罗塞塔档案信息化问题汇编（第七期·上篇）

关注我们 -数字罗塞塔计划-

由于本期讨论内容颇多，接近上万字，将分上、下两篇发布。上篇发布五大热点关注问题，下篇则将对一个热点关注问题和20个零散问题/观点进行介绍。

1、热点关注问题一

7月1日，有群友提问：“各位老师，归档、长期保存、移交环节需要四性检测，那么四性检测是在这些操作前还是操作后进行？”讨论过程中又延伸出信息包的问题。实际上，关于四性检测和信息包的问题罗塞塔群已经讨论过多次，本号也发过多篇文章进行探讨，但落实到实操层面依然会有很多问题。

DRP

归档，移交都是前后都检测，长期保存是入库前和过程中定期检测。具体可参见DA/T 70-2018。

楼主

还有几点疑惑：

1. 以归档环节为例，前后都进行检测的话，信息包一致性检测是否是只在归档后进行检测，归档前信息包的数字摘要以什么形式传递从而和归档后的进行对比？

2. 信息包内容数据完整性检测，信息包元数据的意思是对每个信息包需要有一个元数据xml文件来记录该信息包中的文件数量吗？

DRP

信息包一致性检测可以通过比对归档前后的数字摘要来实现，关于数字摘要以什么方式传递或者说存储在什么位置，由于没有明确规定，确实各单位处理方式不统一。

DRP

每个信息包需要有一个元数据xml文件，具体可以参见GB/T 39362-2020中的归档信息包示例。但是文件数量在归档/移交接收登记表中，登记表放在信息包外面或者其他文件夹中，不在四性检测范围之内。相关内容可参见本号文章《关于信息包中的“其他文件夹”》。

群友1

数字摘要一般放在和信息包平级的位置。

群友2

数字摘要建议使用sha256或sm3，我们的做法是采用电子档案区块链存证，将所有电子档案的数字摘要值对应的数据文件存放在同一台服务器上（你把它当作票据存根服务器好了），OFD国家标准目前只支持电子签名，有专门的区域存放签名数据，但目前版本不支持档案存证数据存放。

群友3

归档前后数据包的一致性检测，我认为主要是比较数据包中主要文件签名或存证是否一致，也可以比较数据包存证是否一致，你可以希望数据包前后不要变化，或者你允许归档时往数据包中添加归档时间、归档人等元数据；但是这样做的话，对元数据的存证工作量大一些，不存证的话，其实这个可以修改的元数据意义不大

楼主

但是归档前无法得知归档后信息包的数字摘要，归档前如何进行信息包一致性检测？

群友4

不要对DA/T 70这个标准的检测项太过于纠结，这个行标有很多亮点，但是出的有点早，甚至早于电子档案单套制的实践，没有人能够未卜先知，现在看来有不少不合适的内容。

群友5

电子发票的四性检测思路更加简单，具体可以参考档办发〔2023〕3号《电子发票全流程电子化管理指南》。

DRP

@楼主，你纠结的归档前信息包一致性如何检测的问题可以这样理解：归档环节的四性检测确实是归档前后都需要检测，但不一定是每一个指标项都需要检测，像这种信息包一致性检测明显只能归档后检测的指标项，归档前可以不检测。

2、热点关注问题二

7月4日，有群友提问：“各位老师好，我目前是一名高校档案学学生，今年家乡村里的一个农机合作社想请我帮忙一起建设档案室。虽然我学了不少理论，但一直没有付诸实践，请问各位老师，我们第一步应该从哪里开始？”对于这么一位积极向上的档案同学，群友们纷纷支招献策。

群友1

找一家靠谱的公司写方案，报预算，落实经费

群友2

第一步首先要收集档案

群友3

如果你们不请专业公司，可以找上级单位咨询。如果你们没有上级单位，可以参考以下步骤：

（1）成立档案小组，明确合作社档案室成员和负责领导，确定各部室档案对接人。

（2）充分调研。同步收集相关行业标准。档案行业以及农机行业资料文件管理规范（如有）。

a)收集各部室档案资料，列出文件目录。

b)充分了解合作社主要业务线条流程以及各环节文件资料。农机研发、生产、销售等。

c)充分了解其他重点环节文件资料。比如印章、收发文、合同、人事管理、财务管理等。人事和财务档案大多自管，看你们实际情况。

（3）和各部室一起梳理清楚归档范围。确定各类档案收集归档整理保管等细节。同步要估算档案数量，确定档案室建设方案（得落实经费）。

（4）经过各部室及公司领导评审，确定制发管理制度以及三合一表单。试行、正式执行。

楼主

确实，我答应帮他们一块做的很重要的原因就是，他们不知道留啥存啥，全突突光了。谢谢老师

群友4

光是建设档案室的话视室藏档案数量和类别分级（国家有行业标准），要是数量少的话可参照《村级档案室建设标准》建设

补充

一楼以上抗震负荷达标的话预算的时候应该包含采购安装相关（专用消防、空调、监控、装具、网线、电脑、打印机等）设施设备以达到库房“八防”要求

群友5

国家档案局发过12号令《村级档案管理办法》

群友6

群里高手云集！

3、热点关注问题三

7月5日，有群友发布消息：“今年XX市公安局计划投入2亿元人民币开展’一人一档’建设，这可能是近十年来最大的档案信息化项目！”但同时又提出灵魂拷问：“我就没想明白，好歹也是档案项目啊，为什么不是档案部门牵头，档案部门甚至都不是专班成员！”引发群友热议。

群友1

切分蛋糕的好事啥时候能轮到档案部门啊

群友2

其实“一人一档”、“一企一档”专题库早在2022年《国务院办公厅关于印发全国一体化政务大数据体系建设指南的通知》和《国务院关于加快推进政务服务标准化规范化便利化的指导意见》（国发〔2022〕5号）当中提出。在2024年《国务院关于进一步优化政务服务提升行政效能推动“高效办成一件事”的指导意见》当中又再次提到了这个。

国办函〔2022〕102号

国发〔2022〕5号

国发〔2024〕3号

补充

实际上全国各地（比如山东、福建、江西等）地区都在做这个事，只不过牵头单位都是当地的大数据局，在供给侧也大多是从事数据治理行业相关的产业公司。各地几乎没有档案主管部门和档案从业公司参与其中。

补充

而浙江之所以能参与其中，跟浙江这片土壤密不可分。其背后深层次的原因分析，在人大信管院的徐拥军教授《档案部门参与大数据战略的必备条件和关键问题—以浙江省为例》这篇文章中有比较系统的阐述，不具备文中所列举的4个必备条件，几乎是不可能的。

补充

作为与数字浙江一脉相承的数字重庆，我们也想努力促成档案部门与各部门的业务多跨融合。但这半年来，作为缺乏这种土壤的其他地区，我们深深的感受到个中之艰辛。如果说在浙江这件事情都很难，其他地区只会是难上加难。

其关键首先不在技术，而在意识、机制的“破”与“立”的过程，难在这是一个双向奔赴的过程。所以破局的关键个人认为也在于此。在数次碰壁和失败后，我们似乎正在逐渐看到一点达成的可能。希望星星之火可以燎原。

群友3

@楼主 档案馆只负责保管档案，利用档案。行政指导业务单位形成档案，具备归档条件。不会替代业务单位去做档案生成的动作，因为档案类型太多了，就一个文书档案都够档案馆折腾了。所以让档案局馆冲到一线去是不现实的。没人没技术没预算。

楼主

@群友3 核心问题是对数据档案化治理的了解的深度，因为不了解就“小马过河”了

楼主

政数局的业务核心是数据经济，任何没有实现数据经济增量发展的，政数局的工作目标都没有对齐国家战略。而数据可信化治理应该是档案部门负责，档案部门目前急需对号入座。

群友4

我个人认为，如何清晰的界定“大数据局”和“档案局”边界，对于正确认识二者之间的关系（是合作，而非竞争），对于找准竞争点和合作点非常关键。

补充

如果大家再结合2022年《国务院办公厅关于印发全国一体化政务大数据体系建设指南的通知》，就会发现，现在传统的数字档案馆的建设与全国一体化政务大数据体系是有多么的格格不入。如下图所示：

补充

比如算力一本账，看看是不是跟我们现在传统的数字档案馆测评中的机房建设有比较大的冲突？当然，我赞成我们现在的建设指南和测评指标不轻易变动（建设指南的整体架构是有科学性的）。但其实建议我们国家档案局也可以像最高法一样，根据国家政务一体化的进程，适时颁布一些测评办法的“司法解释”，以适应形势的变化，延展框架的生命周期。

楼主

目前各地政数局的数据问题很大，《国务院办公厅关于印发全国一体化政务大数据体系建设指南的通知》也鲜明地指出问题，正是因为这点，才有嵊州个人全生命周期数据档案化治理项目，该项目的复制推广不是问题，只要时机到一定的程度

楼主

从2018开始，浙江省档案部门跟数据部门是竞争关系的讨论还是不少的，目前这个说法依然很多

群友5

我感觉如果自己定好位，不要跟大数据中心的厂商形成非你即我的关系，是有机会的。这是技术公司自己的商业行为。但是如果要上升到档案主管部门介入进去，这不是我们这些层面可以推动的。

楼主

我一直认为是企业定义行业，档案主管部门的介入信心是需要企业先行的。比如淘宝定义电商零售，腾讯定义社交。

楼主

我们很多情况是跟随，我们需要定义行业或定义软件，这个思维我们需要提升的。数据库是别人定义的，操作系统也是，我们都是跟随。那我们能否定义档案系统？

群友5

@楼主 我们目前在做的不敢说重新定义档案，但是我们的切入点是档案为领导服务。在政务数据服务领域有巨大的“竞争”群体，同样是走远路，我个人感觉可能这个方向相对于档案主管部门来说更容易着手（不需要牵涉大量跨部门沟通协调），档案主管部门只有尽快步入区域主要领导的视野，才能有您后面说的那一切

群友6

就一人一档而言，是不是档案？当然是；档案行业的公司该不该干，我觉得该干。不能因为一时受挫、一时没有突破，而否认它的正确性。只是我们可能还没找到正确的路径而已。

群友7

不管什么行业，受政策影响很大，有政策、有资金行业就有发展机会。我们这现在档案局馆分离，档案局归市委，档案馆归政府，但档案工作基本没变。主要这几年大环境不好，有很多需求因为资金问题无法开展。

4、热点关注问题四

7月9日，有重庆的群友提问：“在一网通办，或OA系统中办理过程中，会收到一些纸质资料，这些纸质资料经过扫描后，在系统中进行流转完成电子档案归集后，纸质资料如何处理？”这是一个涉及过渡阶段“单套制”如何落地实施的问题，引起群友热议。

DRP

这种情况下，归档时，纸质资料应该是原件，电子版是复制件。其他没有纸质版的电子文件则按照单套制归档。这种模式被称为“双轨单套制”或者“混合单套制”。详细情况可参见本号文章《“双轨单套制”与“混合单套制”概念辨析》。

楼主

这里有两个问题：

1. 例如一网通办的系统中，同一个办件的材料有可能是群众自己通过手机等设备拍照（扫描）上传的资料；也可能是群众到办事大厅递交纸质材料让工作人员扫描上传的材料，这两种方式就会造成同样的档案资料，一个有纸质，一个没有纸质。

2. 纸质材料不完整，如何和电子档案一起编号呢？

DRP

第1个没问题，纸质有以纸质为准，没有纸质就以电子为准，当然也可以规定不再受理纸质材料。第2个，纸质电子同一个编号，只是存址不同，纸质+电子构成一份完整的档案，所以叫混合单套制。

楼主

很多一网通办的档案纸质材料可能只有一张纸或一份纸质材料，这种纸质材料的保管就很不方便。

DRP

现状就是如此啊，除非能够一刀切，不收纸质材料，否则这个问题解决不了。但是现实情况下有些纸质材料避免不了，所以就出现了混合单套制的过渡做法。不管怎么说，虽然算是过渡阶段的权宜之计，但至少比双套制还是进了一步。

群友1

上海，宁波，深圳都碰到这个问题，也有领导呼吁尽快出台一个类似于“单套制实施细则”这样的操作指南

楼主

按照便民的政策一刀切只交电子材料应该不可能

DRP

是的，所以就给档案部门出难题了

群友2

单套制目前只适用极个别单位，大部分还是双轨单套，距离单套还有很多年要走。很简单的例子，你不能要求大爷大妈都流畅的使用智能手机。这不是时代发展，也关乎民生。

群友3

我感觉发展很快

楼主

群众自己扫描上传，和政务服务中心帮群众扫描上传，我觉得本质区别不大，群众扫描上传资料就在群众手里，也到不了政务服务部门。政务服务部门扫描上传，表示他也对这份资料进行认可和审查，我个人觉得扫描件相当于原件，纸质资料可以不用保存

DRP

建议可以立项一个有关政务服务单套归档实施细则的地标，重庆先试行起来

群友4

能不能在扫描上传的时候采集上传人的元数据信息，再加盖政务服务部门的电子印章？

楼主

上传人数据信息那肯定是要采集的

群友5

现阶段单套制推行还是有阻力，很多细节问题也没想清楚。

6

混合单套制的情况下，可以对纸质材料与原生电子档案混合编号，然后只对纸质原件进行装盒吧？

DRP

是的。

5、热点关注问题五

7月11日，有群友提问：“电子会计资料附件有word和excel版本，归档时一定要转换为OFD或PDF格式吗？如果没有条件转换，这份电子会计资料怎么处理才能符合归档要求？”，引发一波讨论。

群友1

具体要求可参考DA/T 94-2022《电子会计档案管理规范》第6部分内容。

DRP

原则上不符合GB/T 18894规定格式要求的归档文件，档案部门可以不接收，通不过四性检测，予以退回处理

群友2

如果附件word、excel是原始资料（财务业务流程中上传的原件就是word、excel），可以保留原始格式；保留原始格式，要检查好word中的附件、excel中的计算公式或插入的对象是否可用。

楼主

DA/T 94-2022中所说的“专用软件”是指转换格式用的专用软件吗？

群友3

针对有些特殊格式的电子文件来说的，比如某个.abc电子文件，只能用.abc对应的软件才能打开，别的软件打不开，那就要将这个.abc对应的专有软件一并归档。所以，这里的专有软件不是指格式转换

DRP

关于专用软件一并归档的说法理论上是可行的，实际上用处不大，特别是从长期保存的角度来说。因为只归档软件没有用，还得同时归档其所依赖的系统环境（操作系统、计算机设备等）。但是几十年之后，很有可能系统环境都运行不起来，更不说专用软件了。

补充

所以切实可行的方法还是得转换成符合长期保存要求的格式并定期进行迁移和转换操作。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

关注我们 -数字罗塞塔计划-