档案数字化采集录入：五大策略加速转型

你是否在为堆积如山的纸质文档采集而头疼？是否还在逐个新建录入信息，手指酸痛却进度缓慢？

会博通数字化档案管理系统，提供了多样化的采集录入辅助功能：智能扫描处理、批量录入、批量挂接、自动归档、表格套打等等，助档案采集录入更加快、准、稳。

今天，小博将分享5种文档采集录入方式，覆盖多种工作场景。让我们一起来看看，会博通系统是如何将采集工作变得灵活又高效的吧！

以下是本文提到的5种方式：

1、纸质文档一体化采集：一体化完成纸质文件从著录、扫描、上传、至表格打印的全流程

2、会博通龟仔智能采集：应用会博通扫描机器人“龟仔”，分布式采集、智能化处理、自动化归集

3、从Excel批量导入：通过电子台账或文件目录，完成批量新建、批量挂接

4、从业务系统导入：通过接口，归集各业务系统中的文件资料及元数据，进行流程化移交

5、通过归档编辑平台导入：通过系统自有归档编辑平台，完成从文件归为档案全过程

01纸质文档一体化采集

纸质文档的数字化采集，涉及到扫描、整理、归集等多个工作步骤。如用传统方式分开扫描处理后再上传，需频繁切换界面，步骤繁琐且费时。

通过会博通系统，可便捷顺畅地完成从新建、著录、扫描、上传、至表格打印的一系列操作。

如搭配上会博通扫描机器人“龟仔”，多项自动化功能辅助，批量纸质文档录入亦能分分钟搞定。

（1）首先，可在所需分类的底层文件夹（案卷）中选择「新建」-「文件」。

（2）系统提供了多种新建方式。通过扫描新建时，可按需选择扫描形成TIF或PDF格式文件。

（3）进入属性界面，进行文件著录；系统提供标准和附加属性，可按需自定义，以适配不同的管理情况。完成著录后，点击「编辑」键进入图片编辑器。

（4）在编辑器中，可从硬盘新增，上传已扫描好的文件，或使用会博通扫描机器人“龟仔”，从扫描仪新增，可实现自动双面高速、自动纠偏/图像处理、自动生成双层PDF，免去繁琐调整，并保障扫描采集标准规范。

值得一提的是，接下来“龟仔”将升级OCR识别功能，文档采集时自动识别图片文字，可直接复制至录入项内，这样如纸质合同、表格等文件的采集录入将会更方便。

（5）保存图片及属性后，即完成文件新建。通过菜单栏的「表格打印」功能，可直接套打档案表格、封面等，辅助纸质文件整理。系统提供了多样化模板，亦可自定义设计模板，使其符合单位的视觉规范。

02会博通龟仔智能采集

会博通扫描机器人“龟仔”，由会博通与爱普生联手开发，智能集成了扫描设备与上传程序。

如果企业内有分布的文档数字化采集需求，如公司财务部、行政部、业务部等各自有需归档材料要上传，可分布式布设“龟仔”，构建高效灵活的数字化归档网络。

成员通过上传程序，可即时扫描纸质文档或上传电子文档，操作简便，文件上传后即自动归集至指定路径，由档案员在会博通系统上统一管理即可。

（1）登录会博通文档上传程序（1套系统可支持最多200人扫描上传），简单几步完成上传文件属性设置。

（2）点击「扫描文件」，一键扫描生成文件；程序自动进行纠偏/图像处理、自动生成双层PDF，省去多项手工步骤。

（3）点击「开始上传」，文件即按预设路径自动归集。每个扫描机器人可设定单独的储存路径，分门别类自动归集，采集高效便捷。

03从Excel批量导入

针对大数量文件，批量操作效率更高。

录入时，通过「导入条目（从Excel）」导入已有的文件目录或电子台账，即可实现批量新建，并支持区分正文与附件；再通过「批量更换电子文档」，即可完成批量挂接。

针对未形成数字化文件的文档，亦可先建立条目，以便进行管理；待文档准备好后，再通过「批量更换电子文档」进行挂接。

（1）在工具菜单栏中选择「管理」-「导入条目（从Excel）」。

（2）如需区分正文与附件，在Excel文件中增加「序号」列即可完成。如下图，第一个序号为3的条目，对应为正文文件，第二个及下面序号为3的条目，则对应附件。

（3）开始导入后，系统自动识别并在文件夹内新建对应条目。

（4）选择「管理」-「批量更换电子文档」功能，按需选择文件名的对应关系。

（5）在磁盘中选择对应的扫描件或电子文件，可一次性完成正文及附件的批量挂接。

04从业务系统导入

分布于各信息化系统，如企业微信、OA、ERP等系统的文件，如何统一归集至档案管理系统？

会博通系统提供标准化接口，可与企业微信、OA、ERP等系统集成对接。对接后，各系统中的文档资料及元数据，可统一归集至预归档库，并通过流程实现规范化移交。

（1）各业务系统中的文件资料，如走完流程的文件，或者是流程自身及审批意见，都可通过接口归集至预归档库的对应文件夹中。

（2）选中文件，文件自动加入收纳盒；再次选中，点击「移交」可发起移交流程。

（3）流程审批后，承办人可在流程中设置文件的接收目录、后续水印等，并记录文件的移交情况、移交数量等，如实记录文件的具体情况。

05通过归档编辑平台导入

提到档案采集录入，怎么能少了会博通系统功能强大的「归档编辑平台」？

在「归档编辑平台」内，档案管理人员可进行文件/目录/分类的新建、引入新文件、文件归档或移出、表格打印、编号、档案注册等操作，在一个页面内即可完成从文件归为档案的全过程，满足不同场景下的管理需求。如：

定期对预归档文件进行整理。将需归档文件放入档案库的对应分类目录下，将不需归档文件放入资料库中。

对批量文件进行智能化自动归档。设定好档号规则后，即可实现自动分类、自动编归档号的一键自动归档，归档更高效。

除了以上提到的方式，大家还有哪些让文档采集录入更快的方式或小技巧？欢迎和我们分享交流。