销的发票必须开具公司全名与公司社会统一信用代码。

问题5：普通发票抬头需要填全吗？

答：普通发票抬头填入公司名称及税号就可以正常使用，不填地址及电话号码也可以。

国家税务总局发布2017年第16号公告明确：开发票必须填报纳税人识别号或统一社会信用代码！（不管专票还是普票）。

销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码；不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

问题6：公司还未注册，发票抬头该如何开呢？

答：公司执照下来之前，产生的费用可以走开办费，发票抬头写法人代表个人的名字。

如果商家能够先开具欠票收据，等执照下来之后再补开正规发票也可以。

如果被税务局认为不合理即使入账也不可以抵所得，财务需要做调出处理。

问题7：餐饮发票抬头开错一个字，已经跨月还能怎么补救？

答：根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条的规定：开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。上面这种发票不能使用，需要让开具方重新开。

问题8：员工出差的飞机票发票抬头是个人能报销吗？

答：①出差的，填具差旅费报销单报销，行程单抬头是个人，发票应该是公司；②非出差的，可并入工资总额中，随工资报个税。

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