怎样控制采购过程中的财务风险？

在企业的生产经营链条中，供应商属于重要的一环，能够为企业提供所需的材料、产品或服务，企业为此所付出的价格决定着营业成本的高低，对利润造成重大影响。

所以，相关部门针对采购环节，会设置各种制度、流程、标准来进行风险控制，特别是财务部门需要关注其中隐藏的财务相关风险以及存在舞弊等行为的可能性。

按照采购决策的思路，我们可以通过四个问题来对采购行为进行拆解，分别寻找其中隐藏的财务风险。

01

买什么：采购对象的多样性

各部门在经营过程中，依据业务需求，会产生不同的需要，当企业内部的资源无法满足这些需要时，采购行为就会产生。评估各部门需求是否合理，决定着采购行为是能够为企业带来收益，还是浪费现有资源。

假如企业现有的设备能够满足某部门的需求，那么再进行采购，就是对资金的浪费，同时也会令现有设备闲置，占用企业的利润空间。当缺乏对于需求合理性的评估，各部门只要有采购需求就全部满足，久而久之会在企业内部形成一种铺张浪费的风气，后续想要进行严格管理时，还会引发各部门的抵触，所以对于采购需求合理性的评估是控制采购风险的必要环节。

企业内部的采购行为，其采购的对象也并不仅仅局限于原材料、库存商品等，还包括日常工作中会使用到的办公家具、办公设备、生产机器、技术专利等，甚至外包、咨询、鉴定等服务也可以包含在采购范围中，采购的对象具有一定的多样性。

针对不同的采购对象，企业可能会设置不同的审核标准，但都需要关注采购对象与各部门需求的适配性。适配性太低，采购对象无法满足需求，浪费企业资金及采购相关部门的时间、精力、人力资源；适配性太高，代表采购对象的规格远远超出部门需求，相当于企业买了一个高配置电脑用来作为开票机，也会形成资源浪费，企业付出额外的资金却只换取了少量收益。

对于服务的采购也需要考虑适配性，例如企业内有设计部，用来满足各部门设计相关的需求，在设计部工作不饱和的情况下，依然有部门向外部设计公司寻求合作，是内部设计部的工作质量不能不能满足需求，还是因为其他原因，需要深入进行挖掘，寻找其中存在的问题。

当企业内部出现间隔时间较短、对于某种需求重复进行采购等现象时，还需要考虑其中是否存在舞弊行为，是否对企业利益造成损失。

02

跟谁买：供应商的选择范围

在确定采购对象后，就需要考虑选择供应商。不同种类、规格的采购对象，在供应商的选择范围上会存在区别。

某些稀有材料、特殊规格商品、限定商品、独家代理、小众服务等，市场上能够提供此类商品或服务的供应商数量较少，加上区域等因素的限制，企业能够选择的供应商范围就很小，可能只有两、三个供应商能够提供商品或服务，在采购决策上可能会比较简单。

如果需要采购的商品或服务是比较大众化的，那么可供选择的供应商范围就很广，企业需要按照一定的标准在其中筛选合适的供应商进行合作。

一部分规模较大的企业会建立供应商库，将符合条件的供应商信息录入到库中，进行采购时只能在供应商库中进行选择。供应商入库时需要对财务风险和其他情况进行评估，例如供应商的财务运作可靠性、长期和短期偿债能力、审计报告中的审计意见、资产回报率或投资回报率、付款期限、管理规范程度、是否存在抵押担保、是否涉及第三方供应商、怎样监管第三方供货、人员流动性等。可以对每个考察项目设置评分标准，最后根据总分来确定是否能够入库。

中小企业可能不具备能够进行系统化供应商管理的条件，在进行供应商筛选的时候，可以对关键性的指标和信息进行考察，评估可能存在风险的重点领域。例如营业执照信息与合同信息还有发票信息是否一致、是否为代理商、能否提供授权文件、提供的商品或服务品质是否符合要求、业内评价如何、供应商企业成立时间以及注册资金、与企业以及高管是否存在关联关系等。

选择哪个供应商，不应该由某个人或某个职位独自做决定，特别是在大额采购时，需要由相关部门进行评估和审核，某些特殊项目还可能需要进行招标，这样能够避免舞弊行为发生，同时也可以更加综合地评估采购中隐藏的风险。

03

买多少：采购数量的决策

各部门的合理需求会导致采购产生，而具体的采购数量，在满足需求的同时，也需要符合相关的业务规划。例如原材料采购量需要根据企业的生产计划以及存货储备等信息来确定，而不是申请采购多少就批准多少。

生产计划、营销计划、研发计划、项目开发计划、工程建设规划等，都影响着采购数量的多少；企业设置的存货安全储备量，在采购时也需要进行考虑，储备是为了应对运输期间的日常消耗以及突发情况；当前的存储条件，例如仓库容量、存货管理水平、仓库内环境等，也会影响单次采购数量，当存储条件较差时，大量采购会增加毁损风险；运输途中的合理损耗、合理单位内的重量偏差等，确定采购数量时需要加以考虑；目前的存货周转率，同样是重要的参考指标。

另外，确定采购数量时，另一个需要考虑的关键因素是采购对于资金的占用。采购商品或服务，会占用相应的资金，只有等到企业将自身的产品或服务出售，从客户处收到款项时，资金才能回流。假如采购占用了大量资金，在后续变现的流程中出现问题，导致资金回流困难，就会影响企业的资金运转。

面临特殊情况时，企业还会萌生一些临时性的采购需求。例如采购策略调整，加大单次采购数量，拉长采购间隔，利用规模获取更多折扣，降低采购成本；为了应对涨价或者国际关系变化导致的贸易限制，需要进行大量采购以确保持续经营。

特殊情况除去考虑正常采购时需要关注的那些因素，还需要比较所获取的成本优势与额外占用资金产生的成本的大小，以及超出计划采购与生产计划、销售计划之间的关系，评估能否顺利消化采购的商品，避免毁损、变质等带来的损失。特殊情况还需要关注情况是否属实，是否存在利用虚假信息来进行舞弊的行为。

采购数量不是越多越好，也不能少于部门需求，影响业务开展。需要确保数量在合理范围内，既能满足需求，也能减少对于资金的占用，并且能够在期限内正常周转，确保资金回流。

04

多少钱：采购价格、实际价格与目标价格

采购价格一般是指供应商投标价格、供应商报价单上的价格、采购合同上的价格，这是与供应商双方达成一致的合作价格，会按照这个价格来进行开票付款。

但站在企业的角度，采购价格可能并不等于实际成本价格。采购100斤材料，途中合理损耗5%，企业入库时单位成本就会发生变化，进而影响后续的生产成本和销售成本。所以需要结合运输及生产的合理损耗、产品或服务品质、采购设备使用期限、残值变现收入、资金占用成本、采购付出的人员差旅费、采购中发生咨询鉴证费用等计算实际价格。

评判采购的真实价格是否可以接受，需要一个比较的标准，也就是企业采购的目标价格，目标价格的设定依据企业自身情况决定。可以根据目标利润来反推底线价格，当真实价格低于或接近底线价格时，可以接受此次采购；企业也可以设定采购标准价格，作为采购部门的绩效考核指标，这样在采购时，采购部门会首先对采购价格进行把控，财务会再次计算真实价格进行审核；如果企业有进行预算管理，还可以使用预算编制时的采购价格进行评定；当市场环境发生较大变化时，可以使用市场价格衡量真实价格是否可以接受。

当计算得出的真实价格远远低于目标价格的时候，需要警惕供应商提供的商品或服务是否符合标准、商品或服务的品质是否有保障、合同条款在售后等方面是否存在瑕疵、出现问题时是否会损害企业利益、是否存在关联交易等。假如真实价格远远高于目标价格，采购部门依然批准此次采购时，考虑是否存在利益输送、关联企业之间的利润转移、采购部门收受回扣等情况，致使企业遭受额外损失。

在进行采购风险控制的时候，需要制定明确的制度和流程，同时将供应商入库标准、价格审核标准、供应商库等信息在企业内部一定范围内公开，便于相关部门进行查阅，员工也可以将其作为工作指引，减少采购环节的无效沟通，提升采购审批效率。

相应的制度流程以及标准，需要定期按照市场变化、企业业务变化、组织架构及岗位变动等进行调整，使其适应当前的经营状况，确保能够顺利执行，避免无效化管理引发部门之间的矛盾，引发管理上的混乱。

站在财务角度，在采购过程中，不仅仅要控制采购成本，还需要关注采购需求、供应商的选择，更加综合、全面地评估采购中的财务风险，及时提升其中的问题，避免后续引发更大的问题，引发连锁反应。

资料来源：漫谈财管

组稿制作：谢朝喜

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