浅谈管理体系审核要点

核心提示：管理体系审核是审核员对组织的管理体系进行全面评估和审查的过程，以确定其是否符合特定的标准和要求。以下是一些管理体系审核经验分享：……（世界食品网-www.shijieshipin.com）

管理体系审核是审核员对组织的管理体系进行全面评估和审查的过程，以确定其是否符合特定的标准和要求。
在进行管理体系审核时，审核员应充分理解并应用管理体系PDCA管理方法，使用过程方法，来进行审核。
以下是一些管理体系审核经验分享：
一、审核前准备
1、了解被审核组织
审核前，尽可能多地收集被审核组织的相关信息，包括组织的业务范围、组织结构、产品或服务特点、管理体系文件等。这有助于审核员在审核过程中更好地理解组织的运作和管理体系的实施情况。
可以通过查阅组织的网站、宣传资料、行业报告等方式了解其业务和市场情况。由于目前作为市场主体的受审核方的信息通过各种渠道进行公开披露，使得以前的信息差越来越小，所以审核员可以利用信息化手段，提前了解受审核方的一些基本情况，以便为后面的审核活动作出充分的准备。
审查组织提供的管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等，了解管理体系的架构、流程和控制措施。此外，还可以与组织的相关人员进行沟通，如管理层、体系负责人、部门经理等，了解组织的管理理念、目标和挑战。
2、制定审核计划
审核计划是审核工作的指导文件，应根据审核的目的、范围和时间要求进行制定。审核计划应包括审核的日程安排、审核组成员的分工、审核的重点领域和审核方法等。编制审核计划时应充分关注专业条款应分配给专业审核员或由技术专家支持的审核员进行审核。
审核日程安排应合理分配时间，确保对各个部门和过程进行充分的审核。审核组成员的分工应根据其专业背景和经验进行合理分配，确保每个审核员都能够发挥自己的优势。审核的重点领域应根据组织的业务特点和管理体系的薄弱环节进行确定，如关键过程、高风险区域、以往审核中发现的问题等。审核方法可以包括文件审查、现场观察、人员访谈等，应根据审核的需要进行选择和组合。
3、准备审核文件和工具
审核员应准备好必要的审核文件和工具，如审核检查表、不符合报告表等，还包括可能用到的电脑、手机（相机）、夹板（方便现场巡视时记录使用）。审核检查表是审核员进行审核的重要工具，应根据审核标准和审核计划进行编制，列出审核的要点和问题，以便在审核过程中进行逐一检查。
不符合报告表用于记录审核中发现的不符合项，应包括不符合项的描述、标准条款的引用、严重程度的评估等内容。笔记本电脑和手机（相机）可以用于记录审核中的证据和发现，方便后续的整理和报告。当然如需要进行现场拍照时要事先与受审核方确认，并严格遵守受审核方的相关管理要求。
二、审核过程中的注意事项
1、保持客观公正
审核员在审核过程中应保持客观公正的态度，不受任何利益关系的影响，以确保审核结果的真实性和可靠性。审核员应依据审核标准和事实证据进行判断，不偏袒任何一方，不主观臆断。
例如，在审核过程中，如果发现被审核组织存在不符合项，审核员应客观地记录不符合项的事实，并引用相应的标准条款进行说明。同时，审核员应给予被审核组织充分的解释和说明的机会，听取其意见和建议，以便更好地理解不符合项的原因和背景。切记不要根据自己的工作经历进行武断的判定，比如，“我们对某方面是如何管理的，你们这样做不对！”一切不符合事实要严格与我们的审核准则进行对照，而不是管理经验。
2、善于沟通交流
审核是一个与被审核组织进行沟通交流的过程，审核员应善于与不同层次的人员进行有效的沟通，包括管理层、部门经理、一线员工等。沟通应采用恰当的方式和语言，尊重被审核组织的文化和习惯，以建立良好的合作关系。
在沟通交流中，审核员应注意倾听被审核组织的意见和建议，了解其管理体系的实施情况和存在的问题。同时，审核员应及时反馈审核中的发现和问题，与被审核组织共同探讨解决方案，促进管理体系的持续改进。
3、注重现场观察
现场观察是审核过程中的重要环节，审核员应深入到被审核组织的生产现场、办公场所等实地进行观察，了解管理体系的实际运行情况。现场观察可以帮助审核员发现文件与实际操作不符的情况，以及潜在的风险和问题。
在现场观察中，审核员应注意观察工作环境、设备设施、人员操作等方面的情况，检查是否符合管理体系的要求。同时，审核员还可以与现场工作人员进行交流，了解他们对管理体系的认识和执行情况。
4、准确记录审核发现
审核员应准确记录审核中的发现和问题，包括符合项和不符合项。记录应详细、清晰、客观，能够准确反映审核的实际情况。审核发现的记录应包括发现的事实、标准条款的引用、严重程度的评估等内容。
对于不符合项，审核员应在记录中明确指出不符合的具体内容和要求，并提出相应的整改建议。审核发现的记录应及时整理和归档，以便后续的审核报告和跟踪验证。
三、审核后的总结和跟踪
1、编写审核报告
审核结束后，审核员应及时编写审核报告，对审核的结果进行总结和评价。审核报告应包括审核的目的、范围、依据、方法、审核组成员、审核时间、审核发现、不符合项的分布情况、审核结论和建议等内容。
审核报告应客观、准确地反映审核的实际情况，语言简洁明了，易于理解。审核报告应经审核组长审核后，提交给被审核组织的管理层和相关部门。
2、跟踪验证不符合项
被审核组织应在规定的时间内对审核中发现的不符合项进行整改，并向审核组提交整改报告。审核组应对被审核组织的整改情况进行跟踪验证，确保不符合项得到有效整改。
跟踪验证可以采用现场复查、文件审查等方式进行。审核员应检查被审核组织是否采取了有效地纠正措施，是否消除了不符合项的原因，是否防止了不符合项的再次发生。如果被审核组织的整改措施有效，审核员应关闭不符合项；如果整改措施无效，审核员应要求被审核组织重新整改。
3、总结经验教训
审核结束后，审核组应及时总结审核过程中的经验教训，对审核工作进行评估和改进。总结经验教训可以包括审核方法的改进、审核技巧的提高、审核标准的理解等方面。
审核组可以通过召开审核总结会议、填写审核反馈表等方式进行经验教训的总结。总结的结果应作为今后审核工作的参考，不断提高审核的质量和效率。
总之，管理体系审核是一项重要的管理活动，需要审核员具备扎实的专业知识、丰富的审核经验和良好的沟通能力。
通过做好审核前的准备、审核过程中的注意事项和审核后的总结和跟踪，可以提高审核的质量和效率，为组织的管理体系持续改进提供有力的支持。