山西省局版与国家局版“数字档案馆测试办法”对比

关注我们 - 数字罗塞塔计划 -

为进一步加快全省档案信息化战略转型，规范山西省数字档案馆建设工作，山西省档案局依据国家档案局《数字档案馆系统测试办法》（以下简称“国家局版”）以及其他有关法律法规和规定，结合自身实际，于2023年8月研究制定了《山西省数字档案馆系统测试办法》（以下简称“山西省局版”）。

笔者通过比较两者内容发现，不仅很多指标项和分值都存在差异，山西省局版还特别增设了《山西省数字档案馆系统测试加分项指标表》，新增加分项5分。对此，本文将从认定分值、测评要求和指标对比三个方面就山西省局版和国家局版的“数字档案馆测评办法”进行对比分析。

一、认定分值

国家数字档案馆测试依据的是国家档案局发布的《数字档案馆系统测试指标表》，测试结果达到80分以上认定“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”。山西省数字档案馆系统测试依据是《山西省数字档案馆系统测试指标表》和《山西省数字档案馆系统测试加分项指标表》，测试基础分采用百分制，另设加分项5分。测评结果达到80分以上认定“通过省级数字档案馆测试”，达到90分以上认定为“全省示范数字档案馆”。虽然山西省认定分值对比国家局版看似没有调整，但其增设“加分项”5分，总分为105分，实际认定难度有所降低。

二、参与要求

可申报单位

国家局版规定其“适用于县级以上国家综合档案馆数字档案馆系统的测试”，其他类型档案馆数字档案馆系统测试工作可参照此办法执行。山西省局版规定其“适用于全省各级综合档案馆数字档案馆系统测试”，其他类型档案馆数字档案馆系统测试工作可参照本办法执行。

前提条件

在申请测试阶段，国家局与山西省都明确了申请参加数字档案馆测试需要满足的前提条件，二者都列举了4种不得申请参加测试的情形。对比发现，两者都规定了存在“尚未完成建立涵盖全部馆藏文件级目录数据库的”、“尚未进行电子档案接收工作的”、“未发生过重大安全事故或存在严重安全隐患”（其中山西省局版限定了“五年内”）以上情形的不得申请参加测试。

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

此外，虽然两者都对馆藏纸质档案的数字化率有所规定，但其具体的要求却存在较大差异。国家局版按照馆藏档案数量划分等级，分别规定了“50万卷以下”、“50-100万卷”、“100-150万卷”、“150万卷以上”各量级的馆藏量应达到的最低数字化率。而山西省局版以申请的数字档案馆认定等级为划分标准，申请“省级数字档案馆测试”的馆藏纸质档案数字化率不得低于70%，申请“全省示范数字档案馆测试”的不得低于80%。

测试工作程序

申请国家数字档案馆和山西省数字档案馆认定前都需要先进行自测，二者都规定自测评分达到80分以上可申请正式测评（同上，山西省实际满分为105分）。此外，国家局版和山西省局版的组织测试过程也有着不同的规定和要求，详情如下图所示（其中国家局版以2023年10月新修订的《数字档案馆系统测试办法》为例）。

▲ 国家局版和山西省局版测试工作流程对比

结果反馈

国家数字档案馆测试的测试结果在现场测试工作结束后的30日内认定。山西省数字档案馆测试在现场测试工作结束后的14个工作日内即可反馈测试结果。

三、指标对比

山西省局版除了新增加分项指标表，测试指标表与国家局版在五个大分类上的名称没有变化，总体分值略有差异。

山西省局版测评指标表中的部分内容只在国家局版的基础上调整了指标项的分值，没有改变指标内容。部分调整节选如下：

除了指标分值的调整，两者在具体的评价指标内容上也有多处不同。下文笔者将从基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效和加分项对两个指标表的内容进行对比分析。由于篇幅限制，本文只列举了部分主要的内容调整。

（一）基础设施

1、国家局版规定主机房的建设应符合《电子信息系统机房设计规范》GB50174-2008规定的B级要求。山西省局版更新了参考标准，要求其应符合《数据中心设计规范》GB50174-2017规定的B级要求。

2、对于必要的网络安全设施，国家局版虽然要求防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等设施的配备，但评分细则只规定了防火墙、漏洞扫描和安全审计的得分情况，没有入侵检测；山西省局版在评分细则中也加入了入侵检测。

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

3、数字化加工场所的关键部位配备监控设施，国家局版要求“视频未保留3个月以上不得分”。山西省局版则进一步提高标准，要求“视频未保留6个月以上不得分”。

（二）系统功能

1、在档案文件格式方面，国家局版只要求“具备数字档案向标准格式转换功能”即可，没有具体规定应具备哪几种档案文件的格式转换功能。而山西省局版则明确了“目录、电子公文、图形、照片、音频、视频、数据库”等七个类型的档案数字资源都需要以标准格式保存。

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

（三）档案资源

1、山西省局版与国家局版对馆藏纸质档案的数字化率要求也有显著的差异。国家局版划分了50万卷以下、50万卷至100万卷、100万卷至150万卷、150万卷以上四个等级。而山西省局版划分的数量等级整体较国家局版低，分为10万卷以下、10万卷至25万卷和25万卷以上。两者对各数量级馆藏纸质档案应达到的数字化率要求也不尽相同，详情见下图：

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

（四）保障体系

1、对从事数字档案馆技术维护的计算机专业人员的要求，国家局版规定“具有计算机类专业全日制本科以上毕业证书或计算机国家职业资格证书四级以上”。山西省局版的规定为“专职负责数字档案馆技术岗位人员”。

2、数字档案馆运维经费保障方面，国家局版具体要求了运维经费在数字档案馆建设费中的占比，即“每年达到建设费10%得1.5分，达到5%得0.75分。”若“只有数字化专项经费，最多得0.75分”。而山西省局版则规定“有数字化经费”即可得1分，“有数字档案馆运行维护费”再得1分。

（五）服务绩效

1、对于“馆藏介绍、利用指南、数据检索、史料编研与出版介绍、数字档案阅览等服务项目”， 以及“定期或不定期专题展览的举办活动”等事项，国家局版要求以“档案网站”为展示窗口，山西省局版则进一步扩展范围规定以“互联网平台”为展示窗口。

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

2、国家局版对“近3年来在馆内通过数字档案馆查档的利用人次”作出了要求，山西省则将“近3年”的时间范围扩宽，要求查看“系统投入使用以来通过数字档案馆查档的利用人次”。

3、国家局版分别对局域网、政务网和因特网的数字档案馆用户满意度做出了要求；山西省局版则将对象统一归类为数字档案馆用户，要求“用户对数字档案馆操作便利和服务满意度”，并且两者设置的完成评分比例也有所差异。

▲ 《数字档案馆系统测试办法》

▲ 《山西省数字档案馆系统测试办法》

（六）加分项

▲ 山西省数字档案馆系统测试加分项指标表

山西省局版共列举了4个加分项，其中第一、二项在国家局版测试指标表的第一部分“音视频等其他硬件设备”和“基础软件”有所体现，具体的分值略有不同。其中，也新增了部分基础软件的配备要求，如中间件、OCR识别等。

此外，山西省局版还注重开展对纸质档案数字化副本的OCR识别和对音频档案的数字化副本进行语音识别（ASR）的工作。并鼓励数字档案馆在实践管理中运用大数据、互联网+、云计算、物联网、智慧档案等新技术提升自身总体信息化水平。

四、总 结

山西省局版与国家局版“数字档案馆测评办法”主要在认定分值及结果、参与测评要求、指标表内容等几个方面存在差异。差异较大的主要是测试指标表，国家局版共99项指标要求，山西省局版共89项指标要求（包含4项加分项指标要求）。主要的变化包括：部分指标只调整了分值，没有改变指标内容；部分指标对指标内容进行了修改、删减和新增；最为特别的是山西省局版新制定的《山西省数字档案馆系统测试加分项指标表》。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

关注我们 - 数字罗塞塔计划 -