把好档案的“入口关”：预防档案问题的先决条件

在档案管理的整个流程中，哪个环节最为关键？不同的管理者可能会有不同的看法，但就我的经验而言，“入口关”是最为重要的一环。

档案管理中存在一个普遍现象：平时看似无事，但一到关键时刻，如提拔晋升时，档案问题就层出不穷。而且，这些问题往往因时间紧迫而难以及时解决，给组织和个人都带来极大的不便。因此，我始终建议档案管理应以预防为主，提前发现并解决问题，这与医学中的“治未病”理念不谋而合。

档案问题的主要来源

档案问题多发生在学历和党员材料上，而这些信息大多在个人进入体制前就已经形成。一旦进入体制内，档案由专门的管理部门负责，有较为完善的管理机制，档案出现问题的可能性就大大降低。即使在体制内工作期间缺失了材料，补充起来也相对简单。

档案问题主要表现为三个方面：

1.材料缺失：档案中关键文件的缺失。

2.信息不一致：档案中的信息与实际情况不符。

3.材料造假：档案中包含虚假材料。

以上问题如果在档案入库前就已经存在，那么在新的档案管理部门和严格的管理机制下，问题档案的产生几率将大大降低。

如何把好“入口关”

要确保档案的健康，关键在于三个“审核”环节：

1.任前审核：在干部录用或调动前进行审核，及时发现并解决问题。如果存在问题，不符合录用（调入）条件的，档案将无法进入新单位。

2.入职审核：在入职时进行审核，确保满足入职条件的材料齐全。这一阶段是补充材料的最佳时机，因为候选人会非常重视入职流程。

3.专项审核：对干部的三龄两历一身份进行核实，这是对档案的全面检查。如果通过了这项审核，档案基本可以认为是健康的。

通过这三个审核，档案中需要补充的材料可以得到补充，组织也会进行认定。这样，档案入库时将非常安全，即使在未来的巡视中，也可以确保入职时档案不存在问题。

审核中的关键点

在审核过程中，如果发现档案需要补充材料，必须提供原件而非复印件。如果无法提供原件，必须明确事实，并提供相应的说明。

通过严格的“入口关”管理，我们可以预防90%的档案问题，为后续的提拔晋升奠定良好基础。这不仅有助于维护档案的真实性和完整性，也有助于提升档案管理的效率和质量。

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