集团型企业的费控项目实施案例

本次案例涉及一家大型上市科技企业集团，创建于1999年，旗下拥有4大子品牌，分布在5个城市地区，涉及员工超2500人。

在项目实施前，该集团长期面临员工报销流程繁琐、打款周期长等问题，同时由于多品牌多子公司并存，导致了费用管控标准逻辑不一致，这也增加了财务人员的工作负担，影响了集团报表合并的效率；另分散的主数据也增加了本次项目的实施难度。

01

「项目实施的关键步骤」

1

需求调研与分析

项目初期，深入调研企业的报销制度和现状，识别不同品牌和子公司间的差异，为后续的制度统一和系统实施打下基础。

2

制度梳理与优化

对集团内部的报销制度进行梳理，拉通不同品牌和子公司的报销标准及费用要求，确保制度的一致性和可执行性。

3

基础数据治理

整合分散在不同系统中的人员主数据，确保数据的准确性和一致性，为费控系统提供可靠的数据支持。

4

系统集成与配置

将费控系统与现有的OA、HR、SAP等系统集成，利用中间件平台处理数据差异，实现数据的统一和流通。

5

系统推广与培训

采用先集团后子公司的策略，先在集团层面进行试点，再逐步推广至子公司，确保系统的顺利实施和员工的有效使用。

图：汇联易交付实施方法论

02

「项目实施Q&A」

Q1

大型企业本身已经拥有OA、ERP这些系统了，为什么还是不能落地费控管理规则？

OA系统的主要的优势点其实是在流程管理上，当过渡到费用控制这个细项的时候，就会有很多无法支撑的功能，比如各种各样的发票的识别和查验、报销标准执行等等。如果在OA上二次开发，成本高且试错风险大。因此，采用市面上成熟的费控产品，利用其最佳实践和解决方案，是更高效、低成本的选择。

Q2

实施过程中最大的挑战是什么？

在项目实施中，企业间个人报销功能差异不大，关键在于内部制度和费用基础。例如，相同火车费用在不同部门可能记入不同财务科目。集团内各品牌对费用类型划分不一，如一些细分至机票、火车票，而有的仅统称交通费。这导致在发票映射和科目归类时出现困难。这就会考验我们对于整个组织协调的能力、对业务的把控的能力。项目团队需协调各品牌，统一费用类型，构建标准化数据架构，同时考虑业务特殊性，确保制度和流程优化，快速实现系统功能落地，这是中大型项目成功实施的关键。

Q3

大型集团项目的实施重点是什么？

第一是整个基础数据的治理，第二伴随着项目的实施，对整个制度和流程的优化，第三才是基于系统的功能把相关的需求在系统上面快速去做落地，这三个方面是做中大型项目必不可少的。

图：汇联易费用标准管理体系

Q4

对于集团企业不同的品牌线，有的是从0建立的，有的是并购重组的，如何平衡分子公司的个性化诉求和集团管控间的矛盾？

我们认为，基础数据标准化与业务管控规则标准化是两个独立概念。

统一的基础数据为构建灵活的业务管控提供底层支持，而管控规则需根据品牌和市场策略定制化。一个灵活的平台能够根据不同条件调整管控规则，实现个性化管理的同时，保持数据统一和管控一致性，并允许内部人员根据业务需求灵活调整规则，优化运营效率。

图：汇联易支持灵活的配置

Q5

作为一个SaaS产品，在遇到客户需求和我们标准功能有差异的时候怎么办？

客户提出的解决方案往往是其基于对现状的理解，项目团队应通过深入沟通揭示客户的真实管理诉求，输出更优的解决方案给到客户。

另外，在面对一些特殊需求的时候，SaaS产品的高可配置性允许将行业特性需求吸收并转化为标准产品功能。

汇联易平台的灵活性和中间件能力，确保了即便是复杂的集团企业也能通过配置或回调实现其管理目标，这也体现了SaaS产品在持续进步中满足客户需求的能力。

03

「项目总结与建议」

大型集团企业在实施费控系统前，可以有如下几个步骤：

1）梳理集团内各单元费控制度的差异状态：进行内部管理、制度、标准的摸排，了解差异并寻求统一；

2）检查基础数据在集团内的标准化程度：对基础主数据进行梳理，例如人事数据的跨公司差异点，确保数据的一致性；

3）确定基础数据跨系统的集成策略：是分散的还是统一的，是否考虑充分利用费控系统的灵活性，通过配置而非二次开发来满足个性化需求，加快项目落地。

04

「实施成效」

该项目自上线并全面推广后，员工报销速度显著提升，实现两周内完成报销和打款。通过知识转移和主数据治理，客户内部能够自主配置控制规则和标准，无需外部参与，这也体现了汇联易系统的灵活性和易用性。

通过本案例的分享，我们可以看到，集团型企业在实施费控项目时，需要综合考虑业务的复杂性、系统的可配置性以及数据治理的挑战。通过深入的需求调研、制度的统一、系统集成和持续的优化，企业才能够实现费用控制的高效管理和成本效益的最大化！