掌握这4点，让你的会议更高效

《更新书堂》·第500篇

内容来源| 本文摘编自机械工业出版书籍

《高效会议怎么开》 王琳 著

责编| 若风排版| 五月

第8661篇深度好文：6294字 | 12 分钟阅读

会议太多、冗长乏味、效率低下，几乎困扰者每个职场人和管理者。

会而不议，议而不决，决而不行，让职场人提起开会就提不起劲头。

如何减少会议数量？如何提高开会质量？如何让会议成为问题解决、工作开展的“加油站”而非“减速带”？如何让管理者通过开会提升团队领导力？如何让职场人掌握开会的方法从而提升自己的沟通力和影响力？

本文为你提炼总结高效开会的4个“硬技能”。

一、减少会议数量“三板斧”

1.审视开会的必要性

作为职场人，每天都有开不完的会，遇到一个问题要解决、碰到一个工作要推进，就召集相关的部门和人员来开个会。企业中高层有70%的时间都在开会，几乎没有自己单独工作的时间。

所以高效开会的第一步就是减少开会数量，而减少开会数量的关键就是不要随便开会，在开会之前多问自己几个问题：

• 我对这个会议的背景清楚吗？

• 开会要解决什么问题？我能清晰的定义这个问题吗？

• 会议的成果产出是什么？

• 与会人员是否对会议讨论议题有思考和准备？

• 他们能提供高质量的建议和观点吗？

• 如果不开会某个工作就很难推进吗？是否有其他更好的替代策略？

如果通过会议要解决的问题本身不清晰，开会的目的、产出和结果不明确，或者参会人员缺乏相应的思考和准备，会议大概率是不成功的，这时候就要取消、暂停或者延缓会议召开，重新思考和策划。

会议多的源头在于会议发起人，也就是各级管理者，遇到问题后，不是立即组织开会，而是需要思考，我是不是可以解决这个问题，我对这个问题是不是有思路或者解决方案。

比如一个产品经理的职责就是提出新产品策划方案，如果他自己没有思路而想通过会议来征求大家对于新产品开发的建议，明显是他本职工作没有做到位。遇到这种情况，管理者本人应该承担责任，通过自考后独自作出决策。

在开会问题上，管理者该“独裁”时就“独裁”，不要太“民主”。

2.用一对一沟通和非正式沟通取代开会

对于一些比较有难度的会议，比如要讨论的问题本身比较难，或者要讨论通过某项重大决议，或者与会人员的观点有分歧，会议不容易开成功，这时候可以用一对一沟通取代开会。

会议组织者可以与参会人进行一对一的沟通，询问他们的观点和态度、思考和建议。当了解完大家的想法后，总结梳理下结论，看看是否已经解决了问题，达成了会议的目的。如果达成了就不用开会了。

如果还没有解决问题，需要看一下，哪些问题解决了，哪些问题没解决，哪些共识达成了，哪些共识没有达成。把没有解决的问题、没有达成的共识识别出来，针对这些问题点-再去开会，会议效率就会高很多。

对于参会人员不多，比如3-4个人，讨论问题难度不大的会议，可以用非正式的沟通取代开会。

比如一起午餐，在吃饭的时候同步下信息，讨论下问题、提出解决思路。

对于部门负责人和项目负责人，如果发现最近部门或项目里面有什么问题，或者某个同事工作状态不好，可以约1-2个人，一起散步、或者喝个咖啡讨论下，推动下工作进展，这样做要比开个正式的会议效果好。

非正式沟通的优点在于比较轻松自由，而且随时随地可以召开，大家更容易敞开心扉去提出思路，发表意见，也更容易达到会议目的。

3.选择一天作为“无会日”

减少会议数量的一个很好的做法是选择一天作为“无会日”。Facebook就曾选择周三做为无会日。这一天公司不安排任何会议，员工可以投入时间深度工作，不受任何人打扰。

近几年我国的各级政府为了解决文山会海的问题，也积极地推行“无会日”的做法。

一个公司的会议数量减少一半，并不会影响公司的正常运行，当大家体会到“无会日”深度工作的好处时，就会想办法减少会议数量。

具体的时间选择建议在周二或者周三，因为周一刚上班要安排各种工作，会议会比较多，当工作部署安排完之后，需要各自去开展工作，这时候周二、周三就是很好的深度工作的时间。工作完成后，周四周五可以提交成果或汇报沟通。

对于一个公司而言，选择一天作为无会日，在最开始会比较难。如果你是一个部门负责人，可以从你们部门先开始，选择一天不开会。

至少是不主动发起会议，遇到需要请你们参加的会议，也要问清楚会议的目的、要解决的问题、以及会议成果产出，确实有必要再去参会，这样可以避免召开一些低价值的会议。

如果你是一位普通员工，你也可以这么做，当每个员工和每个部门都体会到无会日的好处时，在公司层面推行就比较容易了。

二、设置好会议目标，

让会议有靶向和重心

1.对有难度的会议目标进行拆解

作为职场人，我们都知道确定工作目标很重要，因为目标不合理，再怎么努力也很难有好的工作成果。

但在开会的时候，却容易忽视会议目标的设置，设置的目标不合理、不清晰，会议缺乏靶心和重点。

设置会议目标最常见的问题是把会议目标定的过高。对于关键会议或者讨论问题有一定难度的会议，很难通过一次会议解决问题，达成会议目标。

这时候就需要精心策划，谁参加，开几次会，每次会议目标是什么，会议之外应该做什么工作和准备，每次开会就解决一个小问题，达成一个小目标，这样反而效率比较高。

2.用一句话描述清楚会议目标

给会议取一个简单易懂的名称，让参会人知道会议的类型，也就大体上知道会议要解决什么问题，达成什么目标。

比如“头脑风暴会”，又叫做脑暴会，它的目标是提出更多更好的建议和思路，而不一定要落地执行。

而“进度会”是确认工作或项目进展是否正常，遇到什么问题，有什么风险，如何解决当前工作或项目进展中遇到的问题。

“决策会”的目标是对某个或某几个方案进行决策，这些方案是否可以通过。

比如“工作部署会”主要在于讨论如何制定计划，分配任务。谁去做，谁支持、谁配合，做到什么程度，有哪些可以调用的资源。

其他还有“会前会”“务虚会”“评审会”、“复盘会”等等，给你的会议取个与之匹配的名字，参会人就会知道这次会议的目标和方向。

会议目标的描述应该简单明了，最好用一句话来概括。保证会议目标既可以实现，又要有一定的挑战性，这也是衡量会议是否成功的标准。

以下是一些常见会议目标的描述：

• 针对A产品第一季度销量下滑找到最主要的原因

• 对于双十一的策划方案初稿进行讨论并提出优化建议

• 关于今年是否进入华南大区进行讨论决策

• 讨论新的激励方案在试行期的问题并收集大家的建议

• 对于下属子公司的授权方案在管理层讨论达成共识

3.设置基本目标和挑战目标

很多企业在制定年度销售目标的时候，会制定一个基本目标，比如说100亿，同时制定一个挑战目标，比如说120亿。基本目标无论如何要确保实现，如果市场比预想的好，大家再加把劲，努力达成挑战目标。

设置会议目标，也可以采用类似的方法。这次会议的基本目标是什么，挑战目标是什么，比如：

对于一个方案评审会，挑战目标是评审通过方案，基本目标是获取有价值的反馈建议，会议结束之后继续修改优化方案。

对于一个策略共识会，挑战目标是与会人员达成共识，基本目标是让每个人充分发表自己的立场和态度、想法和观点，以便知道大家的分歧点在哪里。

对于一个专题讨论会：挑战目标是讨论形成大家都认可的方案，基本目标是识别发现真正问题，找到问题的根因。

对于一些有难度的会议，会议组织者通过评估之后，可以设置一个基本目标和挑战目标，并在开会的时候告诉参会人，让大家明确目标，这样会议就有了方向和重心。

三、高效汇报和讨论，

是高效会议的关键

1.如何在10分钟内汇报完方案

根据听众和场合确定汇报策略：即使汇报同一个方案，根据不同的场合、对象、达成的目的、与会人对汇报材料的熟悉程度不同，汇报的策略和重点都是不一样的，需要做适当地调整。

提前确认方案汇报的关键信息：汇报人需要识别方案中的关键信息，哪些内容是汇报的重点，以下是方案汇报中常见的关键信息：

• 方案中没有呈现的内容，如背景、目的和价值、思考逻辑

• 一些关键结论（给出的判断、新的建议）

• 对于结论有支撑性的关键的数字、事实、趋势、变化、案例

• 方案中没有展示但又需要让与会者知道的内容

• 自己对于方案的思考、补充和建议，可以启发与会者思考的内容

预估时间，控制发言时间：如果是用PPT汇报，任何汇报方案都可以提炼精简到6页之内。确认每页的关键信息，通过刻意练习，让自己在1~2分钟讲完一页PPT。

对于超过10页的PPT，根据二八原则，选择出来重要的5~6页重点讲，其他非重点的内容几句话带过即可。

2.开会时发言四条黄金原则

每个人都要发言：如果会议不超过10个人，每个人都需要发言，每个人都要对会议的成果产出做出贡献，开会的时候总会有些人发言较多，有些人发言较少，主持人需要照顾到发言不积极的与会者，在适当的环节点评或者引导与会人员发言。

越早发言越好：有些参会者认为自己的观点不成熟或者不够自信，不敢提早发言，想在会议后期或者听完别人的意见之后再发言。有时候会议讨论比较热烈，你找不到切入点，后面的时间越来越有限，导致你没机会发言。

发言不要超过3分钟：开会发言以精简高效为原则，避免对一个观点进行长篇大论，可以在发言前梳理自己的核心观点。主持人在过程中也需要适当把握节奏和发言时间，及时提醒和引导有可能发言时间过长的与会人员。

不要轻易反对别人或放弃自己观点：既不要以自我为中心，听不进去其他人的建议，急于表达自己的观点，遇到和自己观点不一样的建议就极力反驳。也不要觉得自己的观点无关重要，遇到和其他人的观点不一致就不敢发表，避免和大家产生冲突。

而是以会议目标达成为标准，把别人的观点和自己的观点都当成是达成会议最终产出的过程讨论和备选项，通过讨论得出最优方案，鼓励意见的多元化。

3.开会时发言四个有效方法

认真聆听他人发言：不论你是否喜欢这个发言人，不论他的观点和你的观点是相同还是冲突，你都应该仔细聆听他的发言，如果与你的意见不一致乃至相反，需要思考他人意见的可行性，如何反驳他的意见或者修正自己的意见。

记录问题、观点和建议：把你的问题、建议和想法记下来，即使你在会前已经做了一些准备，在会上也会有新的想法冒出来，结合之前的想法做归纳梳理，更加有条理和逻辑地进行表达。

在白板上写出你的观点：白板是开会一个很好的辅助工具，不止主持人可以用白板，与会者也可以走上前去，把自己的观点写下来，它可以让你简明扼要，不会长篇大论，也可以将你的观点和建议成果化、可视化，还可以激发大家讨论的兴趣。

学会提问：如果你没有自己独特的观点，也对现有的观点不能提供更多的有价值信息，最好的方法就是学会提问，好的问题能够帮助与会者理清思路，澄清问题，引导会议产生出想要的产出和成果，可以从以下几个方面进行提问：

• 对于自己不清楚的要点进行提问

• 对于自己认为发言人应该讲但是没有讲的内容进行提问

• 关于自己对相关内容的理解是否正确进行确认

• 对于与自己工作相关的内容进行提问

• 对于某个要点或解决方案的可行性进行提问

四、优秀的会议主持，

让会议有成果产出

1.主持人的会前准备

一个高效的会议需要一位合格的主持人，主持人就像“驾驶员”，保证会议能够平稳、高效、顺畅地驶向终点——会议想要达成的目标。

主持人也是“交通警察”，制定规则并让与会人员遵守，能够解决交通中的“撞车”、“拥堵”事件，让会议讨论有秩序地顺利进行。一个优秀的主持人需要在会前做好以下准备：

理解会议背景、目标：始终明确会议的背景、要解决的问题和会议目标，本次会议的产出及成果，并把这些关键信息在会议开始的时候、会议过程中及时地传递给与会者。

了解与会者：提前对参会者进行了解，包括他们的优势、对会议可能的贡献、如果涉及到与参会人利益相关的会议决策，需要清楚不同人员所持的观点和立场。

明确会议的关键人员，他们的观点、建议和倾向对于会议结果有很大影响，对于一些关键会议，为了达到会议目的，可以提前与关键人员进行沟通，了解他们的观点。

思考可能的风险和问题：提前对会议的风险、难点及可能遇到的挑战进行评估和预判：是输入信息不足？还是与会者的动力不足？还是有几个不同的方案难以确定其优缺点和可行性？还是与会人员的思想不统一，未达成共识。

提出自己的“兜底”方案：如果会议主持人就是会议组织者，需要有自己预想的答案和解决方案来“兜底”，如果遇到会议冷场或者太过发散，可以把自己提出的解决方案拿出来，给大家提供参考和启发。

2.营造轻松开放的会议氛围

主持人要善于营造轻松、积极、开放的会议氛围，目的在于让与会人员积极发言，以下是创造会议氛围的方法：

邀请有准备的人员先发言：与会人员对于会议主题的理解和准备不同，主持人根据对参会者的理解，可以邀请发言活跃、准备充分的人员先发言，也可以邀请自己熟悉的人员先发言，进而带动发言的氛围。

头脑风暴，打消疑虑：与会者不愿意发言，一是担心自己的建议不成熟，贡献不大；二是担心有其他人反对。主持人需要消除大家的担心，可以利用头脑风暴会的方法，先尽可能的多提意见，再讨论建议的可行性，而不是有了意见后立即评论或否定。

及时肯定和鼓励：每个人发言之后，如果主持人或其他参会人对其进行及时的回应和肯定，对本人是非常有效的激励，也能调动其他人发言的热情。即使对于意见建设性不大的发言，也可以从发言的态度和勇气方面进行肯定。

会场走动活跃会议氛围：作为主持人，不要一直坐着，如果会议空间足够宽敞，可以来回走动以调节会议的氛围和节奏，暗示大家做出积极思考和改进。

3.引导讨论并根据进展采取策略

总结并邀请发言：每一个议程或者每个人发言结束之后，主持人可以进行适当总结，重述并明确有价值的观点，作为会议的成果和产出。

让与会者可以基于此继续展开讨论，同时也可以承上启下，引导讨论方向，对于有偏离目标和方向的内容进行提醒。如果发言简要、要点清晰、且在会议的方向和主题内，主持人不必总结。

拆解问题，引导讨论方向：这个阶段，主持人应该发挥更加积极主动的角色：排除不相关议题，排除不可行建议，让建议和讨论更加具体，有针对性；针对达成目标方向更加聚焦，引导讨论关键问题，就像打仗攻下最难的堡垒一样。

这个应该是会议最有价值和最高潮的部分，主持人应该调动大家的积极性和热情，全身心投入，寻找出解决方案、做出决策。

理解进展，采取策略：观察与会者的情绪、状态、肢体语言，识别他们对于不同观点的支持、反对和采纳程度，从而判断会议的进展情况，以及达成目标的可能性，及时采取对策：

• 对于没有充分发言和讨论的情况：通过引导、提示、提问鼓励大家发言，甚至可以点名请与会人员发言。

• 对于发言了但没有结论的情况：对发言进行分类、归纳、总结，并指出现有结论的进展，距离目标还有哪些不足和差距，引导大家得出结论。

• 对于有不同结论但是不能决策的情况：引导与会人员分析不同方案的优势和不足，必要时可以请大家举手表决，或者会后请上级进行决策

• 对于没有实质性进展或者其他较难解决的问题：可以暂时休会，或者结束本次会议，分析原因，提出对策，在条件具备时再召集会议。

查理·芒格说过：一辈子做对两件事情就可以很富有，一是寻找什么是最有效的重复它，二是发现什么是无效的避免它。

对于开会也是一样，以上方法并不难理解，只要能够反复实践和应用，总结和提升，每个人都能掌握高效开会的方法和技巧。

高效开会，轻松工作，让每个公司都没有难开的会议。

*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。

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