罗塞塔档案信息化问题汇编（第十一期）

关注我们 -数字罗塞塔计划-

1、热点关注问题一

国家档案局令第22号《电子档案管理办法》于11月1日正式实施，本号连续发布了三篇解读文章，分别是针对第三、四章的《<电子档案管理办法>中的“归档与移交十条”》（注重档案业务的“收”和“管”）、针对第五章的《<电子档案管理办法>中的“保管与处置七条”》（注重档案业务的“存”）、针对第六章的《<电子档案管理办法>中的“开放与利用六条”》（注重档案业务的“用”）。三篇文章的描述方式和体例基本类似，都采用逐条解读的方式并配图。但发布之后，阅读量却相差很大，《归档与移交十条》遥遥领先，《保管与处置七条》居中，《开放与利用六条》叨陪末座。这是不是意味着档案部门目前最重视“收集”工作，其次重视“保存”工作，最不重视“利用”工作呢？笔者不由地在罗塞塔群里发出这样的疑问，引起群友们的热议。

群友1

电子档案管理的终极目标，是实现档案的高效开放与广泛利用。

群友2

我同意，我认为档案的最大价值体现是利用

群友3

用既是档案价值的体现，也是档案工作价值的体现。用之前的所有管理环节都是为了更好的用！

群友4

现在电子档案收集齐全最难，也最受重视

群友5

利用工作现在真的跟不上，可以理解，开放鉴定拦路虎

群友6

从基层档案工作者的角度来说，这个排行有一定的代表性。现在电子档案的管理其实是因为前端业务数字化转型之后倒逼基层档案去做的一件事情，所以收集排第一真的是很正确的，收集了我们怎么把它保存好也是很重要的事情，利用对我们来说反倒更是一种锦上添花的事情，而不是雪中送炭。

补充

说白了，利用率高低对于基层档案馆来说，也不是一个绩效的正向反馈，我们更多的就是为国守史。而且利用有时候搞不好会弄巧成拙，所以现在档案部门越来越趋于保守了。

群友7

根源还是档案利用的可持续模式还没有完全建立起来，缺少正向反馈

群友8

从国家综合档案馆的角度来说，除非档案馆变成自收自支的事业单位，按照利用率收费或者是按照利用率来算绩效，利用率直接与工作人员的收入挂钩，否则利用工作就不会受重视。。。

群友9

现在这个行业更多的是怎么安全长久的把档案保存下去，不出问题特别不出安全问题，这才是大家的底线和共识。对于利用来说，如果有风险，那么大家宁可不利用，或者现在不利用，存到未来风险降低后再利用

群友10

电子档案以后能不能和数据要素挂钩，形成市场刚需？这样肯定能推动档案利用

群友6

@群友10，可事实就是没有什么正反馈，从来没有听说过哪个档案馆，因为利用率做得好大家的工资都涨了；反倒要是哪个档案馆发生了火灾，或者因为利用过程中某些敏感信息泄露了，要被追责了。档案馆的公益属性决定了它是一个趋于保守的机构。

群友11

档案馆应该和民生热点结合，提供全方位利用服务，从而提升自身地位，形成正向反馈

群友12

企业，公益机构和政府部门做事的行为逻辑是不一致的。如果档案馆是企业，那肯定是利用第一（比如查一份档案收几百元，档案数据可以入市交易）；但是对公益机构和政府部门来说，档案法规定要提供利用是不得不去做的工作，大家想的都是风险最小化前提下的利用，很难尽如人意

群友13

确实是这个理

群友14

档案编研是档案利用的重要方式，也是档案资源面向社会公众服务，面向文化建设，经济助力的展示形态，一种基于档案内容的知识生产、传播和服务工作，值得大家重视，未来可期！

2、热点关注问题二

11月1日，有群友问：“我们这边有个单位在收到纸质文件后，通过拍照或扫描的方式上传到办公平台进行内部公文流转，办结完成后，通过收集、整理并完成归档，算不算真正意义上的电子档案？”这个问题在讨论过程中又延伸出“对应的纸质材料如何处理”的问题，一并整理之后分享给大家。

群友1

这就是真正意义上的电子档案

罗塞塔

感谢来自GB/T 18894-2016主起草人的权威答复！

群友2

那如果是办理的中间环节出现了纸质流转的情况（比如领导审批的时候打出来签字，然后又扫描传回OA系统），双轨运行，最后以电子形式归档了，不知道这种不知道算不算电子档案呢？

罗塞塔

这种情况比较复杂，如果纸质版不归档或者以电子版为准，那就是电子档案；如果纸质版也归档而且以纸质版为准，那电子版只能算复制件。

群友3

我就是感觉电子档案和纸质档案数字化成果的分界点应该在哪里，以前一直在提原生电子档案，一直没把这个问题想明白。

罗塞塔

判断依据就是档案只能有一套，双轨运行的情况下也应该单套归档，哪怕是混合单套制。这样的话，如果电子已经有一套，纸质就是副本；部分材料以纸质为准归档，电子就是复制件

群友4

实际工作中的情况比较复杂，有纯原生的；有在电子文件形成阶段，办理阶段，收集阶段或整理阶段同步产生纸质文件最终合并到一件的情况。

罗塞塔

有关混合单套制的详细说明参见本号文章《“双轨单套制”与“混合单套制”概念辨析》。实际情况确实比较复杂，单套制在落地实施过程中会碰到各种各样的细节问题，很有必要出一个《单套制实施细则》！

群友5

对！基层迫切需要！

群友6

这里有个前提，是扫描的文件在线上流转，办理，换句话说办理的过程还是有记录的，不是简单地认为纸质扫描件就能被认同为电子档案

群友7

对，纸质材料从一开始就数字化进行流转，才有可能归档成为电子档案。扫描件只能是复制件的原因是纸质档案已经存在了

群友8

我还有个问题，电子文件单套归档是否对纸质材料有要求？比如有签署或用印的纸质材料，扫描后全面依托扫描件进行后续业务办理，这个纸质材料是否还要留存？

罗塞塔

如果按照全程电子化管理的要求，过程中的纸质材料可以不留存。只不过这种做法过于激进，可能一时三刻大家还接受不了

群友9

我们目前已经在全国推动这种做法了，而且国家档案局也支持我们先行先试

群友10

值得点赞，加油！

3、热点关注问题三

11月7日，有企业档案负责人在群里问“文书档案和管理类档案之间是什么关系？”这个问题看似普通，实则一点也不简单，引发了群友们的一波讨论，在讨论中又引申出对档案分类合理性的深度思考。

群友1

对企业而言，文书档案又称管理类档案，详见国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。

群友2

10号令中并没有提及“文书档案”，感觉文书档案主要针对机关单位

群友3

8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》针对机关单位，但没有出现“管理类档案”

罗塞塔

对照8号令和10号令，可以认为：对于企业而言，文书档案对应管理类档案

群友4

如果想要弄懂文书档案和管理类档案关系，可以看下不同单位的做法：

1、中石油档案分类中，有管理类这个说法，≈文书类

2、核电行业档案分类，有的分为管理类、技术类，＞文书类。

客观来看，管理类＞文书类。

群友1

不要把问题复杂化了。我是搞业务指导的，档案界很多业务问题是无法讲道理的。当初10号令在征求意见时，我是不同意把企业的文书档案叫做管理类档案的。为什么？道理很简单，党政机关最重要的工作就是管理活动，文书档案就是最重要的管理类档案，还有什么档案不是管理类档案？所以完全没有必要区分文书档案和管理类档案。

群友5

档案分类体系还是自己单位自主设计比较好用，分类应该匹配业务实际，最好是按照流程架构、管理事项或职能分类法来做，再想要做好些，那就做成多维分类也可以

群友6

我们企业现在还叫文书，所以参与数字化试点工作，对分类方案的制订是很大挑战，因为关于企业的国家下发文已经都叫管理类了，我们还叫文书，制订档号编制规则档号代码到底是GL还是WS纠结了很长时间

补充

还想问问@罗塞塔，企业文书是不是还分经营管理类，生产管理类，行政管理类，党群工作类四大类？

群友7

@群友6，对！这个有必要狠狠斟酌，很是纠结，而且还是头一步…

群友8

机关事业单位肯定就是文书（WS），企业确实让人纠结，按照10号令来还是管理（GL）吧

罗塞塔

@群友6，可以参考下面这篇文章，可以下载企业三合一样表，目前还是分的

群友9

@罗塞塔，我咨询过我们这里的省档案局，说企业不用制订三合一制度，因为企业档案类型较多，得结合企业实际。

罗塞塔

贵省太牛了！《“十四五”全国档案事业发展规划》中就明确指出：“加强机关、团体、企业事业单位各门类档案集中统一管理。全面推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度，规范建档工作，提高归档文件质量。”

群友10

我想顺便问下使用文书档案分类的同仁，我们档案人所说的文书档案这个分类，企业用户在按照类别进行档案查询时，能够正确理解什么档案是在文书档案类别里吗，换句话说，使用者对文书档案这个类有概念吗？

群友11

普通用户不关注分类也不了解文书档案类的含义，他们关注就是能够快速查询到就行，分类我理解是为了档案人员便于管理和查找。

群友12

设置分类，主要是方便档案实体的存放，电子档案不应该设置分类，应该根据业务场景去关联档案。用户查档用档场景最多的是某活动下形成的相关档案，找关联性，很少把同一类的找齐，档案分类就是为分了档案人员的管理，这是典型的供给侧思维，实际上档案分类限制了档案的利用

群友13

不同的目的，会滋生不同的分类方法……我理解，在当下数字时代，数据分类、档案分类、知识分类、文件分类等数据要素的分类，应该统一化

4、精选问题你问我答

问

1、请教各位专家，离线存储介质管理登记表（GB/T 18894-2016附表A.2）中“管理授权”和“介质描述”通常是填什么内容呀？

答

介质描述按照要求填写就行了，比如希捷企业级硬盘；ST8000NM001A；8TB；2块。管理授权，是指对离线备份介质管理活动（主要是指复制、更新、转换等）的授权，也就是由责任部门领导或上级领导批准开展某项离线备份介质管理活动。例如：“根据2024年10月的检测结果，同意对编号***到***的46张档案数据离线备份蓝光光盘做更新处理”。

问

2、各位老师，请教一个问题：光盘是光介质，需要防磁吗？能放到防磁柜进行保管吗？

答

光盘不需要防磁，但放到防磁柜中保管也没有什么问题。

问

3、各位老师，22号令《电子档案管理办法》第十七条中的“其他组织机构电子文件归档可以参照处理”如何理解？

答

两办厅字〔2019〕7号《党政机关电子公文处理工作办法》，GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》都对党政机关电子公文“去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形”作出了要求，但并没有约定其他组织和其他门类，其他组织和其他门类也没有相应的针对性规范文件，因此一并在22号令里提了一句，可以类比参考执行。

问

4、某省《政府采购档案管理办法》中有这么一条：“各级政府采购监督管理部门应依法加强政府采购档案监督检查工作，依照法律、法规有关政府采购档案管理的规定，对采购人、代理机构的政府采购档案工作进行监督检查。”这与《档案法》第六章“监督检查”中赋予的档案主管部门的职责有无冲突？

答

这个应该是指其自我检查（系统内部），跟档案执法检查（系统外部）不冲突。

问

5、请教下，电子文件单套归档的档案，有必要在系统上模拟纸质的方式，做个虚拟装盒的功能么？就是建一个虚拟的档案盒，把电子档案装进去，目的是了后续的三维库房的完整性，但是不知道这种规范上是否有要求？

答

没有要求，也没有必要。如果将来要建电子档案库房，应该是长这个样子的（参见视频，详细视频请在公众号文章中观看），不会再搞成实体档案密集架上架装盒的样子。

问

6、咨询各位大咖一个问题，我们也在讨论：电子档案利用时是否需要添加水印，从而做到防扩散？

答

防扩散肯定不是只靠添加水印就能解决的，需要管理和技术措施多管齐下。早期发过一篇文章《电子档案利用安全控制的办法与实现》，供参考。

问

7、招投标文件都很厚，页码编制也不规范，整理归档时需要重新编制，工作量巨大，大家有什么好的经验吗？

答

谁形成谁负责，不规范理应退回业务部门。可以在单位的《档案管理制度》中要求招标部门对标书的编制规范里增加归档相关要求。如果是历史性的资料建议请第三方公司协助整理。

问

8、请教下各位老师，机关人事档案如果归到综合档案室统一管理，综合档案室管理系统建设在政务云上，人事档案数据能上云吗？

答

干部人事档案普遍密级较高，数字化和上网都有严格要求，一般情况下，不管是全文还是目录都不适合上云。当然能否上云也要看当地政务云的部署和管理模式，就是政务云的安全等级。政务云也分公有云、私有云、混合云；管理上有的分多个安全域，有的不分；有的安全策略可以满足高敏感信息的处理，有的安全等级不够。

问

9、请教个问题：档号连续性是强制性要求吗？比如文书类档号最后一位是件号，但是存在个别档案销毁或者更改保管期限的情况，中间就断了，这样符合管理要求吗？

答

不是强制，但肯定推荐。对于断号的情况，实际工作中有两种处理办法：一种是保留其客观原貌，把造成空号的原因在目录或者备考表等必要的地方备注出来；还有一种就是为了美观，全部往前整，把前面的空号补上，但是这种办法会造成大量的改号。由于改号的成本很高，而且还容易出错，所以一般推荐采取保持原貌不改的办法。

问

10、请教一下，关于数码照片档案像素或大小要求，有没有文件规定？

答

根据档发〔2014〕4号《数字档案室建设指南》“5.4 声像类电子档案质量要求”中的要求：照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万。

问

11、请问各位老师，业务档案如果按卷管理的，但大部分比较薄，为了节省空间，一个档案盒装好几个案卷可以吗？另外有些卷（件）很厚，一个档案盒子装不下，怎么解决？那么档案盒背怎么填写？

答

工程项目档案一盒多卷和一盒一卷都是可以的，背脊选择性填写。比如一盒多卷背脊用“上中下”标注，或者“第1号，共x号”：

一盒多卷的情况一般由零星基建项目组成，由于内容很少，一个盒子就会装好几个，全部在背脊侧签上标明，字体就会比其他盒子的小一些。

问

12、国家档案局令第22号《电子档案管理办法》第三条第一款“(一)来源可靠。由合法、明确的形成者”，怎么理解？

答

“合法、明确的形成者”是指电子档案的生成主体必须满足以下两个条件：

1)合法：形成者必须具有法律上的主体资格，能够按照法律授权或规定参与档案形成活动。例如：

•对于企业内部，合法形成者包括依法设立的企业法人、授权的部门或其正式员工；

•对于外部合作方，合法形成者指具备相应资质的合作单位或个人（如签订合同的合作企业、外包服务商）。

2)明确：形成者的身份必须清晰、可识别，不能有歧义。每个电子档案的生成都需要与特定的形成者（组织、部门或个人）关联，并能够通过相关信息（如数字签名、用户ID、生成记录）确认其身份。

问

13、各位老师，请教下，国办发〔2023〕26号《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》中指出：政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理。在档案系统上，能否以单件进行管理？

答

国办发〔2023〕26号文件的具体操作规范可参考GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》。从附录B中的归档信息包结构来看，就是按件管理：

问

14、请教一下，对于档案信息包，历史部分数据（包含数字化成果），这些是存放在存档包还是查询包里呢？特别是数字化成果一般都是上传双层PDF文件，感觉存放在查询包里便于后续利用。但是PDF文件如果包含有文件处理单，而且没有拆分出来，这个存在利用风险。

答

刚进入系统不可能直接归入分发信息包DIP，还是应该按照流程走，先进归档信息包ASIP或者移交信息包TSIP，后面经过信息发布程序，再发布到不同的网上（生成分发信息包DIP）。诸如“PDF文件如果包含有文件处理单”之类的问题在发布DIP之前应该事先处理完成。

问

15、电子档案中的文件内容能否用结构化数据+模板的方式进行存储？这样能大幅节省存储，比如有100万张支票，可共享一个模板，显示时在模板上叠加结构化数据（套模板）即可。

答

从节约存储容量的角度来看确实是一个好办法。但电子档案强调的是版式固化，这种存储方式不适用。当然，OFD格式本身是可以满足这种要求的：先将OFD文件中的模板和数据分开，OFD文件中只存数据，将通用性强的模板交由阅读器软件自带即可。这就跟版式文档要求嵌入字体子集，但是常用字和常用字体可以一定程度上豁免嵌入一样。这样做带来的问题就是使文件的正确显示高度依赖于阅读器，一般不建议采用。

问

16、各位专家，咨询个事，电子档案的存储路径在存储系统（文件系统）中是怎样的？是否有按日期、年、月等进行分割组织？信息部门、集团领导要求我们业务部门给出备份周期规划、系统存储改造方案。

答

首先需要说明，档案系统是分库存储的，有物理分库也有逻辑分库，针对不同的库采取不同的存储备份策略。相关内容可参考本号文章《电子档案备份相对于数据备份的特别之处》、《档案数字资源备份与长期保存关系梳理》。

其次，档案部门需要重点关注的是物理独立的长期保存库，如上图所示，长期保存库都是按照AIP数据包方式存储备份，没有什么存储路径一说，虽然信息包本身有目录结构，但如果访问速度慢可以打成ZIP包。

最后，针对其他库（收集库、管理库、利用库），可以根据各单位实际情况与其他业务数据物理上存放在一起由信息部门统一管理，存储备份的方案和策略应该由信息部门统一制定。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

关注我们 -数字罗塞塔计划-