公司如何管控员工外发文件？实用的文件外发管控方法!

一位打工人的心声：

“上班摸鱼半年一共才写了5万字小说，用钉钉美美把word发给自己之后，准备回家用手机上传到网站，结果发现文件不能在除了公司电脑以外的地方打开。 麻了，我知道公司电脑用的是内网带加密，但是没想到自己新建的word也发不出去。。 只能复制粘贴文字了。。。。 钉钉还没法一次性复制粘贴5万字。。 好痛苦"

其实小编还是知道点内情的，这一定是公司使用了加密软件来防止外发泄密，对外发进行了管控。

机密文件外发是需要进行管控的，因为如果可能缺乏管理的话，会造成泄密。

可以通过一些技术手段，对外发行为进行管理控制，从而防止外发泄露机密文件的问题。

这有一些常用的防止公司文件外发泄露的方法，一起来了解下吧！

怎么防止公司文件外发泄露？

1、加密软件——外发管控功能

利用加密软件进行文档外发管控，通过强大的权限管理和加密技术，确保只有授权人员可以访问、查看和编辑文档。

政企单位可以根据需求对文档进行分类和分级，为不同级别的人员设置不同的访问权限，细化管理，保护敏感信息的安全。

同时，安企神软件还提供了多种加密算法和安全控制措施，有效防止文档在外发过程中被非法窃取或篡改。

文档外发管控提供了多种部署方式，可以在云端或本地部署，根据实际情况进行选择。

此外，软件还具有简洁直观的用户界面和友好的操作流程，使单位的工作人员能够快速上手，不需要额外的培训和学习成本。

实时监控和审计功能。

单位通常需要对文档外发过程进行监控和审计，以确保文档的安全性和合规性。

提供了实时监控功能，可以对文档的外发、访问和操作进行实时记录和跟踪。

同时，软件还支持日志查询和报告生成，帮助政企单位进行审计和风险评估，及时发现和处理安全漏洞。

2、USB端口控制

对允许使用的USB设备进行授权和登记，只有经过认证的设备才能连接公司电脑。

对所有USB设备的插拔记录进行监控和记录，及时发现异常行为。

3、云存储

-控制员工对云端文件的共享权限，防止未经批准的文件分享。

-确保上传到云端的文件经过加密，防止云平台数据泄露。

4、物理安全管理

-对存放重要文件的区域，实施严格的门禁系统，确保只有授权人员能够进入。

-在关键区域安装高清摄像头，并安排专人实时监控，以便及时发现并处理异常情况。

-将重要文件的存储设备放置在专门的保护柜中，防止被非法获取或破坏。

5、增强安全意识

-定期进行信息安全培训，提升员工对数据泄露风险的认知，普及安全规范。

-设定严格的文件外发流程，要求所有外发行为需经过多重审批，并保存审计记录。

-定期进行内部审计，确保员工遵守公司规定，不进行违规的文件外发行为。

-与员工签署保密协议，明确规定其法律责任和义务，杜绝未经授权的文件外发。

通过实行上述措施，就可以防止外发泄密的情况了。

总之需要保护机密

以上就是小编分享的全部内容了，如果还想了解更多内容，可以私信评论小编哦~

责编：婵婵