事业单位合同管理存在的问题及策略探讨

事业单位合同管理存在的问题及策略探讨

引　言

事业单位的合同管理地位越来越高，但就目前与合同管理相关的理论文献来看，并未就该部分做出明确阐述，多以单位自主设置的管理细则与制度为主要指导。文章对相关内容的分析旨在基于现有制度，结合事业单位新增经济业务等的变化需求，尝试构建出全过程、全系统，且更利于事业单位应用的合同管理体系。同时，从事业单位合同管理实务角度出发，能够更好地把控合同管理风险，发现其中的问题，进而有针对性地优化、解决，提升国拨资金的使用效率。

一、合同管理基本内容介绍

从我国现代经济市场上的经济往来活动来看，其实际上是一种契约经济表达，以合同的形式反映，所以合同管理可以说是决定经济活动成败的关键工具。在项目管理中，合同管理是一个较为新颖的管理职能，其发展时间并不长，大概从 20 世纪 70 年代开始，随着工程项目管理经验与研究等积累的愈发丰富，人们开始重视合同管理，而今其已经成为工程项目管理的重要分支领域和研究重心，将项目管理的理论建设与实际应用推向了一个新的发展高度。

一般情况下，合同管理必须依托于相应的组织机构和人员，合同管理质量的高低跟相关负责人的专业化程度息息相关，经济活动形式不一，其合同管理组织形式也有所不同。例如：大型经济活动项目需设置单独的合同管理小组，全权负责项目相关的合同工作；小型的一般项目可通过设置项目管理员，在项目负责人的带领下进行合同管理工作。

在进行合同管理时，必须遵循如下几项基本原则：一是合同范本必须要完善，且简单易懂、易了解；二是合同必须经过严谨的审批，各部门相互配合，各司其职，保证合同的有效性；三是合同签订与保管必须合法、规范，是在相关法律条文依据下制定的，践行了平等互利、协商一致等基本理念。

二、事业单位合同管理存在的问题

合同管理是市场经济高速运转下的产物，在事业单位改革前，很多事业单位对合同管理的了解程度并不深，而改革后，为更好地与市场相连接，合同管理成为其必要的工作之一。正是因为事业单位历史因素、环境因素等的限制，导致其合同管理各环节存在一定的问题，以下将从事前、事中及事后的全过程分析角度入手，阐述各环节存在的具体问题。

（一）事前合同风险识别问题

事前合同管理主要是审查其潜在的风险，是整个合同管理的基础性工作，目前事业单位的事前合同风险识别问题主要集中如下。

第一，合同风险意识淡薄，认为实质活动比纸质约束价值更高。一方面，表现在合同管理分工不明确，部分事业单位构成人员少，人员兼职现象十分明显，像合同调查、谈判及执行与归档等工作，理应由相关具体业务部门负责，但事业单位并未明确具体的归口管理部门与人员，兼职现象明显，未做到职责分离。再加上人员能力的限制，导致合同管理存在较大风险。另一方面，表现在合同管理程序的模糊化上，如事业单位对合同牵涉的经济活动范围、经济条件等并未彻底明确，对合同的变更、履行及签订等关键环节缺乏严谨的内控要求，甚至出现未经授权审批的合同签订行为，直接加大了合同的法律风险、经济风险，不利于国有资产与共公共利益的保护。

第二，合同内容设置或存在不严谨的地方，主要表现如下。一是合同文字内容的表述可能存在不严谨、不准确的问题，在解读过程中易引起误解和歧义，在执行中或会引起争议，未深度体现出“咬文嚼字”的内涵。二是合同 条款可能存在缺陷，不完整、不全面，最常见的就是未明 确规定违约责任内容，合同内容存在只阐述正面内容、不 阐述负面信息现象的问题，一旦在活动执行上出现违约行 为，极易造成经济损失。

（二）事中合同审签管理问题

在合同管理事中执行环节，最重要的就是按照合同约 定内容执行，同时保证合同双方对合同内容存在理解上的 一致性。但从事业单位实际执行上来看，事中审签执行上 还存在问题。一方面，合同审查不严谨。虽然部分事业单 位制定了较为完善的审签流程，但并没有严格执行，导致 审签流于形式，如合同规定的部分操作的技术执行性未深 入分析、没有组织专家对合同可行性进行验证等，影响了 后续执行，甚至增加了不必要的经济成本、时间成本。另 一方面，合同履约过程的监督工作不到位。部分事业单位 在签订合同后，就认为明确了双方的经济事项，在合同管 理上也趋于放松，导致合同履约或会失控，如未按照合同 要求把握资金支付进度、未及时付款等，影响了合同所反 映的项目执行节奏，也影响了后续项目验收等内容。此外， 在合同管理的事中过程还会存在合同变更事宜，部分负责 履约的管理人员缺乏合同变更的意识，管理松散，削弱了 合同的约束作用。

（三）事后合同归档管理问题

随着科技的不断进步与发展，事业单位的合同管理也 引入了电子计算机理念，形成现在广泛应用的电子档案管 理，虽然这一管理模式提高了工作效率，极大地保证了合 同的安全性，但也存在一定问题，如电子档案的真伪辨别 问题。事业单位需要归档的合同颇多，类别也较多，需要 档案管理人员认真鉴别，个别事业单位存在信息鉴别不准 确的行为，降低了合同电子档案管理的质量，不仅会导致 硬盘储存过量，还影响了后续信息搜索的效率。另外，还 有归档程序问题。目前，事业单位普遍存在合同归档分类 不统一的问题，其分类标准不一致，归档程序未统一，极 易降低电子档案信息的安全性，且程序上的不严谨可能导 致事业单位出现档案任意删减、修改行为，也就违背了合 同管理的初衷。

（四）事业单位合同管理问题原因分析

通过对事业单位合同管理全过程中的问题分析，影响 合同管理效率的原因主要包括如下三点。

一是事业单位的合同管理制度不健全。虽然事业单位 建立了相应的《合同管理制度》《合同执行细则》等内容， 全面覆盖单位的一切经济行为，但制度内容的细致程度不 够，对实际经济业务的指导约束作用待查，尤其涉及主体 较多的合同，其可参考借鉴的合同制度更是无从考证。

二是合同管理手段不先进。从目前事业单位的合同管 理执行情况来看，大多数以静态管理为主，并未形成动态 化的跟踪管理，且以手工处理为主、计算机管理为辅，管 理手法较为落后，很容易出现遗漏。

三是对合同管理上的从属关系认知不明确。合同与合 同管理相互依存，相辅相成，合同是合同管理的基础，合同管理是合同的保障，部分管理人员往往认为合同签订就 是合同执行的保障，没有认识到其实大多数问题都是产生 于后续的合同履行与管理上，认知上的不彻底间接导致了 合同管理的失败。

三、事业单位合同管理的优化策略探讨

尽管事业单位的合同管理已经趋于完善，但随着经济 活动的复杂性与风险的隐蔽性越来越高，单位的合同管理 也要与时俱进。为更好地防范事业单位合同管理的各方面 风险，在事业单位合同管理现状上，从事前、事中及事后 的全过程出发，有针对性地提出相应的优化建议，具体阐 述如下。

（一）强调事前合同管理

事业单位事前合同管理工作的优化是整个合同管理程 序的基础工作，决定了合同管理的质量上限，事业单位可 从以下两个角度进行优化。

第一，明确合同归口管理部门，实现统一归口管理。合同内容必须由归口部门登记处理并确认，同时还要根据 项目性质和合同要求等对合同进行分类、统计，将合同的 订立、履约及变更等进行准确的记录，实现合同的全过程 动态追踪管理。

第二，明确合同订立范围与条件，加强合同订立管理。如可根据合同的重要程度确定相应的管理层级与审批权限， 影响重大、涉及法律程序复杂、金额巨大的合同，必须要求 项目负责人、法律人员、技术人员及财务人员参与合同策划， 必要时还可与第三方的专业咨询机构合作，保证合同的合法 合规，有一定的操作、法律价值，奠定合同履约基础。

（二）做好事中合同审查监督

事业单位的事中合同管理必须注重考虑两方面的内容：一是合同履约监督，二是合同变更管理。

第一，合同履约监督。事业单位需建立健全的合同履 约监察机制，形成财会部门与合同归口部门联合管理的沟 通机制，将合同管理与单位的成本管理、预算管理等结合， 做好财务票据等票据的管理工作，这是合同履约的证明， 同时定期进行账务核对，审核单位账务内容是否与合同进度保持一致，保证应收尽收、准确并及时入账。

第二，合同变更管理。一方面，一旦单位出现合同变更， 必须全面、系统且及时响应，设置健全的合同变更审批流 程，避免随意变更，单位可根据合同变更事项的严重性和 紧迫性明确相应的变更权限，金额越大，就需更大权限的 人员审批通过，严格禁止未经审批通过就执行的合同变更， 一经发现必须严肃处理，始终保证合同管理的权威性。另 一方面，事业单位可选择性地建立合同实施保证体系。一 要协调好合同涉及的各方经济主体间的关系，保证合同履 约的程序化、规范化，制定质量保证体系并督促相关人员 严格执行；二要建立文档管理体系，根据项目重要程度设 置专职或兼职的合同管理人员，主要负责项目资料的收集、 整理与储存；三要建立合同报告体系，合同所涉及经济主 体间的沟通交流需以书面形式进行，形成最终依据，一般 情况下其他形式沟通也要及时做好留痕处理，保证合同变 更有理有据。

（三）优化事后合同归档管理

事业单位在合同管理末期需做好档案归档管理，以便 后续查询、核对。除了纸质档案留存，现如今越来越多的 事业单位开始采用电子档案管理，在带来便利的同时也带 来了一定的问题，具体可从以下两方面进行优化。

首先，规范合同电子档案归档程序。事业单位需制定 健全的电子档案归档流程，在合同归档时对其中的信息进 行甄别，保证合同经济事项已经结束，相关财务内容也已 核对完成，确保合同的价值，进而根据类别、性质等进行 分类管理。在此过程中，事业单位必须做好信息化建设工作， 为合同管理的电子归档工作提供稳定且安全的网络环境。除了线上储存，还要辅以一定的线下管理，尤其是重要的 合同内容，需要进行重点备份，若线上文档丢失，可用备 份进行查询。而且，过了储存时间的合同电子档案也要按 照一定的规定要求进行销毁。

其次，做好电子合同档案的真伪鉴别工作。如果线上 电子合同内容存在不准确的现象，就直接降低了合同信息 的价值，对事业单位的后续工作十分不利。所以，在对合 同管理内容进行电子化时，单位可选择成立临时性的审查 小组，对合同内容的真实性和准确性等进行审查，并判断 部分合同信息是否具备电子化的信息价值，在保证电子合 同内容真实完整的同时，也要为后续信息查询的时效性做 准备。

（四）事业单位合同管理的其他优化策略

为进一步提高事业单位的合同管理质量，除了上述各 环节上针对性的优化，还可从如下两个方面予以保障。

第一，提高事业单位全员的合同管理意识，使其深刻 认识到合同管理的重要性。作为经济事项的重要参考依据， 合同管理的优化不仅是规范经济行为的方式，更是维护事 业单位合法权益的基本保障。事业单位可通过组织合同管 理培训、专家咨询等方式，普及合同管理的基本逻辑，严 格按照相关法律法规等开展合同工作，最大限度地规避合 同风险。同时，还要增强合同索赔意识，尤其是管理层级 人员，需对合同内容有充分的了解与认识，一旦发现处理 不规范、不合理的地方，要及时采取措施，减少单位的经 济损失。

第二，进一步完善合同管理制度。制度与规则是指导 行为规范的第一准则，同时也是维持经济市场秩序的重要 手段。事业单位作为经济市场中的一员，理应建立起完善 的体系制度。合同管理制度要覆盖合同的订立、履约及变 更和解除等环节，同时要跟随单位的发展不断完善、细化， 保证其始终具备指导、约束价值。

结　语

事业单位的合同管理不仅是控制风险、保证经济安全 的重要手段，更是其与市场进行经济连接的主要纽带，而 今已然成为事业单位的重要组成之一。通过对相关内容的 分析，发现事业单位的合同管理还存在如下几方面问题：合同订立风险意识淡薄、合同审查的不严谨导致的履约问 题、合同归档管理仍待改进。结合事业单位对合同管理的 需求，文章从如下方面提出了相应的优化建议，如提到单 位全员的合同管理意识、实现合同归口管理，保证合同管 理的专业性、做好合同履约监督与变更作业、启用电子档案， 提高合同电子归档管理的质量。考虑到合同管理是事业单 位的重要工作，且笔者视野不够开阔，能力有限，提出的 部分策略实操性尚待验证，未来会加强该方面学习，力求 提出更具实践价值的优化建议，致力于提升事业单位的合同管理。（作者：刘曼，睢宁县睢城街道办事处，《活力》 2025年第1期）

来源：人事工作者/制度眼

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