本月起执行《电子档案管理办法》，加强规范电子档案管理工作

日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。

《办法》出台是贯彻实施《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》，确保电子档案管理工作依法依规开展的重要举措，标志着我国电子档案管理工作迈入新阶段。对推动档案事业创新发展，实现档案现代化，具有重要意义。

《办法》共七章三十八条。明确了电子档案的定义及“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体要求和全过程管理原则。规定了档案主管部门、电子档案形成单位、档案馆的职责。对电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用等方面提出明确要求。对档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织规范开展相关工作具有指导意义。

伴随数电票政策的持续推行，企业电子档案管理规范化的要求被赋予了更为明晰的指示。在政策的有力引导下，众多企业纷纷开启发票报销、入账及归档的电子化流程建设，进一步助推企业财务迈向数字化转型之路。然而，制定既符合国家要求又能满足业务发展需求的电子档案管理方案，成为当下企业财务亟待解决的关键问题。

业务管理层面，承担数据采集以及业务处理工作（像发票扫描、识别、验真、认证等），能够灵活满足不同企业在数据管理方面的共性与个性化需求。

档案层面，负责档案的采集、归档、借阅、鉴定、移交和销毁等基本档案流程，契合国家法律法规对档案管理的规定要求。

1.电子会计档案的全生命周期管理

开灵科技以会计电子档案管理的痛点与需求为切入点，推出电子会计档案全生命周期管理解决方案。凭借自动采集、智能归档、规范管理、高效利用等功能，助力企业财务在符合国家合规要求的前提下，提高档案的管理与处理效率，为财务人员减轻工作负担。

自动采集：开灵电子档案系统与各大业务系统（如 ERP、OA、CRM 等）、各大财务系统（如金蝶、SAP 等）、各大银行（如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行等）以及税务系统（例如发票认证系统）相互打通。可直接将企业内外部档案数据采集至每刻电子档案系统中并建立关联，既确保了数据的真实、有效、透明，又节省了财务人员整理采集档案的工作量，同时还降低了企业保管档案的成本。

智能归档：提供全宗号、目录号、案卷号的自定义配置，系统依照配置规则自动生成，且可进行人工调整，支持封面信息和盒脊数据的生成以及一键打印。提供基于不同维度的自动归档设定，定期对符合规则的档案进行归档操作。

便捷借阅：为内部人员设置权限，控制档案查阅范围并记录查阅日志；无权限人员申请查阅时，按照审批流设置进行审批，通过后授予查阅权限；外部人员申请查阅时，同样依审批流设置审批，通过后开通临时账号及权限。查阅权限包括查阅档案范围、查阅时限、拷贝下载权限等。可自定义审批流程，设定审批节点和状态。支持电子档案和纸质档案的借阅，电子档案借阅时对借阅人临时赋权，到期自动收回权限；纸质档案借阅时保持线上与线下纸质档案信息同步，维护纸质档案的上架、下架操作。

鉴定：鉴定可由用户发起，也可由系统根据保存期自动发起。档案管理人员启动鉴定流程后，由档案管理员授权单位会计、审计、纪检监察等人员对档案进行查阅并签署鉴定意见。根据鉴定意见，可修改档案保存期，或进入销毁流程，或转存。

移交：系统生成会计档案移交清册，详细列出应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限，重新设定档案管理人员权限，将最高权限转移至档案部门。

销毁：经鉴定需销毁的会计档案，系统自动生成会计档案销毁清册，罗列拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。同时向单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人发出审核请求。审核通过后，方可进行销毁工作。

2.开灵电子会计档案的安全保障

▪ 档案合规安全

双维权限管控：功能与权限的双维权限管控，以按钮级精度保障档案安全。针对客户精细化档案管理需求，可按照不同的业务实体、角色以及设置数据权限组，精准实现集团内多维度的数据管控。同时，依据档案管理的不同角色赋予不同功能权限，进一步降低数据泄露风险。

三员管理：根据相关法规、国家保密规定和标准，为保障数据安全，涉密信息系统应配备系统管理员、安全保密管理员和安全审计员（简称“三员”），分别负责涉密信息系统的运行维护、安全保密管理以及安全审计工作。且“三员”需经过严格审查，定期进行审核并保持相对稳定。开灵电子会计档案严格遵循“三员”的角色划分和权限设置，符合国家保密规定和标准。

四性检测：依据《中华人民共和国档案行业标准（DA/T 70—2018）》的要求，为确保真实性、完整性、可用性和安全性，便于电子文件归档以及电子档案移交、接收和长期保存过程中的检测，提出四性检测标准。开灵电子会计档案系统提供覆盖档案立卷、移交、归档全流程的四性检测，在立卷、移交、归档节点完成后，系统自动出具四性检测报告，这也是电子档案顺利通过报销、入账、归档试点验收的保障。

▪ 档案利用

在线借阅安全可靠：当面临审计检查时，系统能够赋予审计、检查人员临时权限以进行档案查阅。在此过程中，可对已借阅的文件进行下载控制。支持导出文件的用途说明，确保档案借出流程规范且信息可查询。

水印设置防泄密：系统支持页面水印和图片水印的设置，可有效防止数据泄密，实现数据、单据等的可追溯。同时，还支持不同角色、单据类型的精细化水印设置，满足不同场景下的数据安全需求。

▪ 风险控制

日志管理：支持用户日志管理，操作记录清晰呈现，系统问题可追溯，系统日志可下载，有效管控档案数据风险，防止数据泄露。

系统检测：系统提供日常监测，元数据、影像数据等情况一目了然，杜绝容量不足、用量异常等风险，促使系统健康稳定运行。

开灵科技作为财税数字化综合解决方案服务商，为各类机关、机构、大中小型企业提供财税管理数字化转型产品和运营服务，产品线包括：

销售合同管理系统、采购合同管理系统、数电乐企接口项目、销项自动开票系统、员工费控报销系统、进项发票管理系统、供应链协同对账系统、影像OCR识别系统、财务自动记账系统、电子会计档案系统等业务的解决方案，全方位推动各领域数字化进程。

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