中国焦煤品牌集群2025年煤钢焦中长期合同洽谈衔接会幕后侧记

作者：梁利惠

山水重庆，雾霭轻笼。12月5日，为期5天的中国焦煤品牌集群2025年煤钢焦中长期合同洽谈衔接会在这里圆满落幕。

当各界将目光更多聚焦于“台前”的会议成果时，其实，作为中国焦煤品牌集群主席单位的山西焦煤集团，在“幕后”同样交出了一份会务工作的精彩答卷。

营造热烈氛围 汇聚最广共识

刚刚过去的这几天，大会会址重庆渝州宾馆雅致幽静的园林式园区内，多了一派与往日不同的热烈氛围。

园区入口处，一组白色打底的雕刻字体，象征炼焦煤于钢炉中熊熊燃烧、由蓝紫色渐变为红色的中国焦煤环形LOGO尤为亮眼。沿着园区内的道路蜿蜒前行，只见一面面方形道旗整齐列队，恭迎着远方来客。“同舟共济，风雨同行”“共生、共创、共赢、共享”“诚信、稳定、协同、共赢”……道旗上，一条条标语振奋人心，彰显出“煤钢焦”产业链勠力同心、共荣共存的发展之道。

会场是展示会议主题与理念、促进参会者凝聚共识的重要媒介。山西焦煤会务组不仅深思熟虑拟定标语，在园区内精心布置道旗、牌板、立体雕塑等装饰，还在会场设立主题展板、导引牌，用心制作产品介绍册等文印资料，力求营造出浓厚的会议氛围，让“煤钢焦”产业链所秉持的“诚信、稳定、协同、共赢”的发展理念更加深入人心。

事实上，早在一个月前，会务宣传小组就已紧锣密鼓地开始了筹备工作。宣传报道组成员张桐早早前来“探路”，认真勘察园区地形、规模布局等，就如何布置提前进行规划。这一次会议召开前，他重点在如何让标语更醒目、主题更鲜明的氛围营造上下足了功夫。

伫立于园区内的两组雕刻字体便藏着他的小心思。“这次，雕刻字体以白色泡沫板做底板，字体上又镶上蓝色、红色亚克力板，再将白色泡沫板刷上一层白漆，这样呈现出的视觉效果更具质感、颜色更鲜亮、氛围感更足。”为了达到预期效果，张桐紧盯工序，从设计到材料挑选，从雕塑制作到修改、安装，全程不敢懈怠。尤其在安装阶段，为防止出现差错，张桐从白天一直盯守至次日凌晨5点。

正是凭借宣传小组的努力，园区氛围营造成为了本次会议的一个亮点，也为会议的顺利召开造足了势。

做足万全准备 应对万一可能

“各位领导，下面由我给大家介绍山西焦煤2025年资源储备情况……”12月3日，洽谈会议室里，客户接待组成员正与客户深入对接洽谈。会议期间，两个洽谈组共与33家单位完成了有序洽谈。

会议紧凑且秩序井然，讨论热烈并富有成效，这一切都离不开会务组前期的周密筹备与现场的高效协调。大会前，山西焦煤制定出详尽的会务筹备工作方案，成立了专门的会务工作领导组，下设宣传报道、客户接待、会务服务、业务洽谈等4个组别。每个小组再进一步细化职责、逐条梳理、责任到人，实现了各个环节无缝衔接。与此同时，会务组还与当地会务公司紧密协作，为现场各项事务的高效运行提供协同保障。

“做足万全准备，才能应对万一可能。”客户接待组成员张喆琇道出了会务组科学高效协作的诀窍。

每年大会参会人数均逾千人，今年也不例外。如何妥善安置、周全服务好每一名参会人员？这对会务组而言无疑是一大挑战。“会议期间经常会有客户临时增员、减员，还有新客户慕名而来。这些临时变动给我们的工作带来了诸多不确定性。”张喆琇整天忙着协调参会人员住宿工作。据了解，为做到万无一失，会务组多方考察，在会址周边选定了两处交通便捷的酒店作为备选酒店以供调配。

八方宾朋均能顺利抵达会场，离不开客户接待组的分工协作。4个市场公司分别对接包片单位，提前收集并及时掌握到会人员数量、航班信息等，灵活调整应对方案。

人员基数大且临时事务繁杂无疑加大了协调工作的难度。会务服务组成员赵杰自比“信息基站”，他负责汇总参会人员信息。人员一旦有变动，赵杰就及时与其他小组报备协调。为保证信息准确及时，他还预先制定了一套信息更新和提醒方法。比如按参会人员航班信息分类，建立协调相关小组微信群等，有效避免了因信息差导致的工作失误。

“每一名会务组成员都力求把每一项事务考虑得更周全、更超前、更细致。我们就是要通过自身工作的确定性来从容应对会议期间的各种不确定性。”客户接待组成员周帅宇说。

服务细致入微 饱含诚意关怀

恰似“煤钢是一家，乌金恋钢花”，山西焦煤会务组细致入微的服务，让齐聚渝都的四方宾客如沐春风。

接机是参会人员抵达重庆后迎来的第一项温暖服务。得知客户宝武钢铁一部分参会人员的航班晚上8点多抵达，客户接待组成员皮振林早早就赶赴机场等候。这一次，皮振林对接的两家单位有10余名参会人员，人数不多，但来自不同省份，非常分散。针对这一情况，皮振林根据航班信息、接机口、时间表作了分类，提前做好规划。每到一批客户，他都会协调好车辆，让客户甫一落地就能受到热情接待，充分感受到山西焦煤的满满诚意与贴心关怀。

巴山绵绵，渝水蜿蜒。山西焦煤会务组的接机车辆穿山过桥，将到会嘉宾安全送达会场。车辆调度组成员邱俊祥介绍，备用车辆24小时待命，无论客户何时到站，只要提前获取客户到站信息，会务组就会第一时间派车接机。

“您好，请您在这儿签到。”酒店签到处，会务服务组成员陈跃琴落落大方，面带微笑，耐心地引导客户完成签到手续。“无论时间多晚，我们都会坚守岗位，确保所有参会客户顺利签到。我们还精心准备了装有企业产品详细介绍等内容的资料袋，让他们能第一时间全面了解相关信息。”

“开会时，我时刻在会场外待命，这样客户有什么需求我立刻就能帮忙解决，让客户享受到宾至如归的服务。”会务组成员李彤默默地为客户提供着贴心服务。

点点滴滴，无不彰显出会务组的细致入微。这支奔波穿梭于会场内外的山西焦煤会务服务团队，步伐匆匆却又稳健有序。他们专注干练、精益求精，成为此次盛会得以成功举办的强大幕后力量。

图片来源：山西焦煤